De meest eenvoudige manier om de macht van inkopers in te perken is te zorgen dat er weinig te vergelijken valt. Lees hoe u dat doet, en hoe u nog verder kunt gaan.
'Hoe omzeil je inkopers?' Die vraag houdt veel aanbieders van producten en diensten bezig. Want volgens velen zijn met name inkopers verantwoordelijk voor het ontstaan van prijsdruk. Na afloop van een optreden voor een zaal ondernemers uit de bouw, stelde iemand uit het publiek de vraag: 'Hoe kan ik er nu voor zorgen, dat ik minder last heb van inkopers?' ´Preventief ruimen!´, riep iemand van achteruit de zaal, in een poging wat humor in de discussie te brengen. De ongetwijfeld als leuk bedoelde reactie zette me aan het denken en hielp me op weg om een treffend antwoord te formuleren.
Figuurlijk Ik legde uit dat je preventief ruimen figuurlijk gesproken kunt zien als het op voorhand opzij zetten van iets of iemand, om latere schade te voorkomen. Als een inkoper voor jou een groot obstakel is, dan moet je je afvragen hoe je die hindernis in een vroegtijdig stadium opzij kunt schuiven. Daarvoor moeten we allereerst op zoek naar de basisfuncties van inkopers: kijken, vergelijken, onderhandelen en kopen. Van die taken is met name het vergelijken van aanbieders een cruciale taak. Maar als vergelijken onmogelijk is, is ook het voeren van onderhandelingen zinloos.
Vergelijken We moeten er dus voor zorgen dat er weinig te vergelijken en dus te onderhandelen valt. Laat ik een voorbeeld geven. Laten we het aannemen van een nieuwe medewerker eens even zien als het inkopen van kennis, ervaring en inzet waar een prijskaartje aan hangt, te weten het salaris. Hoe vaak heeft u het al meegemaakt dat een organisatie voor een vacature de vijf beste kandidaten selecteerde en die vervolgens uitnodigde om nog even langs inkoop te gaan: 'Onze afdeling inkoop zal met ieder van u een gesprek hebben, waarna we voor de goedkoopste zullen kiezen.' Nee, in de praktijk kiezen we de beste en we gaan met die kandidaat onderhandelen. Of we laten weten wat onze arbeidsvoorwaarden zijn en de beoogde kandidaat gaat daar wel of niet mee akkoord. Niemand van de kandidaten wordt tegen elkaar uitgespeeld.
Handlangers Hoe voorkomen we dat ook wij als aanbieders tegen elkaar worden uitgespeeld? Daar hebben we handlangers voor nodig. Handlangers zoals beslissers, adviseurs of gebruikers bij de klant, die bereid zijn om de eigen collega´s van de afdeling inkoop te beïnvloeden en onder druk te zetten. Daarvoor is het allereerst noodzakelijk om te achterhalen wat de belangrijkste drijfveren van die handlangers zijn. Waar vallen zij voor? Waar hebben zij een hekel aan? Waar zijn zij bang voor? Wat heeft bij hen prioriteit? Wat is waarde in hun ogen? Kortom, wat zijn hun gunningscriteria? Steek vervolgens alleen tijd en energie in die aanvragen die goed passen binnen het beleid dat u heeft geformuleerd. In essentie kunt u namelijk maar twee fouten maken: teveel tijd steken in voor u kansloze aanbestedings- of inkooptrajecten en te weinig tijd investeren in wat u als kansrijk ziet.
Bijvoorbeeld Ik geef u twee voorbeelden om duidelijk te maken dat onderscheidend zijn echt loont, ook in het geval van aanbestedingen of tenders:
Spoorwegbouwer ProRail wil haar leveranciers stimuleren om duurzame producten te leveren en een duurzame bedrijfsvoering op te zetten. Daartoe is een CO2-prestatieladder geïntroduceerd. Hoe hoger je op die ladder staat, hoe meer kans je maakt op het winnen van een aanbesteding.
Technisch dienstverlener Imtech heeft jaren geleden al besloten om in te spelen op de toenemende vraag naar en regelgeving rondom energie-efficiënte en milieuvriendelijke oplossingen. Die focus op duurzaamheid heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het winnen van tenders voor bijvoorbeeld het werk aan nieuwe stadions in Polen, de Oekraïne en Londen.
Tot besluit: Introduceer eigen criteria Wanneer u echt onderscheidend bent kunt u besluiten nog een stap verder te gaan. Niet alleen uitzoeken wat de gunningscriteria zijn, maar ook proberen om andere criteria te introduceren. Om zo het aantal concurrenten en daarmee de prijsdruk op uw markt te verminderen. Ik weet het, het is allemaal eenvoudiger gezegd en geschreven dan gedaan. Maar bedenk dat concurrentie geen vaststaand gegeven is. Vraag u vooral af met wie u wilt concurreren en houd zelf het heft in handen.
Jos Burgers
Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net mensen!’, ‘Relatiebeheer als groeistrategie’, ‘Hondenbrokken’ en ‘Geef nooit korting!’
Bij het verkopen is het belangrijk te (kunnen) voldoen aan de wensen en eisen van de klant. De inkoper is door de (potentiele) klant niet voor niets aangesteld.
Naar mijn mening is elimineren niet de oplossing.
Gebruik de inkoper waar hij voor is aangesteld. Hij/zij is de eerste schakel tussen de potentiele klant en de leverancier.
De inkoper kan dus ook vertellen wat voor de klant belangrijk is. Naast prijs zijn dit tal van andere aspecten (zoals milieu, maar ook levertijd, kwaliteit, service, betalingscondities enz.)
Vraag de inkoper eens waar hij/zij op wordt afgerekend.
Is dit alleen prijs? Biedt dan zodanig aan, dat de prijs het laagst is (hele korte betalingstermijn, lange levertijd, geen deelleveringen enz.)
Kortom wees niet kwaad op de inkoper, maar zie hem/haar als vriend en probeer samen de beste oplossing te vinden.
Gerard vn Gummigalgen
Imtech lijkt me niet zo'n goed voorbeeld......
Paul Oud
Technisch dienstverlener Imtech is al geruime tijd failliet en begon de weg naar dat faillissement niet met onregelmatigheden in Polen en Oekraïne? Ik vind het nogal onhandig om dit bedrijf als voorbeeld te nemen en dat voorbeeld in de tegenwoordige tijd te stellen. Het lijkt er op dat dit artikel jaren geleden eens is geschreven en maar even uit de kast is getrokken, zonder verder te controleren of de informatie up to date is. Jammer.
Jos Burgers
Beste Gerard en Paul,
Jullie hebben helemaal gelijk v.w.b. het voorbeeld Imtech. De redacteur van deze site heeft inderdaad een artikel van jaren geleden herplaatst. Niet erg handig in dit geval, maar het faillisement van Imtech, waarvan iedereen weet wat daarvan de oorzaak was, verandert naar mijn ide niets aan de strekking van het artikel.
Auteur Jos Burgers
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
