Het inschrijven op aanbestedingen doet u samen met collega’s. U heeft immers input nodig voor het winnende plan van aanpak. Hoe overlegt u efficiënt online?
Overleggen met collega’s is in deze tijden wat lastiger. Iedereen werkt waar mogelijk thuis. Kick-off-sessies, strategiesessies, tussentijdse offerte-overleggen en reviewsessies vinden daarom veelal online plaats via tools voor videoconferencing, zoals Zoom en Teams. Miljoenenklanten worden binnengehaald aan de keukentafel. Misschien wel met de kinderen op de achtergrond en uw partner naast u.
Daarom heb ik me de afgelopen weken verdiept in hoe u de interne offerte-overleggen ook online zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen. Mijn 3 belangrijkste tips deel ik graag met u. Ook handig voor andere online overleggen trouwens.
Tip 1: Wijs een gespreksleider aan
De gespreksleider faciliteert en coördineert de online meeting. Zeker bij overleggen met meerdere deelnemers is het handig als dat tijdens de meeting zijn enige rol is. Meestal is de bidmanager hiervoor de aangewezen persoon. Hij moet goed voorbereid zijn en de mogelijkheden van de videotool (bijvoorbeeld Zoom) kennen. Hij heeft de app goed ingesteld en hiermee geoefend.
Start de meeting met een kort incheckmomentje, net zoals u dat live zou doen. Sommige deelnemers hebben de neiging om veel persoonlijke zaken met elkaar te delen. Zo heb ik al kinderen en huisdieren voor de webcam gezien, terwijl ik daar eigenlijk niet op zat te wachten. Besteed natuurlijk wel aandacht aan persoonlijke zaken, zoals iemands gezondheid, maar plan daarvoor liever een apart overleg. Bijvoorbeeld een weekstart of een virtuele vrijdagmiddagborrel.
Leg de spelregels uit van de online meeting. Zeker als het nieuw voor jullie is. Hoe onderbreken jullie elkaar bijvoorbeeld tijdens het overleg? Steken we dan een wijsvinger op? Of een virtuele hand? Of laten we een berichtje achter in de chat?
Hanteer een agenda. Formuleer vooraf het doel en het resultaat van de online meeting. De gespreksleider bewaakt de tijd, last pauzes in en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Hierdoor kunnen de deelnemers zich volledig focussen op de inhoud en hun bijdrage leveren.
Tip 2: Voorkom afleidingen
Laatst nam ik zelf deel aan een online meeting met zo’n 10 deelnemers. Bij binnenkomst had iedereen het geluid aan staan. Dat was natuurlijk een kakafonie van geklets, geblaf van honden en een laatste instructie aan de kinderen (‘je moet mama even een uurtje alleen laten’). Voorkom dit soort afleidingen voor en tijdens het gesprek door de juiste instellingen: video aan, geluid uit.
Dus: video aan…
Voor een goed overleg is beeld belangrijk. Zo zien jullie ook elkaars non-verbale reacties en gezichtsuitdrukkingen. Mensen die in beeld zijn, nemen bovendien aandachtiger deel. Het liefst ziet u dus elkaars gezicht.
Zorg dat de webcam ongeveer op ooghoogte is. Dan kijkt niemand in uw neusgaten en heeft u ook geen onderkin.
… en geluid uit!
Het geluid hoeft alleen aan te zijn als u aan het woord bent. Kunt u de ander niet goed verstaan? Check dan eerst uw eigen geluidsinstellingen voordat u gaat roepen dat u de ander niet goed hoort.
Tip 3: Benut de mogelijkheden optimaal Met veel videoconferentietools kunt u veel meer dan alleen videobellen en chatten. Vaak kunt u uw scherm delen, deelnemers in meerdere groepen verdelen (in breakoutrooms) en gezamenlijk schetsen op een whiteboard. Superhandig dus voor strategiesessies! Wat dacht u bijvoorbeeld hiervan:
De gunningcriteria en andere belangrijke aanbestedingsdocumenten in beeld brengen (via scherm delen), zodat iedereen het juiste stuk in beeld heeft.
Iedere deelnemer vragen naar zijn mening in een poll of de chat, zodat niet alleen de roeptoeters aan het woord zijn.
Iedereen laten stemmen door bijvoorbeeld duimpje omhoog of omlaag, een reactie in de chat of het opsteken van de virtuele hand, voor concrete afspraken en betrokkenheid vanuit de hele groep.
Met elkaar (aan)tekeningen maken op het whiteboard of een extern board (zoals Jamboard, Miro of Mural).
Een grote groep verdelen in kleinere groepjes om te brainstormen, waardoor u zorgt voor meer interactie en betrokkenheid.
Zelf aan de slag met een online offertesessie Klinkt goed, toch? Maar … hoe? Oefening baart kunst! In bidteams is vaak de bidmanager de gespreksleider. Voor hem of haar is het belangrijk om de meeting goed voor te bereiden. Vaak duurt de voorbereiding zelfs langer dan het overleg zelf! Iedere deelnemer is tijdens het overleg in beeld en zorgt voor zo min mogelijk afleiding. Dus andere applicaties en de telefoon zijn uit. Gebruik de mogelijkheden van de videotool om handige werkvormen te bedenken voor interactie, betrokkenheid en consensus. Zo haalt u ook vanuit huis die miljoenenklant binnen!
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Er zijn nog geen reacties geplaatst. Wilt u als eerste reageren?
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
