Wekenlang heeft u samen met collega’s gewerkt aan een inschrijving op een aanbesteding. Jullie werkten zelfs extra in de avonduren en weekenden; andere projecten kregen even wat minder aandacht. Jullie wilden de opdracht namelijk echt graag binnenhalen en staken er dan ook allemaal veel tijd en energie in. Het was weer een pittige uitdaging om in een beperkt aantal pagina’s een overtuigend verhaal te schrijven. Dan komt de dag waarop het gunningsbesluit in de mailbox komt. U leest: “Uw inschrijving komt niet voor gunning in aanmerking.”

Die mededeling komt natuurlijk hard aan. Dachten jullie het juist goed gedaan te hebben, sloegen jullie de plank toch mis. U leest in de toelichting dat het plan van aanpak “niet concreet en duidelijk genoeg” was. Ook sloot de aangeboden oplossing niet volledig aan bij de wensen van de aanbestedende dienst. Maar jee, hoe doe ik dat dan: concreter en duidelijker schrijven? En dan ook nog eens in zo weinig pagina’s…?

Verdiep u eerst in de klant
Iedere klant is anders en heeft voor iedere opdracht ook weer andere wensen en doelen. De reden dat u een offerte mag schrijven is omdat er een behoefte is aan uw product of dienst. Maar waarom heeft deze aanbestedende dienst daar eigenlijk behoefte aan? Welke doelstellingen hebben zij daarbij? Wat is het gewenste resultaat? Wie zijn de beoordelaars en welke drijfveren hebben zij? Misschien is hij wel bang dat er iets fout gaat tijdens de levering, maakt hij zich zorgen over de reacties van zijn collega’s of is er angst voor imagoschade? Of heeft hij juist ambities of dromen, waarbij jullie kunnen helpen?

Het zijn allemaal voorbeelden van vragen die helpen om het aanbod scherper te beschrijven. De beste inschrijvers verdiepen zich al in de klant vóór de publicatie van de aanbesteding en in een kick-off overleg met een offerteteam. Zo zorgen zij ervoor dat de beschreven oplossing in hun offerte aansluit bij de klant.

Laat ook zien dat u zich verdiept hebt
Het komt regelmatig voor dat een oplossing volledig aansluit bij de klantbehoefte, maar de lezer dat toch niet zo ervaart. Herkenbaar? Onderbouw daarom in uw offertetekst ook WAAROM u voor deze oplossing koos. Dat kunt u doen door te laten zien dat u zich verdiept hebt in de klant.
De inleiding van uw tekst is daarvoor bijvoorbeeld een mooie plek. U gebruikt de eerste zinnen van de tekst dus beter niet om een leeswijzer te schrijven. U kunt veel beter de klantvraag en doelstellingen samengevat papegaaien. Hiermee zet u de klant ook meteen in de JA-modus (“Jaaaah klopt, dat is precies wat ik wil!"). En die JA is toch wat u wilt?

Let op alle hulpwerkwoorden in uw tekst
Na het beschrijven van de oplossing, loopt u natuurlijk de tekst nog eens langs of alles echt wel duidelijk is. Kijk dan eens kritisch naar alle zinnen met hulpwerkwoorden. Ook als u feedback moet geven op een offerte van een collega, adviseer ik u om op zoek te gaan naar hulpwerkwoorden.

Weet u nog wat hulpwerkwoorden zijn? Kort gezegd is het een werkwoord dat niet zelfstandig, maar slechts in combinatie met een ander werkwoord in een zin staat. Hulpwerkwoorden staan dus nooit alleen in een zin. Voorbeelden van hulpwerkwoorden zijn: worden, kunnen en zullen. Die hulp van extra werkwoorden heeft u vaak helemaal niet nodig! Sterker nog, hulpwerkwoorden geven ruimte voor interpretatie of roepen twijfel op. Daar creëert u dus onduidelijkheid mee. En dat is nou precies wat u níet wilt in een offerte.

Onkruid moet u wieden
Ik noem hulpwerkwoorden graag het onkruid van de Nederlandse taal. En wat doen we met onkruid? Juist: wieden! In een tuin met onkruid is trouwens vaak meer aan de hand. Struiken moeten gesnoeid worden of er mogen nieuwe plantjes in. Zo werkt dat ook in teksten. In zinnen met hulpwerkwoorden is vaak meer aan de hand. Het is bijvoorbeeld onduidelijk wanneer, hoe vaak of hoe lang iets duurt.

Voorbeelden
Ik ga u een paar voorbeelden geven van zinnen uit offerteteksten, die ik eenvoudig vond door te zoeken naar hulpwerkwoorden via de navigatie van Word (via Ctrl F). In een offerte van een leverancier van kantoorartikelen las ik bijvoorbeeld deze zin:

“In dit plan van aanpak zijn we uitgegaan van een volledige uitrol waarbij elke locatie voorzien wordt van één kast die regelmatig wordt bijgevuld.”

Wat direct opvalt is dat het hulpwerkwoord worden niet 1 keer, maar zelfs 2 keer in deze zin staat. De zin heeft zelfs 5 werkwoorden en bestaat uit meer dan 20 woorden. Best veel hè? Als ik verder analyseer, lees ik ook nog vage woorden als ‘volledige’ uitrol (bestaat er ook een halve dan?) en ‘regelmatig’ (hoe vaak is dat dan?). Weet u wat ze eigenlijk wilden zeggen en na de training SMART Inschrijven op Aanbestedingen nu ook doen?

“Iedere locatie krijgt één kast met kantoorartikelen, die we iedere 2 weken bijvullen.”

Nog een ander voorbeeld. Deze zin las ik in een offerte van een schoonmaakbedrijf, dat het lastig vond om hun verhaal smart en toch aantrekkelijk te schrijven:

“De verstoring zal direct worden verholpen door de aanwezige schoonmaakmedewerker, indien deze niet aanwezig is zal het uiterlijk de volgende schoonmaakbeurt opgelost kunnen zijn.”

Meegeteld? Maar liefst 8 werkwoorden in 1 zin! Ook deze zin heeft meer dan 20 woorden én meerdere boodschappen. Het zijn de hulpwerkwoorden, die de boodschappen wazig maken. Ik lees ook nog een vaag woord: direct. Wanneer is direct? Is het wel realistisch dat ze dat meteen doen? Laat het weg of geef een eerlijk tijdsbestek aan. Deze zin geeft nu niet echt vertrouwen dat de verstoring opgelost wordt, toch? Duidelijker én overtuigender is bijvoorbeeld:

“De aanwezige schoonmaakmedewerkster lost de verstoring nog op tijdens haar aanwezigheid. Is zij niet meer aanwezig? Dan lost zij het de eerstvolgende schoonmaakbeurt op.”

Vermijd dus liever de hulpwerkwoorden. Check of duidelijk is wanneer, hoe vaak of hoe lang de beschreven actie is. U maakt hiermee uw aanbod duidelijker én u heeft - door het schrappen van al die werkwoorden - bovendien vaak minder woorden nodig. Dat is wel zo handig in het beperkte aantal pagina’s dat vaak voorgeschreven is.

Nog een belangrijke tip
Laat de offertetekst nalezen door een collega of - nog beter - door iemand die jullie oplossing niet of nauwelijks kent. Begrijpt hij wat jullie aanbieden en waarom? Vraag aan diegene ook of het volgens hem aansluit bij de offerteaanvraag van de klant.

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl Alle artikelen van deze auteur