De offerte is een belangrijk onderdeel van het salesproces. Toch verdwijnt het maken ervan vaak op de 'to do list' of passen we de vorige offerte 'even' snel aan. Niet doen! Lees hoe u een klantgerichte offerte schrijft.
Pakt u ook weleens een offerte van de plank waarmee u de vorige keer succesvol was? Copy-paste en klaar? U loopt dan het risico dat u niet helemaal aansluit bij de klantbehoefte. Of nog erger: dat de naam van de vorige klant er nog instaat. Auwh! Maak een offerte dus altijd op maat. Met deze tips schrijft u een klantgerichte offerte.
Spreek de klant persoonlijk aan U creëert afstand door woorden als 'opdrachtgever' en 'opdrachtnemer' te gebruiken. Terwijl u juist de klant wilt raken, toch? Spreek de lezer daarom liever persoonlijk aan. Mijn advies:
Vervang 'opdrachtgever' door de naam van de klant. En 'opdrachtnemer' door de naam van je eigen organisatie.
Gebruik vaker de magische woordjes 'u' of 'je' in plaats van 'we'.
Benoem wat uw aanbod deze specifieke klant oplevert.
Besteed aandacht aan de openingszin Laat de vonk meteen overspringen! Dus besteed aandacht aan de openingszin. Maak het persoonlijk, op maat voor de klant. Prikkel de lezer zodat hij door wil lezen. Mijn advies:
Herinner de klant aan het laatste contactmoment.
Geeft kort de inhoud van het verkoopgesprek weer.
Wees enthousiast en vooral: vermijd clichés!
Dus niet: Naar aanleiding van ons plezierig gesprek stuur ik u met genoegen een offerte.
Enthousiaster klinkt: U wilt een onuitwisbare indruk maken. Daarover spraken wij elkaar vanochtend. In deze brief leest u mijn voorstel.
Kom meteen tot de kern Heeft u ook altijd een aanloopje nodig voordat u tot de kern komt? Wist u dat vooral de vetgedrukte tussenkopjes en de eerste zinnen van de alinea's goed gelezen worden? Uw klant wil vlot een antwoord op zijn vraag lezen. Mijn advies is dan ook:
Zet een aantrekkelijke koptitel boven iedere alinea. U vergeet nu toch ook nooit meer dat u beter meteen tot de kern kunt komen?
Start de alinea met de kernboodschap, bijvoorbeeld wat u doet of levert. Of een vraag. Vragen prikkelen de lezer om verder te lezen.
Onderbouw daarna pas waarom of geef voorbeelden.
Vermijd hulpwerkwoorden Soms komen er woorden uit onze vingers die nooit uit onze mond komen. Herkenbaar? We denken te overtuigen met deftige, hoogdravende woorden. Het liefst met meerdere werkwoorden in één zin. Hulpwerkwoorden noem ik altijd het onkruid van de Nederlandse taal. Deze werkwoorden geven namelijk ruimte voor interpretatie en twijfel. Bovendien leest het niet zo actief. De hulp van de werkwoorden 'kunnen', 'zullen' en 'worden' heeft u echt niet nodig in een offerte. Mijn advies:
Gebruik de zoekfunctie 'ctrl+f' en zoek de werkwoorden 'worden' en 'kunnen'.
Herschrijf de zinnen waarin deze werkwoorden voorkomen.
Laatste tip: voorkom schrijffouten Een schrijffoutje is zo gemaakt. Ook ik heb een blinde vlek en kan mezelf weleens voor mijn kop slaan. Belangrijke teksten laat ik daarom altijd nog even nakijken. Oké, de klant is spreekwoordelijk gezien wel koning, maar toch geen God? Waarom schrijven we dan toch heel vaak 'U' met een hoofdletter? Net als de andere persoonlijke voornaamwoorden schrijven we 'u' met een kleine letter, behalve uiteraard als het aan het begin van een zin staat. We schrijven 'U' alleen met een hoofdletter om naar een heilig persoon of godheid te verwijzen. Dus mijn advies aan u:
Laat uw offertetekst altijd lezen door een collega.
Lees uw offertetekst eens van achteren naar voren.
Huur een tekstschrijver in om écht het verschil te maken.
Conclusie Kortom: maak van iedere offerte een opdracht door uw klant persoonlijk aan te spreken. Met een enthousiaste openingszin maakt u meteen een goede eerste indruk. Maak gebruik van vetgedrukte tussenkopjes en kom in iedere alinea meteen tot de kern. Hulpwerkwoorden zijn het onkruid van de Nederlandse taal en geven ruimte tot interpretatie. Dus die mag u wieden. Net zoals de schrijffouten.
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Graag gedaan. En ook weleens lekker toch om juist een bevestiging te krijgen dat je het al goed doet.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
