Succes in de verkoop betekent goed presenteren
Voor veel mensen is spreken voor een groep het ergste wat er is. Een Amerikaans onderzoek uit 1973 beweert dat Amerikanen banger zijn voor het geven van een presentatie dan voor de dood. De website van de Leidse Universiteit doet ook een aardige duit in het zakje: "In universitaire kringen wordt vrees voor spreken in groepen door zowel studenten als docenten onderschat en is met schaamte beladen." 
Toch is presenteren een noodzakelijke vaardigheid in een werkend leven. Succes in je werk kan vrijwel niet meer zonder het vermogen om voor een groep te spreken. Twee voorbeelden van slechte presentaties
In een week tijd mocht ik onlangs twee dramatische missers bijwonen. Een psycholoog houdt een verhaal voor zestig belangstellenden. Leuke inleiding. De man staat echter voor de begindia van zijn powerpointpresentatie, zodat we in de zaal vooral een silhouet zien. De tijd voor de dia's bleek na de inleiding op. Die paar plaatjes die wij nog in sneltreinvaart langs fietsten hadden teveel tekst, met te kleine lettertjes, terwijl de zaallampen al aangingen. Het tweede drama was surrealistischer. Een manager van een multinational wilde in de lunchpauze verslag doen van een bezoek aan de Amerikaanse eigenaar. Hij was 's ochtends vroeg teruggekeerd op Schiphol en liep al grappen makend het podium in de kantine op. Het voetvolk in de zaal kon de grappen niet volgen omdat de manager intussen ook een stokbroodje wegwerkte. Er bleek een probleem tussen laptop en beamer, dat bijna de hele lunchpauze duurde. Tenslotte zei de manager maar dat er binnenkort een schriftelijk verslag via het intranet zou worden verspreid. Terloops voegde hij er aan toe dat een van de resultaten van het overleg in Amerika een noodzakelijke bezuiniging van 20% was. Meer info dus later op het intranet. In die laatste twee minuten lunchpauze had de manager voor zo veel onrust gezorgd dat de ontstane branden nog steeds niet geblust zijn. Het verslag op intranet, ruim een week later, was zo diplomatiek geformuleerd, dat daar niemand enige waarde aan hechtte. Twee recente voorbeelden uit een eindeloze reeks van slechte presentaties. Waarom leren wij het niet?
Valt het eigenlijk wel te leren, of is het alleen iets voor natuurtalenten? Diverse aanbieders van trainingen zeggen dat het prima te leren valt. Het is een knop in je hoofd die ommoet, dat is alles. Als je het door hebt, dan begrijp je het, om met Johan Cruyff te spreken. Voor presenteren geldt trouwens hetzelfde als voor voetballen. Je leert het niet uit een boek, maar je leert het door het te doen én je leert het goed door heel veel te oefenen. Trainen.
Je thuis voelen
Een presentatie moet boeiend zijn, leuk, afwisselend, inspirerend, anders wordt er niet geluisterd. Klinkt logisch, maar lukt dit iedereen? Het tweede punt is nog lastiger. De luisteraar moet zich veilig, geborgen en betrokken voelen. Hij of zij moet zich eerst thuis voelen, dan pas kan de boodschap overkomen. In alle andere gevallen wil de luisteraar weg. Als de spreker zich niet veilig voelt, dan voelt de luisteraar dat ook. Angstige sprekers worden niet geloofd.
Bij heel veel presentaties wordt onvoldoende of helemaal geen aandacht besteed aan de primaire noodzaak van een plezierig samenzijn. Een spreker begint gewoon te praten, of nog erger, voor te lezen, sheets te vertonen. Dat heeft dus geen enkele zin. Aan de primaire voorwaarde om te kunnen luisteren is niet voldaan. Lichaamstaal en stemgebruik
Veel belangrijker dan de feitelijke woorden zijn bovendien uw lichaamstaal en uw stemgebruik, de intonatie. C'est la ton qui fait la musique. Afwisseling tussen hard en zacht spreken, krachtig en warm, lange en korte zinnen, hoge en lage tonen. Rustige ademhaling, goede articulatie, voor in de mond. En vooral plezier in uw stem. Een neutrale houding is een voorwaarde om ruimte te krijgen voor uw verhaal. Een angstige of juist agressieve houding werkt averechts. De lichaamstaal komt bovendien sterker over dan de woorden. De uitgesproken woorden vormen slechts een klein percentage van datgene dat wordt onthouden.
Zegt u het op een vriendelijke manier? Rustig, zelfverzekerd, integer? De manager uit het begin van dit verhaal nam ons (even) niet serieus. Zoiets blijft hangen en de dreiging van die bezuinigingen ook. Een goede spreker is enthousiast, maar niet opdringerig, zoals een goede gastheer of gastvrouw. Vol aandacht voor de gasten. Vergelijk presenteren gerust met het doel van een feestje: een fijne tijd voor de gasten. Als presentator is dat uw verantwoordelijkheid! Het is dus van primair belang om er voor te zorgen dat luisteraar en spreker zich op hun gemak voelen. Dan pas is constructieve communicatie mogelijk. Maak het gezellig. Neem bloemen en cadeaus mee, maak praatjes met mensen, verwelkom je gasten en verstop je niet achter laptop of lessenaar. Zorg voor rust in de zaal, doordat u zelf rustig bent en ga zo snel mogelijk de dialoog aan met uw publiek. Vragen stellen en vragen laten stellen! Geen monoloog, maar een dialoog. Waar wordt u zelf blij van? Wat helpt denkt u? Dat willen luisteraars horen. Mensen willen geholpen worden. Een goed gesprek aan de keukentafel is duizend keer plezieriger en effectiever dan een monoloog van een autoriteit.
Daarom deden Barend en van Dorp het zo goed. De juiste houding
Stevig staan. Uw benen op zijn minst schouderbreed uiteen. Uw handen naast uw lichaam. Niet op uw rug, daar zitten ze klem, niet voor u, dat is angst. Zorg dat u rechtop staat. Schouders naar achteren. En dan diep inademen, laag in uw buik. Zorg dat u uw voeten voelt. Even wippen van tenen naar hakken, totdat u een goede balans ervaart. Ga gewoon midden tussen of voor uw publiek staan. Een goede presentator staat op het natuurlijke middelpunt van de ruimte. Minimale afstand
Zorg dat de afstand tussen u en uw publiek zo klein mogelijk is, dus geen lege eerste rijen, niet op een podium als het niet nodig is en bij voorkeur niet vanachter een lessenaar spreken. Bij kleinere groepen de stoelen in een kring zetten. Dat kan prima tot dertig, veertig mensen. Op deze manier hoort u wat uw publiek er van vindt. Aandacht geven is aandacht krijgen. Het kringgesprek zoals kinderen dat tegenwoordig op school leren is niet voor niets zo cruciaal voor de rust in een klas. Minimale afstand vertaalt zich ook in woordgebruik. Eenvoudig en direct, van hart tot hart. Dat raakt. Optimale voorbereiding en optimale spontaniteit
Een luisteraar steekt al snel een uur tijd in uw verhaal. De reis heen en terug, wachten voor aanvang en soms na afloop, plus de tijd van uw verhaal. Vijftig luisteraars is vijftig uren, maal een gemiddeld uurloon. Zoveel is uw verhaal waard. Dat is veel! Zoveel moet uw verhaal dus ook waard zijn, anders deugt de prijs/prestatie verhouding niet. Dit vereist een optimale voorbereiding. U weet alles over uw onderwerp. U weet alles over uw publiek. U hebt de zaal van te voren verkend en u bent ruim op tijd. U heeft uw verhaal proefgedraaid voor collega's of partner. U bent optimaal uitgerust, u heeft van te voren een warming up gedaan, inclusief stemoefeningen, zodat uw kaken ontspannen zijn. En tot slot heeft u de situatie, inclusief alle gebreken geaccepteerd, want beter kon u het niet voorbereiden. Vervolgens vertelt u een verhaal recht uit uw hart, geen tekst van papier en vergeet u alle voorbereidingen. Dan wordt u minimaal gehinderd door uw goede voornemens en uw teveel aan boodschappen. Dan kunt u het beste luisteren en reageren op uw publiek, zien of uw boodschap begrepen wordt, aanvoelen of er onrust in de zaal is, genieten van het bijzondere moment dat u samen met uw publiek maakt. Dan is er alle ruimte voor enthousiasme en ontmoeting, voor communicatie. Communicatie is immers het scheppen van gemeenschappelijke betekenis, volgens de definitie van de Groningse hoogleraar communicatie Gisela Redeker. Een boodschap tegelijk
Bij de voorbereiding hoort ook nog de inhoud. U selecteert allereerst tot één kernboodschap. Deze schrijft u in het midden van een vel papier. Daaromheen schrijft u de associaties die u van belang vindt, waaronder voorbeelden, anekdotes en metaforen. Met pijlen geeft u de verbanden aan. Zo maakt u een mindmap. Als u dit met veel aandacht doet, zit deze al in uw hoofd. Een mindmap over presenteren stuur ik op aanvraag. Een luisteraar wil perspectief. Hoe is het nu? Waar gaat het heen? Hoe is het zo gekomen? Wat heb ik er aan? Zo spontaan mogelijk
Techniek zit u in de weg en dat geldt helemaal voor te veel powerpointdia's. U wordt gedwongen om de lineaire logica van de sheets te volgen, terwijl de situatie misschien iets heel anders nodig heeft. Spontaniteit geeft ruimte om te reageren en te improviseren. Improvisatie, uiteraard op basis van een optimale beheersing van het onderwerp en uw mindmap.
Een spiekbriefje of kaartjes helpen beginnende sprekers op weg naar het verhaal uit uw hoofd presenteren. Uit het hoofd is nog niet goed genoeg bovendien. Uit het hart is de beste manier om je publiek te bereiken. Zo echt mogelijk. Spontaan is al bijna echt. U voelt donders goed (samen met uw publiek) de zwaktes en sterke punten in uw verhaal en u gaat automatisch onderbouwen met praktijkvoorbeelden. Daar wordt het echt van, geloofwaardig. U bent op de goede weg.
Nog een groot voordeel van uit uw hart (en hoofd) presenteren is dat u de natuurlijke kracht van het moment benut. Uw verhaal wordt niet langer dan nodig is, de aandacht blijft, want u reageert op uw publiek. Luisteren en spelen met stilte
Slechte sprekers praten alles vol. Goede sprekers spelen met de stilte. Ze wachten in stilte tot er rust is in de zaal. Dan pas beginnen ze. Ze zijn stil tussen hun zinnen in, zodat een zin de tijd krijgt om te landen bij de luisteraar. Ze luisteren naar wat ze zelf zeggen en naar wat het publiek te zeggen heeft. Ze geven anderen de ruimte doordat ze stil zijn. Zo ontstaat er dialoog.
Presenteren met je hart
Het heeft alleen maar zin als uw presentatie echt iets bijdraagt, anders verveelt u uw luisteraars en kunt u beter thuis blijven. Daarom, presenteer vanuit uw hart. Dan komen de juiste motieven en argumenten, die overtuigen. Dan houdt u een eerlijk verhaal waar u zelf blij van wordt en uw luisteraars ook. Dan wordt de dialoog een ontmoeting in plaats van een confrontatie. Dan levert een presentatie energie op. Dan is het een feest voor spreker en luisteraar.
Of denkt u er anders over? Ik hoor het graag!
Roeland Schweitzer
Schworks
Roeland Schweitzer
|
Roeland Schweitzer werkt al een heel leven op het gebied van (bedrijfs)journalistiek, verkoop, kunst en communicatie. Hij is presentatietrainer en spreker over communicatie. Hij is onder meer auteur van het cursusboek 'beter presenteren kun je leren’ en de klassieker 'Nooit meer verlegen'.
Alle artikelen van deze auteur
|
| 
