Met uw offertes verleidt u potentiële klanten. En net als in de kroeg gaat het vaak mis door taalgebruik en een slechte eerste indruk. Leer van veelvoorkomende missers en gebruik deze tips.
Dagelijks herschrijf ik offerteteksten van verschillende bedrijven. Inmiddels evalueerde ik honderden offertetrajecten. Daarbij zie ik regelmatig dezelfde missers voorbijkomen.
Cliché opening Zo had ik dit artikel kunnen beginnen met: 'Naar aanleiding van de vele offerteteksten die ik dagelijks herschrijf…', maar de kans dat u dan afhaakt is erg groot. Ik wil u niet wegjagen maar juist inspireren. Dus ja, met stip op nummer 1 in de lijst van de meest gemaakte fouten in offertes: openen met een cliché. Denk aan 'naar aanleiding van ons plezierig gesprek' of 'hierbij stuur ik u met genoegen'. Brrrrr: saai. Besteed tijd aan uw openingszin en schrijf een prikkelend begin van uw offerte.
TIP Zorg dat u gelijk bij de opening de aandacht grijpt. Enthousiasmeer, maak uw lezer gretig om door te lezen. Gebruik bijvoorbeeld een letterlijke uitspraak van uw (potentiële) klant tijdens het verkoopgesprek. Daarmee toont u aan dat u goed heeft geluisterd en de klantvraag begrijpt.
Wollig taalgebruik 'Persoonlijk vind ik wollig taalgebruik verhullender dan een bivakmuts' is een spreuk van Loesje. Mooier kan ik het niet zeggen. Er lijkt soms kortsluiting te ontstaan tussen ons hoofd en onze vingers. Er komen zinnen uit onze vingers, die we nooit uit onze mond krijgen. Vaak vol hulpwerkwoorden, die ruimte tot interpretatie geven. Begin eens met het vermijden van hulpwerkwoorden. Echt, die hulp heeft u niet nodig!
TIP Vermijd de hulpwerkwoorden 'willen', 'kunnen', 'worden' en 'zullen'. Deze hulpwoorden maken uw aanbod onduidelijk en wollig. Wees extra alert op het gebruik van 'worden'. Dit roept bij inkopers gelijk de vraag op: door wie en wanneer. Terwijl het hulpwerkwoord 'kunnen' de indruk wekt dat deze optie niet standaard in uw aanbod zit.
Jargon gebruiken Vooral techneuten en ict'ers kunnen er wat van. Denk nou niet dat uw klanten uw geheime taal wel begrijpen. Ze kopen niet voor niets diensten of producten bij u in, omdat ze het zelf niet in huis hebben en er dus doorgaans minder verstand van hebben. Het probleem is dat u vaak blind bent geworden voor uw vaktaal. Het zijn voor u vanzelfsprekende woorden geworden.
TIP Twijfelt u of uw teksten begrijpelijk zijn? Vraag iemand buiten uw branche uw offerte na te lezen. Houd bij het schrijven van uw aanbod Einstein in gedachten:
If you can't explain it simply, you don't understand it well enough.
Geen duidelijke structuur Op school heeft u vast niet geleerd hoe je een offerte schrijft. Ik ook niet. Toen ik meer dan 20 jaar geleden begon in de sales deed ik maar wat. Ik kopieerde offertes van mijn collega's, die het ook nooit geleerd hadden. En wat een blunders maakte ik daardoor! Het vinden van de prijs werd voor de lezer een zoekplaatje.
TIP Geef uw offerte een duidelijke structuur mee. Pas deze structuur al toe in uw verkoopgesprek. Dat helpt u bij het schrijven van uw offerte. Een voorbeeld van een overzichtelijke structuur:
Uzelf centraal zetten Ik snap wel dat u dit doet, want u bent natuurlijk super trots op uw bedrijf en uw diensten. Maar wat heeft de klant eraan? Wat levert het hem op? Zet dus wat vaker uw klant centraal. Doe dat niet alleen op papier. Geef uw klant ook daadwerkelijk aandacht. Vraag door in het verkoopgesprek en achterhaal de vraag achter de vraag. Uw klant betekent toch meer voor u dan alleen een pratende portemonnee?
TIP Beschrijf in uw offerte de klantvraag en laat zo zien dat u de klant begrijpt. Maak uw meerwaarde duidelijk voor uw potentiële klant. Beschrijf in uw aanbod bijvoorbeeld concrete resultaten die u voor andere vergelijkbare klanten heeft behaald. Zoek steeds verbinding met de angsten en behoeften van uw klant en uw product of dienst. Geen vervolgafspraak maken Dit lijkt een open deur, maar helaas zie ik het nog vaak gebeuren. U heeft niets aan een sterke offerte als u de klant geen gelegenheid geeft om moeiteloos JA tegen uw voorstel te zeggen. Zonder JA wordt uw offerte nooit een opdracht. Maak concrete vervolgafspraken, dus inclusief een datum! Verwerk deze in het slot van uw offerte.
TIP Maak het uw klant gemakkelijk door zelf het initiatief tot contact te nemen.
Conclusie Om van een offerte een opdracht te maken is het noodzakelijk dat uw offerte wordt gelezen. Schrijf uw offerte sprankelend en vermijd clichés, jargon en wollig taalgebruik. Kies uw woorden zorgvuldig en plaats ze in een duidelijke structuur. Zorg altijd voor een vervolgafspraak en geef uw klant de gelegenheid moeiteloos JA tegen uw voorstel te zeggen.
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Er zijn nog geen reacties geplaatst. Wilt u als eerste reageren?
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
