Wist u dat er beproefde methoden zijn waarmee u de klant kunt beïnvloeden? Lees over de Riem-formule. Die maakt zowel uw bieven krachtiger als andere presentatie-vormen.
U heeft een nieuw product waar u heel trots op bent en u wilt er over schrijven aan uw relaties. U heeft een aanvraag voor informatie gekregen en u wilt de brochures begeleiden met een brief. U wilt solliciteren voor een nieuwe baan en u denkt een sollicitatiebrief te sturen met uw curriculum vitae.
► De vraag is: hoe maakt u uw brieven doeltreffender?
Wie of wat is belangrijker? Velen schrijven brieven – en presenteren in het algemeen – alsof zij, de brenger van de boodschap, belangrijker zijn dan de ontvanger. Het probleem begint al bij onpersoonlijke adressering:
Perfect Presentation t.a.v. Dhr. D. Bloch [straat of postbus] [postcode/stad] [eventueel: land]
Voelt meneer Bloch zich persoonlijk belangrijker dan zijn organisatie? Waarschijnlijk wel. Overweeg het volledig schrappen van de afkorting t.a.v. en het gebruiken van een logische piramide van klein tot groot. Dus:
De heer [voluit] D. Bloch of David Bloch [als u weet dat uw klant dat waardeert] Perfect Presentation en de overige adresgegevens die al in het piramide-model passen.
Is er een afdeling of functietitel die u wilt gebruiken, gebruik weer de piramide:
De heer D. Bloch Hoofd Afdeling Communicatie Perfect Presentation
Gebruik ook cursief en vet om een onderscheid te maken tussen persoonsnaam en -functie, en het bedrijf. Doe hetzelfde op uw visitekaartje en onderaan uw brief: gebruik lettertype en -stijl om naam en functie te onderscheiden.
Wie is belangrijker? Het probleem zet zich voort met Hierbij sturen wij …, die vaak de eerste woorden van de eerste alinea zijn. (Wie overigens is 'wij'? Gebruik 'wij' uitsluitend wanneer er meer dan één handtekening onderaan de brief staat.) De essentie van klantgericht schrijven zit in de uitdrukking: Hierbij ontvangt u … Vergelijk met luisteraargericht presenteren en zeg: U ziet zo meteen … in plaats van: Ik laat u nu zien ...
Waarom schrijft u? ►Het doel van alle presentaties (schriftelijk of mondeling) is om de ontvanger te beïnvloeden om over te gaan tot actie.
Brieven dus die alleen maar 'informeren' zijn bijna nutteloos. Gebruik de formule RIEM om u te helpen uw doel te bereiken.
Eerst de relatie … Veel schrijvers willen meteen tot de kern komen, en vallen met de deur in huis. Informatie, dus. Neem echter de tijd om een brug te bouwen met uw lezer. Dat is de R van RELATIE. Geachte heer Bloch is een prima aanhef, én misschien zijn er momenten wanneer u andere formuleringen met meer effect kunt gebruiken, zoals Beste mijnheer Bloch, Beste David Bloch, Geachte David Bloch.
► Kernpunt: er is géén standaardaanhef!
De waarde van R wordt u duidelijk in dit voorbeeld, de eerste zin na de aanhef: Dank u voor uw belangstelling voor abc-producten, waarmee u xyz-doelstelling met meer gemak kunt bereiken.
… daarna de I van INFORMATIE Na het bouwen van een eenvoudige brug kunt u nu uw informatie aankondigen: Daarom ontvangt u de gegevens ... Begin nu al om de gewenste actie te stimuleren: …die u nodig heeft om uw productieproces nóg efficiënter te maken ... Hetzelfde geldt voor verkoop- én sollicitatiebrieven (óók een verkoopbrief!): laat de brochure/flyer/cv voor zichzelf spreken. Uw taak is de ontvanger te motiveren deze met een positieve instelling te lezen.
Brandstof De E in de RIEM-formule is van EMOTIE. Bij een mondelinge presentatie is dit de levendigheid van uw mimiek en de functionaliteit van gebaren, beweging en stemafwisseling. In alle presentaties speelt verder de taal een rol, vooral in brieven. Gebruik bijvoorbeeld korte zinnen, de tegenwoordige tijd, de bedrijvende werkwoordsvorm, andere bijvoeglijke naamwoorden dan goed, mooi of leuk, en vermijd alles wat negatief of overdreven klinkt (niet, ja, maar …, erg, geweldig, ontzettend). Gebruik vooral uitdrukkingen met een emotionele waarde. Vergelijk: Ik ben werkzaam bij abc-bedrijf, en: Bij abc-bedrijf ben ik verantwoordelijk voor …
M = MOTIVEREN Met emotioneel taalgebruik geeft u de lezer redenen om tot de gewenste actie over te gaan. Omdat het in zijn voordeel is. Onthoud dat de producteigenschappen horen in de meegestuurde informatie, de voordelen ervan etaleert u in de begeleidende brief. Of, u impliceert dat de lezer op verzoek de juiste, aangepaste details kan ontvangen.
Tip De Riem-formule is een uitstekend hulpmiddel om de lezer/afnemer te beïnvloeden en hem tot de gewenste actie te bewegen.
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
De RIEM is mooi maar de uitleg ervan uitermate warrig. Denk dat iemand die geen brieven kan schrijven het zeker niet kan na het lezen van deze uitleg. Succesvol presenteren is wat anders dan succesvol brieven schrijven. Ieder z'n vak!
Robbert Bosch
Geachte max,
Waarom zo negatief?
Robbert
max kooijmans
Beste Robbert,
Niet negatief maar realistisch.
Kijk naar de mailings en brieven die je dagelijks in de brievenbus krijgt. Daar valt nog heel veel aan te verbeteren.
Er zijn uitstekende eendaags-cursussen waar je kunt leren een betere verkoopbrief te schrijven. Deze blog suggereert dat RIEM nieuw is en brieven oplevert die beïnvloeden.
Neem nu de zin "Of, u impliceert dat de lezer op verzoek de juiste, aangepaste details kan ontvangen." Dan begrijp je het echt niet.
Dit is een afgeleide van het AIDA-model. Een beproefd model voor succesvolle marketingcommunicatie.
jan
tsja, brieven schrijven. Het liefst natuurlijk zonder taal-, stijl- en schrijffouten. Gebruik in dit kader de abc knop op je computer. Een brief met een of meer van dergelijke fouten verdwijnt bij mij meteen in het groene archief.
De adressering van een brief hangt af van het feit aan wie je hem stuurt en heeft niks te maken met de belangrijkheid van iemand. Wil je dat een bepaalde persoon privé aangeschreven moet worden en gebruik je daarvoor het zakenadres, dan komt de naam van de persoon bovenaan te staan en dan pas de naam van het bedrijf. Dan weet men op de postkamer(of secretariaat) of een brief alvast open gemaakt en ingeboekt kan of mag worden.
Die AIDA-formule is zo gek nog niet.
Ik deel de kritiek van Max Kooijmans (overigens een DM-er waarvan wij veel kunnen leren).
Je zou veel onduidelijkheid kunnen wegnemen door eens een compleet voorbeeld te geven van een verkoopbrief. Zou bijzonder instructief kunnen zijn. Neem je die uitdaging aan?
Max, Robbert, Erik, Jan, Michel - allemaal van harte bedankt voor jullie input en opmerkingen bij de eerste verschijning van het artikel in 2008.
Helaas, door een softwarefout kwam ik niet op de hoogte van jullie reacties - anders had ik er beslist eerder op gereageerd.
Het RIEM-model is maar één benadering van het 'beter' schrijven van brieven. Zo'n artikel is derhalve geen vervanging voor 'de toets der kritiek' bij een echte brief.
Net als een restaurantmenu je een indicatie geeft van wat je mag verwachten, zo ook is dit artikel een indicatie van een richting van verandering en verbetering.
Al was het maar 'de piramide' van de adressering ...
T.a.v lijkt nog steeds onuitroeibaar ...
Dank, Gerard, voor jouw goedkeuring tevens waardering!
Wat heb jij een interessante website - voor het eerst zie ik zo'n schermindeling.
Ja, zeker in jouw branche is er doorgaans veel te doen wat betreft klantgericht en origineel schrijven.
Maak gul gebruik van mijn tips!
Verras je klanten!
Tip: stuur een persoonlijke, met de hand geschreven PostIt met iedere factuur!
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
