Wilt u een aanbesteding winnen (en dat wilt u als u inschrijft, anders kunt u uzelf beter de moeite besparen) dan moet allereerst de inhoud van het plan 100% staan. Vervolgens speelt tenderdesign een steeds belangrijkere rol in het maken van het winnende plan. Want het maakt uw offerte niet alleen mooier, het helpt ook bij het volledig beantwoorden van de vragen.

Met vormgeving helpt u de beoordelaars
Het oog van uw beoordelaar wil wat zien! Onder andere kaders, infographics en iconen trekken de aandacht van de lezer. Overigens net als een slim gebruik van veelzeggende kopteksten die het makkelijk maken om de inhoud snel te scannen. Ook kunt u met design het moeilijke simpel maken. Ik ben ervan overtuigd dat een mooi opgemaakte tender daarom het verschil kan maken. We zijn immers steeds visueler ingesteld. Bewijzen kan ik het helaas niet. Mijn droom om ooit twee inhoudelijk exact dezelfde aanbestedingsteksten aan te leveren, waarvan de één volledig opgemaakt en de ander platte tekst, zal bij een droom blijven.


Bepaal eerst uw winstrategie
Als design zo belangrijk is bij het indienen van de tender, wat is dan een goed design? Hoe vertaalt u uw boodschap naar een ontwerp dat overtuigt? Bepaal daarvoor altijd eerst een winstrategie. Wat is het verhaal dat u wilt vertellen en waarmee maakt u echt het verschil? Als u helder voor ogen hebt hoe u deze tender gaat winnen, wordt het makkelijker om de designer goed te briefen en samen de juiste keuzes te maken. Denk aan te maken keuzes over uitstraling, kleurgebruik, hoeveelheid kolommen en de toepassing van kaders, schema’s en iconen.

Geef ruimte aan de tenderdesigner voor een mooiere én completere inschrijving
Is de winstrategie helder, geef dan de ruimte aan de designer. Ofwel laat het design aan de designer. Voor een goed resultaat is het slim om een tenderdesigner zo vroeg mogelijk bij het aanbestedingsproces te betrekken. Op basis van de winstrategie vindt een goede tenderdesigner in de vormgeving namelijk een goed evenwicht tussen het profileren van de inschrijvende partij en het behagen van aanbestedende partij. Bijkomend voordeel van het vroeg betrekken van een tenderdesigner in het proces is dat visualisaties blootleggen waar het verhaal nog inhoud mist. Het inschakelen van een tenderdesigner maakt de tender daarom niet alleen mooier maar ook completer.

Maak het de beoordelaar gemakkelijk
Tot een jaar geleden hielden we bij het vormgeven van een tender er rekening mee dat de inkoper de inhoud volledig uitprintte. Nu steeds meer mensen thuiswerken en ook vanuit huis de tenders beoordelen, wordt er steeds minder uitgeprint. Dat blijkt toch wat lastig vanuit het printertje thuis. De beoordeling gebeurt vanachter het beeldscherm. Maak het de beoordelaar gemakkelijk door te kiezen voor een liggend beeld (landscape) van de tekst en een tekstopmaak in twee kolommen (maximaal drie). Dat leest zoveel prettiger!

Voorloper zijn? Wees interactief.
De toepassing van interactieve elementen zoals filmpjes, gifjes en animaties mogen in aanbestedingen vaak niet. Maar in commerciële tenders wel! Omdat nog niet iedereen dit doet, trekt u daarmee natuurlijk wel de aandacht. Durft u dit toch nog niet aan? Of mag het niet? Kies dan voor de meest toegepaste aandachtstrekkers in design:

• Aansprekende kleuren (zoals in de huisstijlkleuren van de klant)
• Fotografie (bij voorkeur echte beelden in plaats van stockfotografie)
• Iconen (maar wel met mate)
• Infographics (om het moeilijke simpel te maken)
• Licht gekleurde tekstkaders voor toelichtingen (gebruik altijd donkere letters op een lichte achtergrond)

Let op. Laat het gebruik van het logo van de klant over aan de klant zelf. Grote organisaties straffen ‘misbruik’ van hun logo af. Ze zijn in staat om u om die reden terzijde te schuiven.

Tot slot 3 tips voor een soepele samenwerking met een tenderdesigner

1. Betrek de tenderdesigner in een zo vroeg mogelijk stadium in het tenderproces. Ook de tenderdesigner wil zich verdiepen in de offerteaanvraag.  Dat komt niet alleen de schoonheid van je plan ten goede maar ook de compleetheid ervan.
2. Basis voor een winnend plan is het maken van een winstrategie. De strategie heeft immers gevolgen voor de rode draad van uw verhaal én de keuzes in vormgeving. Zo komt u samen tot een winnend concept.
3. Geef de tenderdesigner de ruimte. Letterlijk! Lever teksten bijvoorbeeld in een 0,5 groter lettertype aan dan dat de aanbestedende partij vraagt. Zo krijgt de tenderdesigner meer ruimte om creatief te zijn.

Bonus: 3 tips om tijd te winnen en voldoende tijd te houden voor de vormgeving

1. Start met het formuleren van de winstrategie. Dat maakt het maken van tijdrovende keuzes later in het designproces makkelijker.
2. Werk eerst met faketeksten. Zo kan de tenderdesigner alvast voor u aan de slag met het ontwerp van een basisgrid terwijl de inhoud zich nog ontwikkelt.
3. Richt de planning zo in dat een week voor de deadline de tekst volledig klaar is. Dan kan de designer zonder stress het design finetunen.

Conclusie
Bij aanbestedingen moet de inhoud 100% staan. Maar voor het oog van de lezer maakt een loepzuivere combinatie van vorm en inhoud het verschil. Wees u bewust van het belang van goed tenderdesign en start tijdig uw samenwerking met de ontwerper. Daar plukt u alleen maar vruchten van.

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl Alle artikelen van deze auteur