Beperkte presentatietijd en zoveel te vertellen, plus nog de 'verplichte nummers' die van bovenaf zijn opgelegd – hoe pakt u dat aan? Er bestaat een haalbare oplossing.
Frank is senior manager bij een bekend Nederlands bedrijf dat overal ter wereld actief is. Hij geeft leiding aan een team van 18 specialisten en hij moet vanwege zijn functie veel en vaak presenteren. Ook de 'verplichte nummers'. De bedrijfscultuur is wat presentaties betreft heel traditioneel: snel praten en het standaardgebruik van 'doorlopende' PowerPoint-presentaties met volgepropte slides, getoond tussen de bekende clichés "Goedemorgen, ik ben ..." en "Dank u voor uw aandacht, zijn er nog vragen?" Frank is er trots op hoe hij een presentatie inkrimpt tot slechts (!) 19 slides in 20 minuten; hij is, tijdens een persoonlijk consult, verbaasd te ontdekken dat het werkelijk anders en beter kan.
Pieken en dalen Om gehoor te geven aan wat hij als verwachting ervaart, beschrijft Frank alle details, propt zijn slides vol en raast gewoon door. Dat de aanwezigen zich amuseren met hun tablets en smartphones is geen wonder, want niemand kan hem bijhouden. Ja, hij heeft de presentatie gehouden en hij heeft de eindstreep gehaald binnen de aangegeven tijd. Maar of dat het hem en zijn luisteraars een aangenaam en tevreden gevoel geeft, is een andere zaak. Franks valkuil is dat hij te veel in detail gaat. Hij beschrijft zowel de aantrekkelijke 'pieken' – de winsten, de voordelen, de leuke features – maar hij duikt daarnaast in de diepte van alle tussenliggende dalen, alle projectdetails tot twee cijfers achter de komma beschrijvend. Geeuw!
TIP Maak gebruik van een hand-out. Bij Franks bedrijf is het de gewoonte om de hele PowerPoint-presentatie van tevoren aan de deelnemers te verzenden, waardoor saaiheid nagenoeg gegarandeerd is. Onthoud: Als de luisteraar het verhaal vanaf het scherm en/of vanaf de hand-out kan volgen, is de spreker overbodig.
Pieken Er is zeker een andere oplossing voor zo'n situatie, waar een enkel consult al hielp. Al snel beseft Frank dat hij te vaak verzandt in details (de dalen) en dat hij veel beter bij de pieken kan blijven. Er is immers een hand-out met alle details. Zo werkt het:
"Zou het waardevol zijn als wij onze klanten konden helpen met een brandstofbesparing?" (Positieve aandacht van de luisteraars.) "Zou 1 à 5 procent interessant kunnen zijn ... tegen kosten van enkele honderd euro's?" (Nu heeft hij de volledige aandacht – het gaat immers om aggregaten die elektriciteit opwekken en die meer dan 7.000 uur per jaar draaien en dat weten de luisteraars al te goed.) "Dat kan ... en de oplossing is [naam]. En wilt u de details weten ... dat leest u dan straks in de hand-out." (Wijst ernaar.) "Ja, hier kunt u er alles over lezen ... maar nu gaan we verder ... er ligt nog veel meer moois en interessants voor u in het verschiet ..." (Hij gaat door naar de volgende 'piek'-slide.)
Heeft Frank nu de volledige aandacht? Reken maar! Meer dan dat, de hand-out heeft nu een werkelijke functie én een werkelijke waarde.
Slides De oorzaak van een bepaalde 'presentatieluiheid' en het grote probleem waarmee Frank kampt, is de knop 'hand-out afdrukken' in het PowerPoint-programma. Integrale slides, zoals ze doorgaans worden geprojecteerd, zijn geen volwaardige hand-out! Ook het projecteren van alle informatie in de hand-out is een vorm van visueel geweld waar de meeste luisteraars (lezers!) zich voor afschermen en zich dus voor afsluiten.
De slides die Frank voortaan zal gebruiken zijn 'gestript': ze zijn slechts een schaduw van de gedetailleerde versies in de hand-out. Geen 'bron', slechts afgeronde getallen, alleen bedoeld om trends aan te geven – een beeld dat meer zegt dan enkele honderden woorden, zo niet een duizendtal, en dat in één oogopslag te vatten is.
Frank leert ook dat hij veel effectiever kan beginnen en eindigen zonder de slides die concurreren met de aandacht voor hemzelf, om zo sneller een brug met de luisteraars te bouwen en hen aan het einde te motiveren de door hem gewenste stappen te nemen. Geloofwaardigheid Door meer ruimte te creëren, met minder slides, kan Frank langzamer praten en meer interactie op gang brengen. Alles komt zijn geloofwaardigheid ten goede. Als u iets belangrijks wilt vertellen, vertelt u het dan langzaam of snel?
Een ander paradigma Frank heeft de eerste stap genomen, maar is nog niet klaar. De bedrijfscultuur houdt een bepaalde verwachting in en hij moet sterk in zijn schoenen staan om zich te weren tegen deze vastgeroeste gewoonten. Als ook u dit herkent, onthoud dan de waarde van deze stelling wanneer u uw volgende presentatie voorbereidt:
Wij verdrinken in informatie, terwijl wij dorsten naar kennis. (John Naisbitt, Megatrends, 2000)
David Bloch
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Je bevestigt, Thomas, het feit dat de hand-out doorgaans een vergeten en ondergeschikt hulpmiddel is.
Werken met de flip-over vergt een bepaalde handigheid. Het is een verrassend veelzijdig middel dat bijzonder effectief is ter ondersteuning van het verhaal.
Uiteraard is er nog werk te doen, want wat IS dat nu eenmaal, 'een goed voorbereid' middel?
En wat is nou een JUISTE hand-out?
Een ding is zeker: dat is iets héél anders dan alleen maar de afgedrukte PP-slides!
Jouw opmerking prikkelt me om te zoeken in mijn ruim 90 artikelen die inmiddels op Verkopersonline.nl staan. En wat ontdek ik? Dat ik het artikel over effectief gebruik van de flip-over nog mag schrijven. Dank!
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
