Een offerte is een logische stap in het verkoopproces. Maar is het wel altijd noodzakelijk? En hoe schrijft u een offerte die scoort? U ontvangt acht productieve tips!
1. Maak nooit zo maar een offerte Het komt regelmatig voor dat verkopers offertes maken als nog niet duidelijk is wat de wensen en behoeften van de klant zijn en als het nog de vraag is of de klant of prospect überhaupt wel geïnteresseerd is.
Schrijf dus pas een offerte nadat duidelijk is wat de klant wil en wanneer het een serieuze kandidaat is.
2. Maak een begeleidende brief bij uw offerte In het algemeen is het schrijven van een offerte in briefvorm af te raden. Dat doet u uitsluitend als uw offerte heel erg kort is. In alle overige gevallen maakt u twee documenten: de offerte en een begeleidende brief. Of als u de offerte per mail verstuurd, dan stopt u deze in de bijlage van uw e-mail. Deze brief of e-mail is vooral bedoeld voor uw gesprekspartner. U kunt hem nog een keertje persoonlijk aanspreken. U verstevigt daarmee de relatie met uw contactpersoon. Dat maakt natuurlijk altijd meer indruk dan een standaardriedeltje of helemaal geen persoonlijke belangstelling. Herhaal in uw tekst de zaken die uw klant belangrijk vindt en laat merken dat u het een plezierig gesprek vond..
3. Uw klanten zijn niet standaard Bent u wel eens een 'standaard-' of 'gemiddelde' klant tegen gekomen? Ik moet de eerste nog ontmoeten. Daarom verbaast het mij telkens weer dat bedrijven standaardoffertes versturen. Sommigen maken het wel heel erg bont. Ooit informeerde ik bij mijn vorige internetprovider naar een uitgebreid pakket. Tot mijn grote verbazing ontving ik een offerte die gericht was aan nieuwe klanten! En ik was toch al een paar jaar klant bij deze club.
Geef uw klant het gevoel dat hij speciaal is en niet een van de velen.
Nu hoor ik sommige mensen zeggen: Ja, maar wij maken zó veel offertes, daar kunnen wij niet aan beginnen hoor! Als dat het geval is, doet u er verstandig aan u af te vragen of een offerte wel het beste middel is om de koop rond te krijgen. Misschien kunt u wel zonder. Een offerte gaat over de situatie en wensen van de klant, laat dat in uw offerte duidelijk tot uitdrukking komen.
4. Maatwerkconfectie voor uw offerte Een andere oplossing is het maken van een vaste offertestructuur. U combineert hiermee de voordelen van een standaardofferte (snelheid, kostenbesparing) en bent toch in staat elke offerte een persoonlijk tintje te geven. Maak tekstfragmenten of modules en breng vervolgens kleine wijzigingen aan. Daardoor zien uw klanten niet dat het feitelijk om een standaardofferte gaat. En ook nieuwe medewerkers hebben het kunstje binnen een mum van tijd onder de knie.
5. Verkoop de waarde van uw product of dienst en niet de prijs Met een goed geschreven offerte verkoopt u eerst de waarde van uw product of dienst. Nadat u alle voordelen en eisen de revue heeft laten passeren is de klant in staat de relatie te leggen tussen de geboden voordelen en uw prijs. Hak uw prijs niet in allerlei kleine ondoorzichtige stukjes. U rekent toch een eerlijke prijs voor uw producten of diensten? Dan hoeft u ook niet geheimzinnig te doen. Maak er geen zoekplaatje van, want onduidelijkheid leidt tot aarzelingen bij de klant. Specificeer de prijs en geef daarna het totale bedrag indien mogelijk. Doe ook de nodige moeite om de prijs te verklaren. Het beste doet u dat met een complete specificatie, van bijvoorbeeld de in rekening te brengen uren met daarnaast het uurloon. Spreek in termen van opbrengsten en niet in termen van kosten. Bijvoorbeeld: met deze investering bespaart u …
Tip Is het allemaal erg ingewikkeld? Overweeg dan een complete specificatie in een bijlage te verstrekken en vermeld de totale prijs in de offerte.
En vergeet niet dat 'Investeren' beter klinkt dan 'Betalen'. In het algemeen taalgebruik spreken wij over 'een investering in de toekomst'. Zet dat eens af tegen de spreuk: Hij moest de prijs betalen voor zijn slechte gedrag!
6. Besteed voldoende aandacht aan uw klant Klaarblijkelijk denken veel verkopers dat het werk is gedaan zodra de offerte op de post is. Vorig jaar liet ik enkele keren een offerte maken. Deze kwamen prompt. Maar daarna bleef het akelig stil. Deze bedrijven hebben de order nooit gekregen. Was de concurrent beter? Nee, de offertes waren gelijkwaardig, maar de verkopers die de moeite namen om de offerte na te bellen kregen de opdracht.
Blijf het contact zoeken met de klant, zowel voor, tijdens, als na het maken van de offerte.
7. Geef uw offerte een mooi uiterlijk Het zal u tegenwoordig weinig moeite kosten om er iets moois van te maken. Druk uw offerte bij voorkeur af met enkele kleuren. Een kleurenplaatje ziet er heel wat beter uit dan zwart / wit. Plaats indien mogelijk het logo van de klant in uw offerte. Met een goede scanner kunt u eenvoudig het logo kopiëren uit de folders van uw klant. Neem ook eens een kijkje op de website. Meestal lukt het wel met kopiëren en plakken het logo in uw offerte te zetten. Maak er ook weer geen kermis van. Gebruik één lettertype voor de body van de tekst en een iets afwijkend lettertype voor de koppen. Druk uw offerte af op stevig papier.
Denk er ook aan om referenties of andere bewijzen van uw kunnen, zoals foto's van eerdere projecten, toe te voegen. Heeft u een krantenartikel over uw bedrijf? Mooi! Sluit dit dan ook bij. Overigens is het tegenwoordig steeds meer gebruikelijk om offertes via e-mail te versturen. Maak er dan wel een pdf van. Houd er ook rekening mee dat mensen van een beeldscherm minder goed lezen. Zorg voor wat bredere marges en voeg wat meer witregels toe. Hierdoor wordt de offerte overzichtelijker.
Ten slotte mag u natuurlijk niet vergeten de offerte in een nette map te doen. Dat staat professioneel en u voorkomt daarmee dat er iets zoek raakt.
8. Evalueer regelmatig Meten, is weten, is denken, is doen! Organiseer het hele proces en houdt statistieken bij. Hoeveel offertes worden er geconverteerd naar een verkoop? Wat zijn de gemeenschappelijke kenmerken van deze klanten? En wat ging er mis bij offertes die niet werden omgezet in een verkoop? Als u deze gegevens bijhoudt weet u na verloop van tijd uw kansen op succes veel beter in te schatten. Het komt uw succespercentage zeker ten goede. Als er meerdere aanbieders zijn, beoordeelt men u mede op uw offerte. Als er mensen meebeslissen die u niet hebben ontmoet, kan de offerte zelfs doorslaggevend zijn. Geen inspanning kan dus te veel zijn als u op dit punt succesvol wilt afronden.
Wilt u alles weten over het schrijven van scorende offertes? Schrijf uzelf dan in voor de online training 'Scoren met offertes'. Naast een boeiende en interactieve presentatie ontvangt u een praktisch eBoek en wij bespreken uw offerte in een persoonlijke sessie. Meer weten...
Michel Hoetmer helpt met zijn verkooptrainingen en publicaties bedrijven meer winstgevende omzet te scoren. Zijn trainingsbureau SalesQuest is gespecialiseerd in acquisitie- en verkooptrainingen. Bekijk de trainingen van Sales Quest
De laatste maanden hoor ik steeds vaker dat het aantal offerteaanvragen sterk is toegenomen. Voor dezelfde omzet zijn dus meer offertes nodig! Het snel en eenvoudig kunnen maken van kwalitatief goede, klantgerichte offertes wordt dus belangrijker, Vooral in situaties die Wim Oosterwijk beschrijft is dat een hele uitdaging.
Wij horen van onze klanten dat ze in staat zijn veel sneller, gerichte en foutloze offertes kunnen maken. Belangrijk om (tegenwoordig vaak met een vaak afgeslankt team) snel en accuraat te kunnen reageren op offerteaanvragen.
George van den Dolder
Beste Michel,
Inderdaad prima tips! De meste zijn bekend maar het is altijd goed om ze weer even als reminder onder ogen te krijgen. In de hitte van de dag, wil je bepaalde stappen wel eens uit het oog verliezen
Wel een paar vragen:
Meeste klanten willen geen fysieke offerte meer maar per email (we leveren per slot van rekening in het internettijdperk). Toch per email en vervolgens per post?
Wat adviseer jij te doen bij aanvragen die gewoonweg niet offertewaardig zijn? M.a.w. hoe zou jouw reactie er "uitzien"?
@George Ik vergeet het antwoord op je andere vraag te geven. Een offerte per e-mail of per post?
Het is denk ik heel eenvoudig. Vraag wat de klant het liefste heeft en doe het op die (zijn) manier.
Met andere woorden: gebruik het voorkeurs communicatiekanaal van de klant.
Zie ook het artikel: Een offerte per e-mail versturen?
http://bit.ly/SNGEH5
Stephan
Goedemorgen,
Lekker om te lezen en zeer logisch. Bruikbare tips, hoewel het erg vanzelfsprekend is. Je raakt soms de vanzelfsprekendheid kwijt, vandaar mijn waardering naar dit artikel. Goede manier om dit artikel erbij te pakken als er een offerte opgesteld moet worden. Zo vergeet je geen enkel detail, details worden met de dag belangrijker in het beslissings traject van de klant.
Mijn dank hiervoor!
Gr,
Stephan Boelé
Gerard Knüfken
In de huidige tijd stuur ik bijna uitsluitend offertes per e-mail.
Uw opmerkingen op dit punt zijn voor mij zeer waardevol en ik neem ze ter harte.
Jean-Paul Punt
Duidelijk verhaal, heleboel zaken zijn reeds bekend maar worden nogmaals benadrukt. In een tijd waarin wij allemaal streven naar 'snel' en 'veel', en wat is er dan makkelijker dan een stuk standaardisatie in dat geval, wordt hier aangegeven dat een op maat gemaakte offerte een betere indruk bij de client achterlaat dan een standaard verhaal. En daar ben ik het mee eens, ondanks dat het iets meer werk is.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
