Hoe maakt u van uw inschrijving op een tender de winnende? Volg deze 5 stappen om van uw offertes opdrachten te maken!
Eindelijk, daar is de langverwachte publicatie voor een opdracht bij een (semi-)overheidsinstelling op TenderNed. Deze prachtige opdracht is voor u! U wilt, nee móet, hem binnenhalen. Daarmee haalt u immers uw omzetdoelen of houdt u een bestaande klant binnenboord. In 5 stappen leid ik u naar een succesvolle tekst voor een winnende inschrijving.
1. Lees en herlees de offerteaanvraag Het begint met lezen, en nog eens lezen, en misschien wel nóg eens lezen van de offerteaanvraag. Die heet ook wel ‘uitnodiging tot inschrijving’, ‘inschrijvingsleidraad’ of ‘beschrijvend document’. U leest net zo lang tot u de complete aanvraag doorgrondt.
Voor de hand liggend? Vind ik ook! Maar hoe vaak ik hoor dat mensen deze stap overslaan omdat ze de klant al kennen (denken ze) en precies weten wat de klant wil (denken ze). Zelf vermoed ik weleens dat ze er gewoon geen zin in hebben.
Hebt u ook zo’n collega, manager of directeur? Druk hem of haar op het hart álle aanbestedingsdocumenten te lezen. Belangrijke items zijn: de eisen, de gunningscriteria, de doelstelling van de klant, de beoordelingsmethodiek en alles rondom prijs. U kunt uw (eigenwijze, luie of drukke) manager, directeur of collega helpen met een samenvatting.
2. Maak een samenvatting Samenvatten is voor mij een tweede natuur. Natuurlijk vraagt het een tijdsinvestering, maar die verdient u later in het proces terug. Zo gebruik ik mijn samenvatting als een checklist tijdens het schrijven. En zo controleer ik of mijn teksten volledig aansluiten op de klantvraag. Tijdens het lezen, kopieer ik de belangrijke passages naar een ander document: mijn samenvatting.
Bij het samenvatten is het slim om het doel voor ogen te houden:
Beslissen of u überhaupt meedoet aan de aanbesteding.
Alle zaken op een rij krijgen die van belang zijn voor de prijs.
Alle elementen helder krijgen die van belang zijn voor de winnende tekst.
3. Stel vragen Hebt u vragen aan de aanbestedende dienst? Stel ze! Wel anoniem. In deze fase blijft uw bedrijfsnaam (vooral voor uw concullega’s) nog geheim. Hoe helderder uw vraag, hoe helderder het antwoord dat u krijgt in de nota van inlichtingen. U mag best wat sturend zijn in uw vraagstelling. Bijvoorbeeld door een vraag als: ‘Is onze aanname juist dat u XXX bedoelt?’ U maakt het de aanbestedende dienst dan makkelijk om ‘já’ te antwoorden. Hebt u meer nodig dan een kort ja of nee, stel dan open vragen.
4. Formeer een offerteteam Een inkoopmanager met meer dan 35 jaar ervaring vertelde me onlangs: ‘Hoe kleiner de organisatie, hoe lager de kwaliteit van de offerte.’ Dat valt te verklaren als u bedenkt dat in kleinere organisaties de directeur zelf of de salesmanager het inschrijven op aanbestedingen er vaak ‘even’ bij doet.
Zo ging dat bij mij meer dan 10 jaar geleden ook. Ik startte bij een uitzendbureau als regiomanager met de verantwoordelijkheid voor 6 vestigingen. De directeur hoorde dat ik ervaring had met tenders in mijn vorige baan. In mijn eerste maand werd een grote tender direct mijn verantwoordelijkheid (ik herinner mij het bedrag nog: 13 miljoen euro omzet per jaar). Dagen, nachten en weekenden zat ik naast mijn werk als leidinggevende te ploeteren om een offerte in te dienen. Niemand anders in de organisatie had hier ervaring mee en niemand snapte zelfs maar dat de deadlines fataal waren. Daarvan heb ik zoveel geleerd. Vooral dat het nooit alleen lukt! U hebt echt collega’s nodig voor een winnende offerte.
Offertes winnen doet u samen
In de ideale teamsamenstelling van uw offerteteam zit minimaal één eindverantwoordelijke, één eindredacteur voor de teksten, iemand met kennis van aanbestedingen, iemand met accountkennis en iemand met kennis van de gevraagde dienstverlening. Denk ook aan externe hulp als een aanbestedingsexpert of een tekstschrijver. Zij kunnen u helpen om uw ideeën perfect op papier te zetten of uw tekst te reviewen op volledigheid en klantgerichtheid.
5. Schrijf een onweerstaanbare offertetekst Verdiep u voor het schrijven eerst in de klant om uw verhaal te laten aansluiten op zijn doelen en wensen. En houd u aan de voorwaarden, zoals het maximum aantal pagina’s en lettertype. Natuurlijk volgt u ook de volgorde van de gestelde vragen.
Start langere teksten met een inleidende tekst, waarin u de lezer 'opwarmt'. Hierin herhaal u kort de klantbehoefte. Met dit 'papegaaien' laat u zien dat u de klant begrijpt. Vervolgens sluit u de inleiding af met uw visie of uw aanpak hierop, zodat de lezer overtuigd raakt dat u de beloftes waarmaakt.
Steeds vaker vragen aanbestedende diensten naar een SMART geschreven plan van aanpak. Maak uw aanbod duidelijk, concreet én controleerbaar. Vermijd bijvoorbeeld de hulpwerkwoorden ‘worden’ en ‘kunnen’. Deze werkwoorden geven namelijk ruimte voor interpretatie en geven twijfel.
Last but not least, u maakt uw offerte pas echt onweerstaanbaar met vormgeving. Binnen de kaders van de vormeisen hebt u alle vrijheid om er een offerte van te maken die een feest is om te krijgen. Een winnend feestje!
Kortom Maak van uw inschrijving op een aanbesteding een winnende inschrijving door het vijfstappenplan van SalesTAALent te volgen. Het begint met het doorgronden van de klantvraag. Het maken van een samenvatting en het stellen van gerichte of open vragen helpen u daarbij. Formeer een winnend offerteteam. Want offertes winnen? Dat doet u alleen maar samen. Tot slot laat u uw onweerstaanbare offertetekst met een inleiding en overtuigend taalgebruik opvallen in de grijze massa met vormgeving. Zo sleept u als salesmanager die prachtige opdracht binnen bij de klant die u graag wint of behoudt.
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Dankjewel voor je reactie.
Over welke stap of specifiek onderwerp (op het gebied van aanbestedingen) zou je meer willen lezen?
Hartelijke groet,
Natasja (de auteur van dit blog)
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
