Dit is geen regulier stukje over offertes. Ooit wel eens gelezen wat de psychologische redenen van slechte offertes zijn? U leest in de komende paar minuten puur goud.
Alvorens u in te wijden in het geheim van een winnende offerte anno nu, is het van belang te weten waaróm offertes in de meeste gevallen geen voldoende scoren bij de lezer.
Waarom zijn 9 van de 10 offertes niet goed opgesteld?
Men vindt het niet leuk om ze op te stellen.
Men heeft het idee dat de tekst erg formeel moet zijn met een stijl anno 1900.
En luistert niet goed naar wat gevraagd wordt (en verwoordt het dus incorrect).
De gedachte is te vaak dat de deal al gesloten is tijdens het gesprek (hoe fout kun je zitten!). De offerte is slechts detail…
De 'hunter' is vaak geen deal-closer (creatief versus detaillist).
en maakt veel te veel gebruik van copy-paste offertes.
Nakijken door een ander kost teveel tijd en kan een ego aantasten (Ik maak geen fouten)
Het wordt zo duidelijk dat het lezen van een stukje over het schrijven van succesvolle offertes niet voldoende is. Het betekent voor de opsteller een commitment naar perfectionisme en aandacht voor details vermengd met creativiteit en actieve taal.
Veel lange zinnen kunnen korter en bondiger geschreven worden. Ofwel: vermijd overbodig taalgebruik. Een veel voorkomende valkuil is dat men begint na te denken als men begint te schrijven en dat denkproces later niet verwijdert uit het verhaal. Ook is men trots op de fraaie volzinnen die uit het brein zijn ontsproten en men heeft moeite om deze weer te verwijderen, ook al voegen ze eigenlijk niets meer toe. Sterker nog: ze zwakken de kracht van uw offerte af.
De effectieve openingszin is niet uw eigen zin Wat denkt u dat de lezer het liefste leest? Uw woorden, of z'n eigen woorden? Heeft u wel eens een stukje geschreven voor een lokaal blaadje (sportclub, school, studentenvereniging, brancheblad, bedrijvenverenigingsorgaan, business club nieuwsbrief)? En als het nummer uitkomt en bij u op de mat valt… welk stukje leest u dan het eerst en met de meeste interesse? Inderdaad, uw eigen stukje! De rest leest u vaak niet eens echt goed. Waar lacht men in het theater het hardst om? Juist, om de situaties waarin men zichzelf het beste in herkent (Ja, stom hé, dat doe ik nu ook altijd maar waarom eigenlijk?). Gebruik daarom een paar krachtige woorden van de prospect, die u tijdens het intakegesprek heeft opgeschreven. Het toont uw luistervermogen, uw inlevingsvermogen, uw begrip voor waar het om draait en maakt effectief gebruik van de spiegeltechniek.
De 80-20% regel van de offerte 80 Procent van de tekst gaat over (de situatie van) de prospect en 20% gaat over uzelf. Verwijder de nice to know elementen en beperk u tot de need to know informatie.
Geen onplezierige verrassingen! Is de offerte in correct Nederlands opgesteld? Staan alle afspraken hierin? Geen addertjes onder het gras? Geen onplezierige verrassingen (Oh, ik dacht dat uw voorstel inclusief BTW en reiskosten was?; En zie ik het nu goed dat u ineens extra 6% bureaukosten rekent?)
Niet correct Nederlands of verkeerde aanhef is een teken van slordigheid, onnauwkeurigheid of van non-professionaliteit en getuigt meer van desinteresse in de klant dan u denkt. Zeker in de huidige tijd van het 'snel besluiten moeten nemen door informatieoverload. U maakt het de prospect te gemakkelijk om een snelle beslissing te nemen… En deze onnauwkeurigheid af te straffen door het direct in de prullenbak te gooien. Hoe vaak leest u nog post waar uw naam verkeerd gespeld is? Deze missers slaan direct terug op het vertrouwen in uw dienstverlening of productverkoop!
De reden van deze 'missers' is vaak dat men dit vergeten is te vertellen/vragen tijdens de intake, óf dat men het bewust niet heeft verteld om het gesprek soepel te laten verlopen. En als de klik goed geweest is, dan zijn die paar extra dingetjes toch geen breekpunten... Misschien kwam u er vroeger mee weg, maar tegenwoordige niet meer.
Offertefouten zijn hardnekkig! Wat ik u als laatste ga vertellen zal u sterk verbazen. U gaat het zelfs niet geloven. Het lezen van deze tips alléén, zal u helaas weinig verder helpen. U blijft uw fouten herhalen, omdat aangeleerd gedrag nu eenmaal erg moeilijk te veranderen is. Ondanks voornemens voor verandering, valt men in de meeste gevallen weer terug op het vertrouwde patroon. Het is een automatisme geworden.
U zult het echt moeten trainen, wilt u effect gaan zien. Schrijf offertes en laat ze nakijken door een expert. Ik schrijf dit vanuit expertise maar vooral ook uit eigen ervaring. U moet de rode penstrepen door uw verhaal zien, vooraleer u ervan zult leren. Het schrijven in de actieve taal is veel moeilijker dan dat het lijkt. U zult nog vaak in deze valkuilen trappen en daardoor nog vele uitgestuurde offertes in de prullenbak zien verdwijnen (Hebben ze nog niet teruggebeld? Ik heb de offerte toch al twee weken geleden verstuurd?!). U zult denken dat u het weet en steeds zult u dezelfde fouten maken. Het is hardnekkig. De beste tip die ik kan geven: vraag hulp van een professional die uw offertes nakijkt en u tot wanhoop drijft!
Tips
Bedenk een effectieve openingszin, die onmiddellijk de aandacht van de lezer trekt.
Schrijf in een actieve vorm.
Vermijd overbodig taalgebruik! Veel zinnen kunnen echt korter…
Gebruik geen dubbel negatief. De focus zal onbewust toch op het tweede negatieve woord geplaatst worden: Ik ben niet ontevreden.
Richard van Houten was 15 jaar eigenaar/MD van Bron & Partners Sales- en Communicatieopleidingen.
Nu geeft hij met zijn bedrijf Blue Tree Consultancy BV advies op gebied van organisatiestrategie, verandermanagement, soepel samenwerken, commercie en emotionele invloeden bij aan/verkoop van bedrijven. (Sales)Trainingen verzorgt hij via Bron & Partners
dank voor je artikel. Ik denk dat het volstaat met open deuren die iedereen eigenlijk wel weet, maar toepassen...tja, dat is vaak wel moeilijk!
Het gebruik van copy paste offertes in in mijn ogen niet altijd verkeerd. Als je een aantal producten hebt met een lage investering en zonder ingewikkelde toepasbaarheid bij je klant dan zie ik eigenlijk alleen maar voordelen in een standaard copy paste verhaal. Voor elk van deze 'eenvoudige'en 'goedkope' producten een persoonlijke offerte maken zou teveel tijd kosten van de dure salesmensen!
Vanuit onze ervaring als leverancier van software voor het maken van offertes vul ik graag aan. En wel over de feitelijk aangeboden producten of diensten in offertes.
In veel aanbiedingen sluit de oplossing niet aan bij de behoefte! Omdat de verkoper de behoefte niet heeft begrepen. Of omdat hij niet in staat is de vertaling te maken van behoefte naar oplossing. Een magere basis voor een positieve beslissing!
In veel andere offertes staan feitelijke fouten! De aangeboden oplossing is technisch onvolledig of zelfs niet leverbaar omdat de wens van de verkoper niet aansluit op wat daadwerkelijk geleverd kan worden. Verder worden door knippen en plakken fouten herhaald of is de informatie verouderd. Dat kost de aanbieder vaak een belangrijk deel van zijn marge!
Met de juiste hulpmiddelen zijn de genoemde problemen te voorkomen. Wat de punten die jij hebt genoemd niet minder belangrijk maken...
Beste Richard,
Goed verhaal over offertes. Graag voeg ik er iets aan toe.
Een effectieve offerte is volgens mij opgebouwd uit twee delen, twee fundamenteel verschillende teksten: een begeleidende brief waarin je de relatie met de potentiële opdrachtgever bevestigt en versterkt en een bijlage met feitelijke informatie over product, kosten, levertijd, etc.
De eerste tekst schrijf je in de eerste en tweede persoon en is volledig afgestemd op de situatie, wensen etc. van de ontvanger. De tweede tekst is een objectief verhaal, geschreven in de derde persoon, zonder persoonlijke details.
In mijn digitale, eindeloze schrijftraining BOEKZONDEREIND komt dit voorjaar de offerte-tekst als nieuwe case aan de orde.
Ik ben ook al een paar keer enorm geschrokken van teksten die als offerte de deur uit gaan... De zender realiseert zich blijkbaar niet dat de ontvanger op dat moment een zeer waardevolle relatie is. Onbegrijpelijk af en toe!
Het samenstellen van een offerte wordt inderdaad nog steeds onderschat. Naast de door jou genoemde valkuilen blijkt in de praktijk dat kennis voor het maken van een offerte, niet geborgd is. De informatie zit ‘tussen de oren’ van de specialisten en is niet toegankelijk voor sales/dealers/agenten. Het resultaat is dat de specialist veelvuldig vragen moet beantwoorden van sales/dealers/agenten uit – vaak - de gehele wereld. Dit is niet efficiënt.
Het is ook niet nodig bij het gebruik van de juiste internet tools. Een webbased sales configurator biedt de sales/dealer/agent alle kennis die nodig is om oplossingen te configureren, te calculeren en het (offerte) document te genereren.
Kijk hiervoor eens op onze website en maak kennis met onze ultra-moderne, gebruiksvriendelijke oplossing. Met een ROI van tussen de 6 en 12 maanden.
Ik mis de toevoeging van een visuele component. Misschien omdat het bij ons vakgebied hoort (drukwerk en webdesign), maar ik merk dat wanneer onze offertes korter worden en meer beeld bevatten, ze eerder geaccordeerd worden.
Daarnaast maak ik ze vaak persoonlijk in plaats van formeel. Ook dit past bij onze branche, maar in mijn ogen ook meer bij deze tijd.
Groet,
Jop
Richard van Houten
Beste Jop,
Dank voor je zeer goede aanvulling. Een visuele component doen wij er áltijd bij in een offerte. Dat kan bijvoorbeeld ook al in de mail, waarin de offerte als bijlage is verstuurd. Ook verwijzen wij in de offerte nu eigenlijk altijd naar visuals, zoals YouTube filmpjes waarin men de (aangeboden) trainer aan het werk ziet.
Ook hebben we al een paar keer een MindMap offerte uitgebracht. Alle informatie dus in één visueel schema en daar kunnen plaatjes uitermate goed in worden verwerkt.
Je opmerking stimuleert mij weer om nóg vaker en meer visuals te gaan inzetten in offertes. Thanks Jop!
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
