Ambtelijke organisaties lijken ondoordringbaar om zaken mee te doen. Maar ambtenaren zijn ook net mensen! Ontdek hoe u binnenkomt bij een gemeente en vervolgens de opdracht wint.
Regelmatig geef ik lezingen over het schrijven van onweerstaanbare offerteteksten voor aanbestedingen. Het valt me op dat er dan vaak vragen gesteld worden hoe we überhaupt in contact komen met een ambtenaar bij een gemeente. Dat geeft mij inspiratie voor een artikel. Hoe u met de gemeente in contact komt voor mogelijke opdrachten en deze kunt winnen leest u dan ook in dit artikel.
Zaken doen met ambtenaren U bent ondernemer of salesprofessional en wilt graag zaken doen met een gemeente. Bijvoorbeeld met de gemeente in de plaats waar uw bedrijf gevestigd is. Hoe koopt uw gemeente eigenlijk in? Afhankelijk van het aan te besteden bedrag koopt een ambtenaar zelfstandig in of hij vraagt advies bij de inkoopafdeling. Eigenlijk zoals een medewerker bij een ‘gewoon’ bedrijf. Tja, ambtenaren zijn net mensen! Ook speelt mee of het om een kleine eenmalige aanschaf gaat, het inhuren van een derde of het afsluiten van raamcontracten. Hieronder de 3 belangrijkste tips hoe u binnenkomt bij gemeenten en de 5 stappen naar een winnende aanbesteding. Tip 1: kijk op de website van de gemeente Opdrachten met een geschatte waarde boven de aanbestedingsdrempels besteedt de gemeente Europees aan. Voor opdrachten met een waarde onder deze Europese drempels heeft een gemeente eigen aanbestedingsregels. Stel u daarom op de hoogte van het inkoop- en aanbestedingsbeleid op de website van de gemeente. Soms plaatsen gemeenten op de website een inkoopkalender met de te verwachte aanbestedingen.
Heeft u eigenlijk ooit wel eens gekeken op de website van uw gemeente hoe zij inkopen?
Tip 2: maak uw bedrijf kenbaar Voor opdrachten onder de aanbestedingsdrempels vragen de gemeenten offertes bij 1 of bij 3 tot 5 leveranciers. Dat heet een onderhandse aanbesteding. Klinkt heel spannend, maar ze vragen dus gewoon een offerte op bij organisaties die ze al kennen. Maak daarom kennis met de afdeling waarvoor u wilt werken, zodat u in beeld bent bij een eventuele volgende offerteronde. U vindt de gemeentelijke afdelingen op de website van de gemeente. Bel gewoon naar het algemene telefoonnummer en laat u doorverbinden. Ja echt, zo simpel werkt het. Net zoals bij een ‘gewoon’ bedrijf dus.
Mijn ervaring is dat de afdeling inkoop ook graag helpt met het doorverwijzen naar de juiste contactpersoon. Zij is bovendien op de hoogte wanneer de huidige raamcontracten aflopen. Handig om te weten en uw acquisitie op af te stemmen! Tot slot hebben de inkopers vaak een leverancierslijst met namen van regionale ondernemers en hun producten of diensten. Zorg dat u op die lijst staat. Sommigen gemeenten hebben zelfs - heel handig - een online aanmeldformulier op hun website staan.
Heeft u al eens contact opgenomen met de inkoopafdeling van de gemeente?
Tip 3: maak een zoekalert aan op TenderNed Kent u TenderNed al? U vindt hier alle overheidsopdrachten op één plek. Dus meld uw onderneming zeker aan op de website van TenderNed, als u zaken wilt doen met een gemeente. Bovendien kunt u een interesseprofiel voor een automatische e-mailalert instellen, zodat u op de hoogte blijft als er een aanbesteding gepubliceerd is. Wel zo makkelijk toch?
Heeft u een zoekalert aangemaakt op TenderNed?
Wilt u meedoen aan een aanbesteding van de gemeente? Kijk eerst of u voldoet aan de eisen en of u een reële kans maakt op de opdracht. De gemeente zoekt immers alleen de beste leverancier voor een gunstige prijs. Ik kijk bijvoorbeeld altijd eerst naar de referentie-eisen en vervolgens naar de doelstelling van de aanbesteding. Succesvol inschrijven op een aanbesteding? Doorloop dan minimaal de volgende 5 stappen.
1. Schat uw kansen in Stel vooraf altijd de volgende vragen:
Voldoen we aan alle eisen?
Hebben we vergelijkbare klanten en ervaring op dit gebied?
Zijn wij dé specialist?
Kunnen we de opdracht aan?
Doe alleen mee als u op deze vragen volmondig JA kunt antwoorden.
2. Bepaal uw inschrijfstrategie Verdiep u eerst in de klantvraag. Die vindt u vaak al in het eerste hoofdstuk van de offerteaanvraag, bij de doelstelling van de aanbesteding. Bedenk dan een plan waarmee u zich onderscheidt van de concurrent. Is dat bijvoorbeeld op prijs of op kwaliteit? In deze fase bepaalt u ook of u een samenwerkingspartner nodig heeft om de opdracht te winnen.
3. Stel vragen Grijp de mogelijkheid om schriftelijk vragen te stellen altijd aan. Stel open vragen om te voorkomen dat u een simpel ‘ja’ of ‘nee’ als antwoord op uw (gesloten) vraag krijgt, terwijl u eigenlijk een toelichting wilt. Positief verwoorde vragen helpen bovendien mee aan het opbouwen van een relatie met de nieuwe klant.
4. Houd u aan de procedure Zorg dat u aan alle eisen voldoet qua omzet, referenties en ondertekende documenten. Maak een checklist en volg nauwgezet de procedure. Lever uw inschrijving altijd op tijd in en vraag om een ontvangstbevestiging!
5. Schrijf klantgericht Houd het doel van de klant in uw achterhoofd. Beantwoord alle vragen in de volgorde waarin ze zijn gesteld. Gebruik daarbij bijvoorbeeld heldere tussenkoppen: een beoordelaar is een koppensneller! Vermijd wollig en ambtelijk taalgebruik: schrijf smart en duidelijk. Val op met de offerte door er een mooi vormgegeven document van te maken.
Kortom: ambtenaren zijn net mensen! Neem eens persoonlijk contact op met uw gemeente om te vragen hoe ze uw product of dienst inkopen. Kijk op TenderNed of er een interessante aanbesteding is gepubliceerd. Of maak een automatische zoekalert aan en blijf op de hoogte. Doet u vervolgens mee aan de aanbesteding? Doorloop de 5 stappen en win de opdracht!
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Er zijn nog geen reacties geplaatst. Wilt u als eerste reageren?
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
