Vladan Soldat is headhunter gespecialiseerd in de technology sales arbeidsmarkt. Met zijn ervaring binnen zowel het software sales vakgebied als het recruitment vak, helpt hij managers om succesvolle, commerciële teams te bouwen.Kijk op www.nobelrecruitment.com voor meer informatie.
Na een drukke dag met het bezoeken van prospects en/of klanten rijd je terug naar kantoor of huis. Je hoofd zit vol informatie en je hebt tijdens je gesprekken veel op geschreven…nu nog de verwerking ervan. Maar wanneer moet dit? En heb je daar eigenlijk wel veel zin in?
Een herkenbaar probleem van veel accountmanagers, of niet? Veel accountmanager praten (en luisteren) liever dan dat ze schrijven. Toch is het erg belangrijk om de verkregen informatie aan de computer toe te vertrouwen.
In dit artikel zal ik ingaan op het nut van het verwerken van deze informatie en vervolgens een aantal tips geven hoe je rapporteren voor jezelf 'draaglijk' kunt maken.
Wat is het nut van rapporteren? Rapporteren heeft mijn inziens tot doel om op de langere termijn te onthouden of te weten wie je klant is (in de ruime zin van het woord) en waar je klant behoefte aan heeft.
Heb je hier wel eens aan gedacht?
Wie heeft binnen het bedrijf kennis van jouw klant als je vertrekt? (ervan uitgaande dat je loyaal bent aan je werkgever)
Welke collega weet dat hij niet hoeft te bellen met dat ene bedrijf, aangezien jij net 5 minuten geleden dat bedrijf hebt gebeld?
Wat weet jij nog precies van je prospect als hij na een jaar nog geen klant is geworden?
Weet jij van al je klanten precies uit je hoofd hoe de organisatie in elkaar steekt?
Weet jij bij iedere klant wat je de vorige keer hebt besproken?
Weet jij van al je klanten exact waar hij behoefte aan heeft op de langere termijn?
Hoe kun je inhaken op een behoefte terwijl je niet meer zeker weet of die behoefte bij klant A of klant B speelde?
Het soms irritante van rapporteren weegt mijns inziens niet op tegen het nuttige effect hiervan: je hoeft alleen korte termijn informatie te onthouden, je ligt 's nachts niet wakker omdat je de informatie nog in je hoofd hebt, je organisatie wordt een machtig bolwerk aan informatie.
Hoe verwerk je met zo min mogelijk energie zoveel mogelijk informatie? Als het dan toch moeite kost om te rapporteren, dan kun je maar het beste een manier vinden om dit met zo min mogelijk energie te doen…Daarom volgen hieronder enige tips:
rapporteer altijd via een vaste structuur. De meeste CRM-pakketten kennen een dergelijke structuur. Wanneer je niet beschikt over een CRM-pakket, creëer dan je eigen systeem in bijvoorbeeld Word. (maak van elke prospect/klant een aparte map aan en verdeel deze onder in de verschillende contactpersonen. Maak vervolgens per contactpersoon een logboek aan);
rapporteer tussen de bezoeken door of maximaal na 1 dag (ander zit de informatie niet meer vers in je hoofd en duurt de verwerking langer omdat je meer moet nadenken over wat er gezegd is);
structureer je gesprek op een dusdanige manier dat je tijdens de verwerking niet voor vragen komt te staan en hierdoor vertraging en mogelijk irritatie oploopt;
boek tijd vrij in je agenda voor het rapporteren;
onderscheid hoofd- van bijzaken (niet alles wat je tijdens gesprek hebt opgeschreven is belangrijk;
open bij telefonische contacten met je klant alvast zijn logboek, om zodoende direct na het gesprek de verkregen informatie te kunnen invoeren;
Bovenstaande lijst is uiteraard niet uitputtend, maar het zijn manieren waarop ik, als accountmanager, omga met de verwerking van mijn (telefonische) gesprekken.
In hoeverre je het rapporteren irritant of nuttig vindt, laat ik geheel aan jouw oordeel over. Mijn idee is dat het soms irritant is, maar altijd nuttig!!
Succes met je gesprekken en de verwerking ervan!
Met vriendelijke groet,
Hans Zomer
Vladan Soldat
Vladan Soldat is headhunter gespecialiseerd in de technology sales arbeidsmarkt. Met zijn ervaring binnen zowel het software sales vakgebied als het recruitment vak, helpt hij managers om succesvolle, commerciële teams te bouwen.Kijk op www.nobelrecruitment.com voor meer informatie.
het probleem van rapporteren voor een verkoper is dat subjectieve zaken moeten worden vastgelegd en al snel als objectieve waarheid worden uitgelegd. Hierdoor loop je nog meer de kans als project manager ( zie eerder artikel) te werk te gaan dan als proces manager. In rapporten staan altijd kansen met data en % succes maar nooit : er is iets wat de klant wil geen idee wat het gaat worden maar als is hem die kant op kan sturen zit er dit en dit voor ons in. rapporteren dwingt subjectieve zaken objectief te maken en dat is erg lastig, echter soms wel noodzakelijk. Daarnaast ben ik van mening dat je de tijd voor rapportage beter kan gebruiken om je afspraken na te komen. Als je je opvolging van afspraken vastlegd is verder rapportage nauwelijks werk.
NienkeS
Hoezo herkenbaar… om nog maar niet te spreken over het bijhouden van gegevens. Verkopers (althans ik) zijn (euh.. ik ben dus) een lopend, eigenwijs en vooral koppig klanteninformatiesysteem. Je stopt er een vraag in en je weet dat het antwoord erin zit, of het eruit komt is een vraag van een volledig ander kaliber. Dit is namelijk afhankelijk van een tig tal factoren die dagelijks verschillen. Een aantal factoren zijn: “heeft het systeem vandaag zin om te delen”, “wil het systeem delen met de betreffende vraagsteller”, “is het systeem vandaag beschikbaar”, “linker of rechterbeen vanmorgen”, en zo verder. Het nut van documenteren is denk ik niemand vreemd, zeker op momenten dat het “systeem” heeft besloten dat de harde schijf vol zit en het willekeurig en zonder overleg data heeft gewist (ook al is dit data vaak maar van tijdelijke aard) verdwenen al is er vaak een back-up (je zat immers niet alleen in het gesprek)).
De aangekaarte punten onder het kopje: “Heb je hier wel eens aan gedacht”, heb ik allen aan der lijven ondervonden voornamelijk kwaadschiks (tja hoe moet je anders leren….). Nu heb ik per ongeluk ook een mening (ja echt….). En volgens die mening zijn er minimaal 3 redenen om niet te (hoeven) documenteren. Ik snap dat verdere uitleg noodzakelijk is hehe dus hier komen ze:
1.Jezelf onmisbaar maken
( let op hier komt weer een mening): ik geloof hier niet in. Iemand die onmisbaar is is het grootst mogelijke risico binnen een organisatie, niemand is onmisbaar zolang (en nu gaan we ergens komen) de kennis van deze persoon bereikbaar is voor collega’s al is dit weer discutabel als je gaat praten over gunning))
2.Luiheid
(Dit behoeft geen verdere uitleg anders dan het feit dat ik me altijd veilig probeer te verschuilen achter het feit dat ik me heb laten vertellen (zolang het me uitkomt) dat dit een standaard kenmerk is voor verkopers)).
3.Prioriteiten stellen
(Als ik thuiskom na een dag van overleggen, braaf luisteren, aantekeningen maken en zo voort lees ik mijn mail, bereid ik de volgende dag voor en dan ben ik er eigenlijk wel klaar mee (lees punt 2 : luiheid) voor mij betekent prioriteiten stellen ook altijd dat wat NU prioriteit heeft, een klant belt met een vraag, de prognoselijst is al in geen tijden bijgewerkt, een collega loopt langs voor een praatje en meer van die onzin. Dit zijn allemaal zaken die op de dag zelf voorrang krijgen op documenteren))
Excuses… maar laten we eerlijk tegen elkaar zijn t zijn allemaal smoesjes (ik kan het weten heb ze stuk voor stuk opnieuw uitgevonden). Waarom ik terugval op deze smoezen ondanks dat ik me ervan bewust ben? Het is zooooooo saai om te documenteren; zoals eerder besproken je hebt de hele dag geluisterd, aantekeningen gemaakt en dan moet je alles wat nog vers in je geheugen ligt in gaan “kloppen”. Ik neem me altijd voor het First thing tomorrow te doen… euh moet ik gaan toegeven of ik hierin gedisciplineerd ben? Ik pleit voor zo’n notebook die je aantekeningen omzet in verslagen, en graag met software die ook de aantekeningen noteert die in enkel in “mijn systeem” genoteerd staan.
Klaasjan
Dit gaat nergens over.. natuurlijk moet je rapporteren.. om herhaling van fouten tegen te gaan
Johan van Diessen
kennis is macht!
Wanneer je deze kennis hebt opgedaan is van groot belang.
Als je alles goed rapporteerd inclusief datums en belangrijke aspecten heb je een slag om de arm bij vervolg gesprekken.
Gebruik alles wat je rapporteerd als zinnige informatie voor in de toekomst, je leert er van en hebt altijd iets om op terug te vallen.
Zowel klanten als prospects geven niet meteen alle informatie bloot, mocht je toch essentiele informatie weten te verkrijgen kan je deze altijd gebruiken om een persoonlijk tintje aan de gesprekken toe te voegen.
Johan
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
