Het schrijven van een perfecte offerte kost tijd. Met deze tips schrijft u een stuk sneller en enthousiaster een offerte, die naadloos aansluit bij de klant.
U hebt een goed verkoopgesprek gehad met een klant en mag een offerte uitbrengen. Enthousiast rijdt u terug naar kantoor. Daar wordt u echter meteen opgeslokt door andere taken of collega’s die van alles aan u vragen of van u willen. Het schrijven van de offerte verdwijnt vervolgens op de to-do list. Zo tegen het eind van de werkweek komt die taak weer naar boven. Zucht.
Schrijf direct na het gesprek Direct na het gesprek zit u juist nog zo lekker in de positieve energie en zit alles nog vers in het geheugen. Dus hou die energie liever nog even lekker vast en maak er gebruik van. Begin altijd meteen na het gesprek met het schrijven van een eerste opzet van de offerte. Als u het meteen doet, zorgt dat voor een offerte die beter aansluit bij het gesprek. Het bespaart u bovendien later ook nog eens veel tijd, omdat u niet meer hoeft te graven in uw geheugen! Hoe fijn is dat?
Plan uw schrijftijd bewust Plan vooraf al tijd in uw agenda voor het schrijven van de offerte. Liefst dus zo snel mogelijk na het verkoopgesprek. Als u dat inplannen tegelijk met het plannen van de afspraak zelf doet, voorkomt u dat andere - vast ook belangrijke - taken in de weg komen te zitten.
Kies voor een moment van de dag waarop uw energieniveau het beste is. Voor iedereen is dat anders. Globaal zijn er mensen die het liefst vroeg in de ochtend of juist in de avond schrijven. Mensen die direct na het wakker worden aan de slag gaan, maken optimaal gebruik van hun wilskracht, hoge mate van creativiteit en hun goede mood. In de avond zijn er echter vaak minder afleidingen, heeft u inspiratie opgedaan gedurende de dag en heeft u vaak minder haast.
Schrijf zelf Iets wat we niet leuk vinden, schuiven we graag voor ons uit, of willen we graag uitbesteden aan een ander. Voor een winnende offerte moet u als ondernemer of verkoper toch echt zelf de eerste opzet schrijven. U bent de enige die de energie vanuit het verkoopgesprek over kan brengen op papier. Dus ook als uw collega van de binnendienst of een tekstschrijver de offerte schrijft, plant u toch altijd schrijftijd in.
Begin gewoon Ga dus direct na het verkoopgesprek zitten en ga gewoon schrijven zonder na te denken. Schrijf op wat in u opkomt. De eerste gedachte is vaak de beste gedachte! Let niet op spelling en grammatica. Maak fouten. Zet vooral die innerlijke criticus even opzij. U weet wel, dat kritische stemmetje dat altijd vindt dat het beter kan. Die heeft u pas later nodig als u gaat herschrijven. Toch nog last van kortsluiting bij het schrijven van offertes? In dit artikel leest u 5 tips, waarmee een schrijversblok snel verdwijnt.
Maak lijstjes Pak uw aantekeningen - de notities uit het gesprek - erbij en vul deze aan. Start eens met het puntsgewijs benoemen van de klantvraag en uw aanbod:
Welke wensen of angsten heeft uw toekomstige klant?
Wat gaat u hem of haar aanbieden?
Wat zijn de voordelen voor deze klant?
Wist u dat opsommingen graag gelezen worden in offerteteksten? Lijstjes zijn moeilijk te weerstaan. U bent nu dus al bijna klaar met uw offerte!
Word een perfectioneerder Mijn perfectionisme zat mij jarenlang in de weg. Zelfs met het schrijven van dit artikel kom ik het weer tegen: ik wil het eigenlijk meteen goed doen. De goedbedoelde tip ‘laat perfectionisme los’ helpt totaal niet bij mij. En ja, ik weet ook dat perfectionisme allesbehalve perfect is.
Dankzij mijn perfectionisme heb ik echter wel de mooiste opdrachten kunnen binnenhalen. Want zeker in de wereld van aanbestedingen met complexere offertes, draait het om de details. Dus ik omarm mijn perfectionisme toch maar liever, alleen net even anders.
Heeft u ook de neiging tot perfectionisme? Noem uzelf vanaf vandaag geen perfectionist meer. Vanaf nu bent u een perfectioneerder. Begin dus gewoon met schrijven. Zonder te veel na te denken. Fouten maken mag in deze eerste fase. U kunt het later altijd nog bijschaven.
Samenvattend Plan het schrijven van de offerte altijd al van tevoren in direct na het verkoopgesprek op een moment waarop uw energieniveau hoog is. Als u het schrijven meteen na het gesprek doet, sluit de offerte beter aan bij het gesprek. Laat perfectionisme los en begin gewoon met schrijven en het opsommen van lijstjes. Perfectioneren van de offerte kan altijd later nog.
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Ik neem na een gesprek liever de tijd om een en ander even te laten bezinken en rustig de tijd te nemen om een en ander te overdenken.
Verder ben ik veel onderweg, met meerdere afspraken op een dag, en kan daardoor meestal ook niet direct aan een offerte beginnen. Maar mogelijk werkt dit wel zo voor anderen.
Leuk dat je reageert op mijn blog. Altijd goed om het gesprek even te laten bezinken voor je een aanbod doet. En natuurlijk heeft iedereen zijn eigen werkwijze. Ik bedoel dan ook zeker niet dat je de offerte meteen (direct na je gesprek) moet afmaken en versturen.
Start jij je offerte met een standaard (cliché) openingszin en hoef jij je klant niet te laten zien dat je hem begrepen hebt, dan kun je het ook best later doen. Zo ken ik iemand die standaard de hele woensdag alleen maar offertes de deur 'uitwerkt'. (Jaja, de deur uitwerken, zo noemt zij dat. Niet echt klantvriendelijk he? Maar dat is in haar geval ook minder nodig.)
Voor onderscheidende en opvallende offertes is het handig om je enthousiasme te laten zien in je openingszin (weg met die cliché!) en een stukje over het gesprek (papegaaien dus). Dan is het zo snel mogelijk schrijven van je eerste opzet echt heel efficiënt én effectief. Bijvoorbeeld in een gezellig koffietentje in de buurt van je volgende klant.
Veel schrijfplezier!
Hartelijke groet,
Natasja
(de auteur van dit artikel)
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
