Tijdens presentaties piepen de mobiele telefoons, komen de serveersters binnen, loopt iemand per vergissing de zaal in …, u hoeft het maar te bedenken en het gebeurt een keer. De vraag is: wat kunt u er aan doen?
In de communicatie is er altijd een zender en een ontvanger. Maar er is ook ruis die de overdracht in de weg staat. In het eerste deel van een tweeluik over dit storende fenomeen kijken we naar ruis die van buitenaf komt. In het tweede deel komt de ruis die u zelf teweeg brengt aan bod.
Ruis van buiten Storing van buiten betreft alle onverwachtse gebeurtenissen tijdens een presentatie. Zo viel op mijn 40e verjaardagsfeest in het Paviljoen Von Wiet een van mijn gasten flauw tijdens mijn welkomstpresentatie: te veel alcohol op een lege maag. Een eendagsseminar in Hotel 't Speulderbos werd steeds onderbroken door het geluid van gevechtsvliegtuigen die boven het hotel vlogen. De Veluwe staat bekend om haar militaire oefeningen en op deze dag was het raak! Beperken storing van buiten = voorbereiding Een deel van dit soort storingen kunt u vermijden door u op alles voor te bereiden. De uitdrukking verwacht het onverwachte is hier van toepassing! En ook: te weten dat ondanks alle voorbereiding toch storing kan optreden! Een vel papier op de deur met de titel van de bijeenkomst kan helpen 'vreemde bezoekers' te weren. Het helpt ook om duidelijke afspraken te maken met locatiemedewerkers – onder wie baliepersoneel – over wat te doen met (telefonische) boodschappen en wanneer koffie- en theepauzes worden gehouden. Schriftelijke aantekeningen (memo's) helpen hierbij! Of u van tevoren contact opneemt met de plaatselijke vliegbasis, is discutabel. Wel kan het bij bepaalde bijeenkomsten nuttig zijn om te controleren bij bijvoorbeeld de politie of ANWB of u wegversperringen of andere belemmeringen in mobiliteit of bereikbaarheid kunt verwachten.
Storing kent vele wegen. Zo ontstond door veel animo voor een seminar de behoefte aan een grotere zaal en was het nodig om van locatie te veranderen. Twee deelnemers beweerden de brief met de aankondiging nooit te hebben ontvangen. Die brief is wel naar iedereen verzonden. De vraag is of u ervoor kiest om na te bellen (of te sms-en, of e-mailen) of de brief is aangekomen. Als de bijeenkomst belangrijk genoeg is, dan doet u dat.
In de planningsfase neemt u verschillende scenario's door om alle denkbare organisatiefouten en storingen te voorkomen.
Beperken storing van buiten = bekwaamheid Een spreker die sterk in z'n schoenen staat en ontspannen is, reageert ad rem op de juiste manier. U als spreker bent de regisseur, u heeft de leiding. Hoe u met storing omgaat, zegt veel over uw bekwaamheid als spreker. De belangrijkste regel is: wanneer er storing optreedt, stop met praten. Gebruik dat moment om te ontspannen, u bewust te worden van uw ademhaling, u rustig te houden.
In het geval van de man die flauwvalt, zijn er voldoende medegasten in de directe omgeving die de nodige actie kunnen ondernemen. Wanneer de situatie 'opgeruimd' is (de man zit achter in de zaal op een stoel, z'n assistente is erbij) en de rust keert terug onder de luisteraars, dan is het juiste moment gekomen om een toepasselijke opmerking te plaatsen, zoals: "Ah, de macht van het woord!" Vat samen wat u vóór de interruptie zei en ga verder.
Hetzelfde geldt voor andere storingen. Als er gepraat wordt tijdens uw presentatie, wacht tot u weer de volle aandacht heeft. Als er praters in de zaal zijn en u steeds moet stoppen, krijgt u op den duur de medewerking en sympathie van de andere luisteraars die ook last hebben van de praters.
U zult vast kunnen beamen dat veel luisteraars vrijelijk, ongeremd en storend hoesten en proesten. Pikt u deze storing? Ik niet. In het begin stop ik bij iedere hoest- of niesbui, ik wacht en dan herhaal ik mijn laatste woorden voordat ik verder ga. Als de storing doorgaat, dan ben ik geneigd om te stoppen, de luisteraars hier attent op te maken, tot drie te tellen en te vragen of iedereen de keel goed wil schrapen om zo de 'ontploffingen' in te perken. Dit leidt meestal tot hilariteit, want het onbewuste nies- en proestgedrag is nu eenmaal een bekende bron van irritatie.
Opsommend Uw rust en zelfbeheersing zijn de belangrijkste wapens in deze strijd. Wanneer u alert bent – en de ervaren spreker is dat – dan pauzeert u tijdens de storing en met een kleine herhaling hervat u uw verhaal.
David Bloch
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Er zijn nog geen reacties geplaatst. Wilt u als eerste reageren?
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
