Ruis kan onze communicatie danig in de weg staan. Soms komt de storing van buiten, maar regelmatig ontstaat de ruis ook juist tussen onze oren. Hoe herkent u dit en, belangrijker, hoe gaat u ermee om?
In de communicatie is er altijd een zender en een ontvanger. Maar er is ook ruis die de overdracht in de weg staat. In het eerste deel van dit tweeluik keken we naar ruis die van buitenaf komt (gebruik 'ruis' als zoekterm en u vindt het betreffende artikel). In dit tweede deel komt de storing van binnenuit aan bod. Het betreft hier alle 'filters' in de communicatie tussen zender en ontvanger bij presentaties. Zo gaan we het hebben over verschillende communicatiestijlen, maar ook over hoe de ontvankelijkheid van de luisteraar te beïnvloeden.
Filter I: "Ik moest van de baas." Als een luisteraar vrijwillig aanwezig is, heeft ú meer kans om uw boodschap over te dragen dan wanneer hij gedwongen aanwezig is. Houd daar rekening mee in de voorbereidingsfase: de kwaliteit van de 'uitnodiging' die uw luisteraars krijgen, bouwt aan de verwachtingen die ze hebben.
Besteed méér tijd aan het kweken van een geschikte verwachting!
Stel u heeft een slecht-nieuws verhaal en u wéét dat wát u ook doet, de luisteraar(s) zich al (enigszins) vijandig opstellen. Begin dan uw presentatie door meteen de 'ballon' van spanning door te prikken: kom zo snel mogelijk tot de kern en bouw een brug van sympathie en begrip met de luisteraars. Laat ze weten dat u het probleem serieus neemt, dat u hén serieus neemt. Ga dan pas over tot het bespreken van de situatie en de te nemen acties. Laat zien dat u met beide benen op de grond staat, dat u zelfverzekerd en besluitvaardig bent én op zoek naar oplossingen. Uw congruente lichaamstaal is hierbij essentieel!
En als dit allemaal niet lukt? U heeft te maken met groepsdynamiek, waardoor u geconfronteerd wordt met negativiteit en weerstand: vijandigheid, gekwebbel, onderlinge gesprekken en afwijzende lichaamstaal. Hier zijn enkele scenario's, allemaal met hun eigen risico's ... en potentieel succes:
Vertrek: maak duidelijk dat u geen zin heeft om te proberen iets te vertellen waar kennelijk geen behoefte aan is.
Ga in overleg met de organisator: laat degenen die niet aanwezig willen zijn vertrekken en alleen degenen die er echt willen zijn blijven zitten.
Pas uw programma aan: benadruk duidelijk het doel van de bijeenkomst (nog een keer) en vraag dan de luisteraars om zich in kleine groepen van 5-7 op te splitsen om te praten over wat zij willen horen en uit de bijeenkomst willen halen.
Filter II: "Wat een oen!" Er wordt beter geluisterd naar iemand die prettig overkomt. De verpakking is immers de drager van de boodschap. Als uw luisteraars een negatieve eerste indruk van u krijgen, beperkt dat de overdracht van uw boodschap. Een opgewekte, optimistische uitstraling is geboden. Hier ook is aandacht voor uw kleding en uiterlijk pertinent op z'n plaats: de kwaliteit van uw persoonlijke verzorging straalt een boodschap uit van respect en zelfrespect. Een congruente lichaamstaal ondersteunt uw woorden. De aandacht die u besteedt aan de luisteraar ('u', 'jullie') in plaats van aan uzelf als spreker ('ik') zet de toon die doorslaggevend is.
Filter III: "Wij zitten (niet) op dezelfde golflengte." Hier volgen voorbeeldzinnen om communicatiestijlen aan te geven: Visueel: "Je ziet veel huizen …." Auditief: "Je hoort zelden iets over dat soort huizen ..." Kinesthetisch: "Je komt veel huizen tegen, waar ..." Iedereen heeft een primaire communicatiestijl; de meesten hebben een andere stijl op de tweede plaats; een enkeling heeft zelfs een goed ontwikkelde derde stijl. De beste verkopers bewegen moeiteloos tussen de stijlen om zo met iedere luisteraar in de groep op dezelfde golflengte te komen, waardoor deze zich meer aangesproken en dus meer betrokken voelt bij het verhaal.
Het is in uw voordeel om uw persoonlijke voorkeursstijl te onderkennen en, wanneer u een groep toespreekt, bewust alle communicatiestijlen te gebruiken.
Filter IV: "Hij praat te snel/langzaam." Een 'traag-prater' heeft moeite om een 'snel-prater' te volgen en andersom. In 1-op-1 gesprekken kunt u uw spreektempo aanpassen aan de ander. In grotere groepen zit een mengsel van spreektempo's. Daarom is het in uw voordeel om uw spreektempo af te wisselen tijdens uw presentatie. Het gaat overigens ook om uw volume en uw intonatie. Wanneer u deze ook afwisselt, kunt u méér luisteraars interesseren. Verder heeft deze manier van spreken als voordeel dat u levendig en enthousiast overkomt; het geeft zelfs uzelf, als spreker, energie!
Filter V: "Ik heb meer/minder detail nodig." De een heeft meer behoefte aan het grotere beeld terwijl de ander juist behoefte heeft aan alle details. Deze twee extreme types communiceren slecht met elkaar. Bekend is dat topmanagers meer behoefte hebben aan visie (terwijl ze de details wel zien, maar delegeren). Uitvoerenden houden zich juist met details bezig. Daarom bespreekt u zowel visie als details (voorbeelden).
Filter VI: "Wat saai!" Er zijn geen saaie onderwerpen, alleen saaie sprekers. U verdient aandacht door inzet, enthousiasme en, vooral, het betrekken van de luisteraars.
Gebruik 'u' of 'jullie'. Wanneer u enthousiast wordt, gaat u automatisch over op 'je'. Prima, want iedereen luistert voor zichzelf.
Gebruik 'we' wanneer het over 'u + ik' gaat. Dit werkt motiverend en schept een band.
Vermijd 'ik', zeker aan het begin en aan het einde. Een spreker die teveel 'ik' zegt, komt egocentrisch over. Het is in uw voordeel de luisteraar de indruk te geven dat u hem waardeert en belangrijk vindt.
Gebruik 'overbruggingsuitdrukkingen'. Dit zijn uitdrukkingen die u gewoonlijk in tweegesprekken gebruikt: "U zult het vast met me eens zijn dat ...", "Stel ...", "U zult misschien kunnen beamen dat ...", "Uit uw eigen ervaring weet u dat ...", "Denk met me mee ..."
Stel diverse vragen: open (ideaal voor kleine groepen; schrijf reacties op de flip-over!), gesloten (formuleer positief om 'ja' te krijgen), retorische (waardoor u ook de aandacht trekt).
Durf stiltes te laten vallen. Karel Jonckheere schreef ooit: "Woorden mogen uitsluitend dienen om de stilte te verbeteren."
Vertel minder, en vertel er meer over. Gebruik anekdotes en citaten. Bouw herhaling in, want niemand hoort alles de eerste keer.
Gebruik effectieve visuele hulpmiddelen. Niet om uw verhaal te vertellen (te veel tekst op het scherm), maar juist om uw boodschap te ondersteunen. Tekst is géén visueel hulpmiddel. U wilt toch luisteraars? (Liever lezers? Schrijf dan het verhaal op en presenteer niet.) Symbolen, plaatjes, een enkel woord ... dát zijn échte hulpmiddelen.
Tot slot Ruis en storing zijn een belangrijk onderdeel van effectief en overtuigend presenteren en motiveren. Er is nog veel meer waardoor u uw luisteraars kunt boeien; maak u de tips uit dit artikel eigen en de overige inzichten komen dan gegarandeerd vanzelf!
David Bloch
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Ik voer momenteel een onderzoek uit rondom interne en externe ruis. Ik vroeg mij af welke bronnen er voor deze informatie is gebruikt. Dit zou voor mij zeer van pas komen!
Anouk, ik herken je vraag - typisch voor onderzoekers.
Het zal misschien moeilijk voor je zijn om te geloven, maar IK ben de bron van alle artikelen die ik publiceer.
Je bent van harte welkom om verder contact op te neen via www.perfectpresentation.nl
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
