Wie geen aandacht aan de voicemail besteedt laat kansen liggen. Klantvriendelijkheid zit in de details. Wat horen klanten wanneer ze uw voicemail aan de lijn krijgen?
Een van mijn klanten maakt er een sport van om elke dag zijn voicemail anders in te spreken. Elke keer als ik hem bel duim ik stiekem dat hij niet bereikbaar is, want ik ben reuze nieuwsgierig wat ik te horen krijg. Zo was het onlangs: 'Goedendag, met Martijn. Vandaag ben ik de hele dag op pad naar klanten en daardoor lastig bereikbaar. Spreek een bericht in, zodat ik u uiterlijk morgenochtend terug kan bellen'. Een andere was: 'Goedendag, met Martijn. Vanmiddag bezoek ik een symposium over de ontwikkelingen in mijn vakgebied. Spreek een bericht in, dan bel ik u morgen terug'. Slim? Jazeker! Niet alleen omdat het onderscheidend is, maar vooral ook omdat u er interesse mee kunt wekken bij klanten.
Automatisch: niet doen! De computer van de provider laten opnemen met 'Dit is de voicemail van 06 ......' is sowieso not done. Hoe onpersoonlijk kunt u een beller te woord staan? Juist een eigen bericht maakt dat iemand ook alvast 'echt' contact met u heeft. Zo persoonlijk gaat u in andere situaties toch ook met klanten om?
Tips Het is dus altijd beter om zelf iets in te spreken. Hou daarbij rekening met het volgende:
Spreek langzaam en met een vriendelijke, vrolijke toon;
Begin met 'U' (bent verbonden met....), dat is op de beller gericht;
Hou het kort en bondig, maximaal vier zinnen;
Bedank aan het einde van uw boodschap.
Klanten prikkelen De meeste bellers zullen aangenaam verrast zijn, wanneer ze een andere boodschap horen dan die van de gemiddelde voicemail. Wees daarom creatief. Hou het zakelijk en 'verstop' korte boodschappen in het bericht. Die kunnen aangeven waar u mee bezig bent of iets meer prijsgeven over uw activiteiten. Zo kunt u zich slim onderscheiden en beleeft u er zelf nog lol aan ook. Bekijk deze voorbeelden eens, ter inspiratie:
Vandaag zijn wij met het team in training, een boeiende dag om onze klantgerichtheid nog verder te vergroten. Ik bel u graag morgen terug.
Op dit moment ben ik een presentatie aan het geven over ons nieuwe product. Vanaf 16.00 uur ben ik weer bereikbaar en bel ik u terug.
Deze ochtend ben ik niet bereikbaar omdat we een nieuwe productielijn in gebruik gaan nemen. Na alle testrondes bel ik vanmiddag met plezier terug.
Vandaag ben ik de inrichting van onze winkel aan het aanpassen aan de nieuwste trends, waardoor ik u mogelijk niet te woord kan staan. Met plezier bel ik u na 15.00 uur terug.
Bent u niet binnen een dag in de gelegenheid om terug te bellen? Spreek dan de naam en het telefoonnummer in van een collega die kan worden gebeld. Is er niemand aan wie u dit kunt overdragen? Spreek dan uw e-mailadres in. Op een rustig moment kunt u de mailberichten dan beantwoorden en dat vermeldt u er uiteraard bij.
Zo laat u uw voicemail voor u werken en bedrijft u klantvriendelijkheid ten top!
Danielle de Jonge
Daniëlle de Jonge helpt bedrijven om zakelijk onweerstaanbaar aantrekkelijk te zijn, met als doel: klanten vinden èn behouden. Zij is expert op het gebied van acquisitie en helpt bedrijven om persoonlijke en schriftelijke communicatie onderscheidend in te zetten.
Leuk artikel en inderdaad een eenvoudige manier om je te onderscheiden.
Wel disipline voor nodig maar .... leuk.
Bedankt ik ga wat testen :-)
Patrick
Hoe vreselijk saai zijn de voicemails. A: Commercieel te gebruiken B: veel minder onpersoonlijk.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
