Iedereen die regelmatig inschrijft op aanbestedingen, kent de basisregels ondertussen wel. We houden ons aan de eisen, geven volledig antwoord op alle vragen en houden daarbij de volgorde van de (sub)vragen aan. We hebben ooit gehoord dat we actief moeten schrijven, dus dat doen we ook netjes. En tóch wint u niet iedere aanbesteding en hoort u net iets te vaak dat het niet overtuigend genoeg was.

Elk jaar lees ik honderden aanbestedingsteksten van de deelnemers aan mijn trainingen. Dat zijn er meer dan menig inkoper te lezen krijgt. En dan zie ik ook nog eens plannen vanuit heel diverse branches en aanbestedende diensten. Alleen… zo divers zijn die plannen helemaal niet. Sterker nog, het is vaak één grijze massa. Daarom voor u in dit artikel 5 winstpakkers om uw concurrent een stap voor te blijven.

1.    Gebruik een werkvorm of methodiek in de kick-off-sessie om de winstrategie te bepalen
Iedere ervaren tenderschrijver weet dat hij zijn collega’s nodig heeft om tot een plan van aanpak te komen. Er is immers input nodig, onder meer vanuit de operatie. Daarom organiseren de meeste inschrijfteams een kick-off-overleg. Mijn ervaring is dat dit vaak vermoeiende meetings zijn zonder enige werkvorm en (dus) met een matig resultaat. Ze beginnen vaak te laat en er is altijd wel iemand die eerder weg moet. Er is hooguit een agenda en als u geluk hebt, heeft iemand een samenvatting van de offerteaanvraag gemaakt. De ideeën in het overleg schieten vaak alle kanten uit. Aan het einde ligt er vaak nog geen winstrategie. Of er is er wel één, maar die moet later bijgesteld worden, omdat de doelstellingen van de aanbestedende dienst totaal uit het oog zijn verloren.

Wilt u het beter doen? Tenderoverleggen faciliteren is een vak apart! Het is in ieder geval een belangrijke skill voor een bidmanager of gespreksleider. U kunt zich daarin zelfs trainen. Bereid u als gespreksleider in ieder geval voor. Ga verder dan het maken van een agenda en een samenvatting in PowerPoint. Kijk met welke werkvorm of methode u een winstrategie bepaalt en hoe u de best bruikbare ideeën haalt uit uw collega’s. Met activerende werkvormen zoals de liberating structures zorgt u bijvoorbeeld dat u wél concrete resultaten bereikt.

2.    Begrijp waarom u geen hulpwerkwoorden moet gebruiken
Kent u de uitdrukking ‘De klok horen luiden, maar niet weten waar de klepel hangt’? Daar moet ik vaak aan denken als ik tenderschrijvers hoor zeggen dat ze hulpwerkwoorden het beste kunnen vermijden. Als ik ze vraag waaróm ze die het beste kunnen schrappen, komen ze vaak niet verder dan ‘omdat daarmee de tekst actiever wordt…’.

Dat is zeker waar, maar voor aanbestedingen is er nog een andere belangrijke reden. Het plan van aanpak moet vooral ook SMART geschreven zijn. En SMART is veel méér dan duidelijk en concreet schrijven. Ooit zei een inkoopster tegen mij dat zij de letters A en R uit het acroniem SMART eigenlijk het belangrijkst vindt. Het plan moet vooral Acceptabel en Realistisch zijn.

Wilt u het beter doen? Hulpwerkwoorden noem ik vaak het onkruid van de Nederlandse taal. Als u onkruid in uw tuin heeft staan, is er vaak meer aan de hand, toch? Dan moet er gesnoeid worden, mag er een plantje bij of kunnen hele delen eruit. Daar zit dus de klepel! Zo werkt het namelijk ook met uw aanbestedingstekst. Daar waar veel hulpwerkwoorden staan, is vaak veel meer aan de hand. Beperk u dus niet tot onkruid wieden, maar kijk ook of er nog meer geschoffeld moet worden. Vaak staat er namelijk tekst in de buurt die helemaal niet zo acceptabel en realistisch is.

3.    Zet de lezer in de eerste zinnen meteen in de JA-modus
Heeft u weleens goed gekeken naar het begin van uw aanbestedingstekst? Veel offertes beginnen namelijk slaapverwekkend of vreemd, zeker als u ze leest vanuit de ogen van een beoordelaar. Eerder schreef ik daarom al een artikel hoe je (niet) een inleiding in je aanbestedingstekst schrijft.

Wilt u het beter doen? Laat de vonk meteen overslaan. Grijp de lezer direct bij zijn lurven. Laat bijvoorbeeld zien dat u begrijpt waarom ze de vraag stellen. (En dan natuurlijk níet door te schrijven dat u de klant begrijpt - show, don’t tell!)

Laat het meteen om de klant draaien. Spreek de klant direct aan, met u of jij. En gebruik letterlijk de kernwoorden die de klant ook gebruikt, bijvoorbeeld in zijn doelstellingen. Papegaaien noem ik dat. Want een papegaai herhaalt niet alles, maar wel datgene wat hij het meeste hoort. Met ‘papegaaien’ laat u zien dat u écht naar uw klant luistert. Zo voelt hij zich begrepen. En begrepen worden vinden we allemaal lekker.

4.    Gebruik koptitels die prikkelen en blijven hangen
‘Het heeft geen zin om tijd te besteden aan het schrijven van een overtuigende tekst als je koptitels niet sterk zijn.’ Ik weet helaas niet meer van wie deze quote is, maar ik zou hem graag willen bedanken, want hij is zo waar!

Veel tenderschrijvers gebruiken wel koptitels boven de alinea’s, maar komen vaak niet verder dan vetgedrukte, functionele tussenkopjes. Daarmee bedoel ik van die kopjes waarmee u laat zien dat u de vraag van de aanbestedende dienst hebt beantwoord. Dat is zeker belangrijk. En ik adviseer u om in uw koptitels te laten zien dat u alle vragen heeft beantwoord. Daarmee scoort u al een 6. Maar daar doet u het niet voor, toch?

Wilt u het beter doen? Gebruik de koptitels dan ook om de lezer nieuwsgierig te maken en verwerk erin wat de lezer volgens u moet onthouden. Zo bijvoorbeeld:

• In een verleidelijke vraagvorm, zoals: Wat is een vette koptitel? Of: Hoe maak ik mijn tussenkopje vet?
• Met een richtinggevend signaalwoord, zoals: Hoe wij vette koptitels schrijven. Of: Dit is vette koptitel met een signaalwoord.
• Met een krachtig statement, zoals: Met vette koptitels maakt u uw offerte onweerstaanbaar. Of: Met vette koptitels wint u meer offertes.

5.    Bewijs dat uw organisatie relevante ervaring heeft
Steeds vaker vragen aanbestedende diensten naar ‘bewijsvoering’ of ‘onderbouwing’. Maar ook als ze het niet vragen, is het verstandig om aan te tonen dat uw organisatie de opdracht aan kan dankzij eerdere ervaringen.

Noem dan wel vergelijkbare en relevante projecten. Want u kunt heel trots zijn op een opdracht, maar vindt uw klant die ook wel zo interessant? Vergelijkbaarheid zit hem vooral in dezelfde doelstellingen, pijnen en werkomgevingen. Laat daarbij vooral zien wat het die ander opleverde door voor uw organisatie te kiezen. Help de potentiële klant dus over zijn koudwatervrees heen door te beschrijven wie hem al voorgingen en met welk resultaat.

U kunt ook quotes gebruiken van andere klanten. Maar dan moet de aanbestedende dienst deze klant wel als een autoriteit zien. Autoriteit overtuigt namelijk. Voor een nieuwe hypotheek vraag ik ook advies aan een financieel adviseur en niet aan mijn buurvrouw die caissière is

O ja, bedenk die quotes alstublieft niet zelf (ja, het gebeurt echt!), maar papegaai de (stop)woorden van die blije klant. Want blije klanten gebruiken woorden die u zelf niet kunt bedenken, maar die wel resoneren bij uw toekomstige klant. Bedachte citaten plukken uw beoordelaars er meestal zó uit. Ik herken ze in ieder geval meteen. Ze zijn vaak té gelikt of ze bevatten juist allerlei nietszeggende containerbegrippen.

Tot slot de meest onderschatte winstpakker: doe ’s gek!
Heeft u dat ook, dat de beste ingevingen vaak ‘out of the blue’ komen? U staat onder de douche, maakt een wandeling in het bos of ligt ontspannen op een yogamatje of de bank en ineens popt er een geweldig idee op. Dat is vaak dé winstpakker! Het zijn heel heldere ideeën. Ze voelen passend en logisch. Soms zijn ze totaal buiten de gebaande paden.

Op dit soort momenten heb ik bijvoorbeeld toffe ideeën gekregen voor een opvallende vormgeving van de offertes en voor innovaties. Daarmee zeg ik dus niet dat u moet kiezen voor een opvallende vormgeving of voor het aanbieden van een innovatie. Hiermee wil ik alleen aangeven dat u mag vertrouwen op uw ideeën die ‘out of the blue’ ontstaan. Luister daarnaar. Durf die risico’s te nemen die goed voelen.

Wilt u het beter doen? Stop dan met ploeteren en malen over uw plannen. Neem eens afstand. Zoek de ontspanning op en kijk wat er in u opkomt. De beste plannen worden geschreven vanuit helderheid, niet vanuit chaos in het hoofd.
     

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl Alle artikelen van deze auteur