Offertes moeten scoren. Daarom doet u uw uiterste best om uw klant ervan te overtuigen dat uw aanbod het beste is. Maar hoe krijgt u dat voor elkaar? Het antwoord ligt voor de hand: door uw offerte optimaal klantgericht te maken. Toch wordt dit nogal eens over het hoofd gezien. Het aanbod wordt uiterst zakelijk beschreven, zonder daarbij de voordelen voor de klant te noemen. Hoe maakt u uw offerte klantgericht en wat scoort bij uw klant?
Klantgerichtheid in uw offerte Uw offerte wordt klantgericht als u bij het schrijven zoveel mogelijk op de stoel van uw klant gaat zitten. Verplaats u in zijn situatie, zijn manier van redeneren en laat u leiden door zijn belangen. Zorg ervoor dat uw klant tevreden is over wat u te bieden hebt. Een tevreden klant komt terug. Klantgerichtheid is dus een kwestie van investeren.
Waarmee kunt u scoren? Een offerte bevat een aantal vaste onderdelen die zich er uitstekend voor lenen om met uw klantgerichte en wervende elementen voor de dag te komen. Een greep uit de mogelijkheden:
• De titel van uw offerte Uw offertetitel biedt een mooie kans om meteen te scoren. Een originele, pakkende titel valt onmiddellijk op. Verzin een titel die precies belooft wat uw klant wil. Bijvoorbeeld: Zorgeloos beheren van uw IT-park. In offertebrieven kan de betreft-regel de functie van de titel overnemen. Beschouw deze regel niet als een onbelangrijk detail, maar besteed er aandacht aan.
• Goed beginnen Het spreekt voor zich dat de eerste zinnen van een offerte de toon zetten voor de rest van het verhaal. Probeer clichés te vermijden. Begin dus niet met naar aanleiding van …. Gebruik zoveel mogelijk de woorden van uw klant. Deze krijgt hierdoor het gevoel dat uw aanbod bij hem past. Bijvoorbeeld: In ons gesprek van vanochtend gaf u aan dat de consulenten het cliëntprobleem niet zorgvuldig in kaart brengen.
• Situatiebeschrijving Na de opening beschrijft u de situatie waarin uw klant zich bevindt. Waarom heeft hij contact met u opgenomen? Waaraan heeft hij behoefte? Het motto van deze paragraaf is: toon begrip voor uw klant. Laat zien dat u hem begrijpt. Leg in een paar woorden de vinger op de zere plek. Een klant die zich in uw beschrijving herkent, zal zich begrepen voelen en de rest van uw offerte met een positieve houding lezen.
• Uw aanbod Uw klant heeft u iets gevraagd; hoe gaat u hem helpen? In de beschrijving van uw aanbod gaat het erom dat u vertrouwen wekt. Uw klant moet het gevoel krijgen dat zijn vraag in goede handen komt. Neem hem stap voor stap mee door uw tekst en toon hem wat u te bieden hebt. Zijn enthousiasme stijgt verder als u hem vertelt welk voordeel uw aanbod hem oplevert. Maak voordat u gaat schrijven een lijstje met voordelen die voor hem van belang zijn. Verwerk deze voordelen in uw offerte.
• Prijs: de do’s and dont's Offerteschrijvers zijn vaak onnodig bang voor hun eigen prijs. Als u met een goed aanbod komt, laten klanten zich er zelden door uit het veld slaan. Let er wel op dat u de prijs niet te veel nadruk geeft. - Kies een tactische plaats voor de prijsinformatie. Zorg ervoor dat uw klant eerst onder de indruk is geraakt van uw aanbod. Hij zal uw prijs dan eerder accepteren. Hanteer het sandwich-model. Wijs uw klant op een voordeel van uw aanbod, noem daarna de prijs en kom vervolgens weer met een voordeel. Geef na de prijs bijvoorbeeld aan wat uw klant er allemaal voor krijgt: Dit bedrag is inclusief demonstratie, werkboeken en installatie. - Neem de prijs nooit op in de begeleidende brief. Uw klant weet dan nog niet wat uw aanbod hem te bieden heeft. - Noem het kopje in de offerte niet Kosten, maar kies voor: Uw investering, Benodigd budget of Begroting.
• Hoe sluit u af? Vergelijk de slotzinnen van een offerte met de afronding van een gesprek. Een gesprek probeert u op een prettige wijze af te ronden, doe dat ook met een offerte. Een origineel en vriendelijk einde zal blijven hangen en onderscheidt uw offerte van die van de concurrent.
Vermijd clichés zoals In het vertrouwen u een passende aanbieding te hebben gedaan, verblijven wij. Durf ook eens creatief af te sluiten, bijvoorbeeld met een passend citaat of met een positieve uitspraak van een van uw klanten
Mariët Hermans is schrijftrainer/taaladviseur bij Boertien en Partners, Training en Advies. Zij is tevens auteur van ‘De Kleine Schrijfgids; adviezen voor een goede zinsbouw, woordkeuze en spelling’, ‘Schrijven met Effect; stijlcursus doeltreffend formuleren’ en ‘Projectvoorstellen en offertes die scoren’.
Er zijn nog geen reacties geplaatst. Wilt u als eerste reageren?
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
