Bijna alle salesmanagers klagen over het gebrek aan opvolging van lopende offertes. U hebt meer invloed dan u denkt. 7 tips voor een andere aanpak.
Voor wat betreft de effectiviteit is offerteopvolging in eerste instantie een zaak van de verkoper, wat de reden is dat hun managers vaak vervallen tot signaleren wat mis gaat en klagen. Maar salesmanager kunnen het heft in eigen hand nemen door de deze verkoperstaak actief te gaan managen. Hier volgen 7 tips voor effectief management van de offerteopvolging.
1. Een registratiesysteem Zorg ervoor dat u een registratiesysteem heeft voor de offertes zelf én voor de offerteopvolging. "Simpel" zegt u, "dat hebben wij". De meeste bedrijven hebben inderdaad een CRM-systeem, maar verkopers zien er vaak tegen op het te gebruiken. In even veel gevallen is een statistische opvolging van offertes via het CRM-pakket bijzonder moeilijk.
TIP: In salesmanagement is de kwantitatieve opvolging van offertes belangrijk, zorg er voor dat u de cijfers heeft om na te gaan wat er gebeurt en met welk resultaat.
2. Investeer zelf ook tijd in de opvolging Besteed zelf aandacht aan offerteopvolging. Als de baas zelden vraagt naar offerteopvolging dan denken verkopers dat opvolging niet echt belangrijk is. Veel managers denken dat zij daar geen tijd voor hebben. Spijtig want het gaat over directe omzet.
TIP: Het kost nog geen tien minuten per verkoper per week om �" als salesmanager �" effectief aandacht te geven aan offerteopvolging.
3. Statistische analyse Geef vooral aandacht aan de statistische gegevens over offerteopvolging en minder aan de inhoudelijk kant. Als salesmanagers aandacht geven aan offerteopvolging dan valt het op dat zij uren tijd besteden aan het bespreken van wat klant Peeters en klant Jansens allemaal gezegd hebben en hoe hun verkoper daarop inspeelt. Ja, dat is nuttig als u een jonge onervaren verkoper in uw team heeft. Iemand in een leerfase. Met volwaardige verkopers gaat het niet om de inhoudelijke kant maar om het aansturen van hun gedrag en tijdsgebruik. In feite is het inhoudelijke dikwijls irrelevant en gaat het om de inspanningen van de verkoper. Zijn de inspanningen doelgericht?. Hoe meer u inspeelt op het inhoudelijke, des te meer u om de tuin kunt worden geleid door de verkoper, want het wordt allemaal anekdotisch.
TIP: Beperk u in besprekingen over offerteopvolging tot cijfergegevens over de inspanningen van de verkopers om tot resultaten te komen.
4. Geen vrijblijvende offertes meer Bepaal voor eens en altijd dat 100% opvolging van de offertes de norm is in uw bedrijf. Verkopers hebben tal van excuses om offertes niet op te volgen:
Ja, ik voel het dat het toch niets wordt.
Hij was toch maar een shopper. Die koopt niet.
Een dromer, die klant.
Ik heb te veel werk, het is te druk.
Ik volg alleen maar de interessante offertes op.
Welnu, dat is allemaal onzin: als de verkoper selecteert - wat hij uiteraard wel mag doen - dan is het de taak van de verkoper om dat vooraf in te schatten. Een verkoper die inschat dat een klant (nog) niet geïnteresseerd is om te kopen, doet er goed aan de offerte niet aan te kondigen en zeker niet op papier te zetten. Hij werkt beter op richtprijzen, budgetten, catalogusprijzen, lijstprijzen en dergelijke in plaats van over te gaan tot transactieprijzen. De reden is simpel: een klant die nog geen transactieprijs kreeg is meer geneigd om spontaan terug te komen. Een klant die een transactieprijs kent, komt nooit spontaan terug. Tenzij u toevallig de beste of goedkoopste was.
TIP: Vrijblijvende offertes zijn uit den boze. Zorg ervoor dat u geen offertefabriek wordt en op die manier kan u opteren voor 100% offerteopvolging.
5. Arbeidsvoorwaarde Maak 100% offerteopvolging een minimum vereiste in het arbeidscontract. Afwijking ervan is een fout, want taakverzuim. Inderdaad, wij gaan er nogal eens van uit dat de verkoper zichzelf afstraft als hij niet goed verkoopt, want minder commissie. Wat men dikwijls vergeet is dat hij daarmee een belangrijk deel van de omzet van het bedrijf verspeelt en dus van de bottom line. Als een administratief medewerker op deze manier met de bottom line omgaat, hoelang zou u dat dan dulden?
TIP: Communiceer duidelijke doelstellingen, controleer wat er gedaan wordt om ze te realiseren en koppel er gevolgen aan als de verkoper de noodzakelijke inspanningen niet levert.
6. De offerte flow Als u alleen maar offertes uitschrijft voor klanten die werkelijk in de markt liggen voor uw producten of diensten dan is dat een vrij empirisch proces. Er zijn in wezen slechts drie uitkomsten van de offerteopvolging, te weten:
Bingo: het is verkocht. De offerte verlaat het opvolgsysteem en gaat naar uitvoering.
Lost: De klant heeft ergens anders gekocht, of geeft duidelijk en gefundeerd te kennen dat hij niet gaat kopen. De offerte verlaat het opvolgsysteem en gaat naar de rubriek dood. Wees sportief, laat u niet ontmoedigen. You can't win them all. Het enige wat hier nog nuttig is, is het achterhalen van het waarom wij niet goed (genoeg) waren. Deze feedback is nuttig voor de eigen organisatie.
Pending: De klant is ontwijkend, niet zeker, verdaagt zijn beslissing, vertoont vluchtgedrag. Dit moet kost wat kost van nabij opgevolgd worden.
TIP: Leg opvolgacties voor pending offertes duidelijk vast in de agenda en to do lijsten.
7. De agenda van de verkoper Als verkopers offerteopvolging goed uitvoeren dan moeten er per definitie allerlei acties gepland staan in hun agenda.
TIP: Wil u de proef op de som? Vraag regelmatig naar de planning van offerteopvolging in de agenda's van de verkopers.
Conclusie Als u zelf als salesmanager werk maakt van offerteopvolging, zullen de verkopers in uw team ook sneller geneigd zijn dat te doen. Klaag niet over wat er niet gebeurt, maar gebruik die energie om te zorgen dat het wel gebeurt.
Walter Spruyt
Walter Spruyt is 1 van de 2 drijvende krachten acher Salesguide.be. Al 15 jaar vergezelt en coacht hij verkopers, ook is hij sales trainer en consultant actief. Walter is medeauteur van o.m. 'operationele verkoop' en 'operationele offertes'.
Eindelijk een schrift wat ik kan voorleggen dat het echt werkt.
dit ga ik uitgebreid onder de aandacht brengen.
ik zelf doe het wel maar de rest van de verkoop heeft het te druk.
van af morgen krijgen ze het echt druk.
Dank.
Wij maken speciale parketvloeren, volledig op maat naar wens van de klant. Onze klanten zijn parketwinkels en parketimporteurs in 10 landen in Europa. Van onze klanten krijgen wij aanvragen: wat kost dit en kunt u dat maken? Voor sommige tailor-made vloeren moeten wij ook speciaal hout zoeken, dat direct beschikbaar is, en dan berekenen wij welke bewerkingen wij moeten doen en wat de uiteindelijke prijs zal zijn. Prijsberekeningen kunnen enkele dagen tot zelfs een week duren om alles goed te bekijken en te berekenen. Dan gaat de offerte naar de klant (wederverkoper). Als er binnen de drie dagen geen reactie komt, gaat het licht uit. Wij bellen dan onze klant op: ja mijn klant weet het nog niet zo goed, hij twijfelt, of erger: ik heb ook nog niets gehoord. Ik kan zelf de eindklant niet opvolgen. Hoe los je dit op? Wederverkopers zijn niet altijd de besten om hun klanten nà offerte op te volgen. Hoe kan dit anders? Dank voor uw antwoord. Groeten, Toon.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
