Hoe denken inkopers van aanbestedende diensten over uw offerte en over aanbestedingstrajecten? Ik vroeg het aan 7 inkopers.
U herkent vast de verhalen rondom aanbestedingen. Als ik vertel dat ik dienstverleners train in het succesvol inschrijven op aanbestedingen, krijg ik vaak opmerkingen als “Het draait toch alleen maar om de prijs” of “Ze weten toch al aan wie ze de opdracht willen gunnen.” Vaak gevolgd door de vraag naar een voorbeeld van een winnende offerte.
Voor het Magazine DE GUN-FACTOR interviewde ik 7 inkopers. Aan hen legde ik deze stellingen voor en vroeg ik naar de kwaliteit en voorbeelden van offertes. Een samenvatting:
De kwaliteit van de inschrijvingen Alle inkopers gaven aan dat de kwaliteit van de offertes varieert. Daarbij zien zij wel duidelijke verschillen tussen leveranciers. Grote, ervaren partijen leveren vaak gedegen teksten op. Kleinere bedrijven hebben hier duidelijk meer moeite mee. Ook organisaties in branches waarin nog niet zo lang en niet zo vaak wordt aanbesteed, moeten hier duidelijk aan wennen. Bijvoorbeeld partijen binnen het sociaal domein.
“Een offerte hoort voor mij als beoordelaar geen puzzel te zijn.”
Verder gaven een aantal inkopers aan dat veel offertes niet concreet genoeg zijn en onvoldoende antwoord geven op de vraag. Ze zien vaak hele lappen tekst die niets toevoegen en sommigen verbazen zich over de taalfouten en onduidelijkheden in de structuur.
Opvallende offertes Offertes die indruk maken, hebben een duidelijke structuur, zijn SMART en geven antwoord op de vraag. Bovenal zijn ze gericht geschreven naar de klant. Ook laten ze de toegevoegde waarde en de voordelen van de aanbieder zien. Klinkt allemaal logisch, toch?
Toch viel me op dat de inkopers vertelden dat er in veel offertes vooral standaard verkooppraatjes staan en veel blabla. Zonde, want daarmee slaat u natuurlijk de plank mis.
Inkoopster Thea Smid had een concreet voorbeeld van een positief opvallende offerte: “Bij de gemeente Amersfoort hebben we ooit een aanbesteding uitgeschreven voor de catering. Daarbij lag de nadruk op duurzaam inkopen en biologische producten. Een aantal inschrijvers hebben ons toen verrast door hun offerte op een ludieke manier aan te bieden. Eén offerte werd bezorgd in een kratje met biologisch fruit, een andere was verpakt in een oude krant, zoals zij in het vervolg ook onze sandwiches wilden verpakken. Dan maak je echt wel indruk!”
Het meest gegeven advies Iedere inkoper adviseert om vragen te stellen. Wees dus niet bang om vragen te stellen in de Nota van Inlichtingen. Veel ondernemers die nog maar weinig ervaring hebben met aanbesteden, zijn vaak terughoudend in het stellen van vragen. “Maar geloof mij…”, zei één van de geïnterviewde inkopers, “… er zijn geen domme vragen”. Dus stel ze - en doe dat zo open mogelijk. Achterhaal de échte vraag en vraag door totdat alles duidelijk is. Als de aanbestedende dienst toch nog vaag blijft, overweeg dan of u wel wilt inschrijven.
“Als je het niet vraagt, krijg je het niet. Als je het niet probeert, weet je het niet.”
Een ander veelgehoord advies: Ga er niet van uit dat de opdrachtgever alles weet. Vooral zittende leveranciers trappen vaak in deze valkuil. Die denken dan: “Dat hoef ik niet uit te leggen, dat weten ze wel.” Nee dus. Spreek aannames uit, schrijf alles op, want anders laat u punten liggen.
En dan de reactie van de inkopers op de 2 meest gehoorde aannames over aanbestedingstrajecten:
Stelling 1: Het draait toch alleen maar om de prijs. Dat is lange tijd wel zo geweest. Zeker bij werken, zoals de aanleg van wegen en bruggen. Daar werd lange tijd nauwelijks gevraagd naar kwaliteit of toegevoegde waarde. De laatste jaren ligt de nadruk echter steeds meer op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).
“Prijs speelt altijd een rol, maar niet de hoofdrol.”
De inkopers hebben ervaren dat de laagste prijs zelden leidt tot de laagste kosten. Ook gaven ze aan dat het ‘uitwringen’ van leveranciers averechts werkt: de kwaliteit lijdt eronder en de kostenbesparing komt langs een andere weg alsnog op hun bordje. Een goede inkoper kijkt daarom altijd naar het totaalplaatje en investeert in een prettige relatie.
Stelling 2: De aanbestedende dienst weet vooraf al aan wie zij de opdracht willen gunnen. “Nee, dat is niet zo.”, zei ongeveer de helft. “Ja, dat is vaak wel zo.”, zei de andere helft.
Inkopers hebben zelf geen voorkeur. Zij zoeken bij de gegeven specificaties de best mogelijke leverancier. Maar natuurlijk heeft de interne klant (vaak de beoordelaar) soms wel een voorkeur. Bijvoorbeeld als ze tevreden zijn over de huidige leverancier. Waarom zouden ze dan over willen stappen naar een ander? Het is de taak van de inkoopadviseur om te zorgen voor een professionele, objectieve beoordeling. En de taak als niet zittende leverancier om meerwaarde te leveren ten opzichte van de huidige leverancier.
“Vooraf al bekend? Onzin! Dat zeggen vooral mensen die het spel niet goed begrijpen.”
Samengevat op een rij
De kwaliteit van offertes is wisselend en van grotere organisaties vaak beter dan die van kleinere organisaties.
Wilt u indruk maken met uw offerte? Zorg voor een duidelijke structuur, geef SMART en klantgericht antwoord op de vragen en laat uw toegevoegde waarde zien.
Stel vragen in de Nota van Inlichtingen. Achterhaal de échte vraag en vraag door totdat alles duidelijk is.
Prijs speelt altijd een rol, maar niet de hoofdrol. De laatste jaren ligt de nadruk steeds meer op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).
Inkopers hebben zelf geen voorkeur voor een leverancier. Maar natuurlijk heeft de interne klant (vaak de beoordelaar) soms wel een voorkeur.
Wilt u de volledige interviews lezen met daarin nog meer tips en reacties op stellingen van de inkopers? Vraag dan (gratis) het digitale Magazine DE GUN-factor aan op de website van SalesTAALent.
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Boeiend artikel. Altijd goed om in gesprek te gaan en kennis te vergaren over werkwijzen / processen etc.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
