Een prospect vraagt u iets op te sturen voor jullie volgende afspraak. Drie redenen waarom u dat niet moet doen, met tips hoe u dat aanpakt.
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: aan het eind van een acquisitiegesprek wilt u een vervolgafspraak plannen om een plan van aanpak of voorstel te bespreken. Zeker in de meer complexe salessituaties waarin diensten of producten veel impact en een grote waarde hebben een logische keuze, voor zowel u als uw prospect.
Meestal lukt het dan ook wel om een vervolgmeeting te plannen. Maar het komt soms voor dat een prospect toch blijft aandringen dat u voor de afspraak iets opstuurt of mailt. Vaak gehoord argument: dan kan ik me alvast voorbereiden op onze afspraak.
Risico’s Wat doet u dan? Meebuigen met de klantwens of vasthouden aan uw proces? Een lastige spagaat. Enerzijds is de wens van de prospect begrijpelijk: als hij vooraf informatie ontvangt kan hij die alvast bestuderen en eventuele vragen of onduidelijkheden noteren die hij wil bespreken. Het vooraf toesturen is dan ook niet in alle situaties verkeerd. Tegelijkertijd zijn er risico’s aan verbonden. Ik noem er drie:
Het risico dat de prospect uw voorstel onjuist of onvolledig interpreteert, waardoor er misverstanden of een negatieve beleving ontstaat;
Het risico dat de prospect meteen door scrollt naar het kostenoverzicht, hierdoor minder oog heeft voor de waarde van uw product of dienst en besluit dat de vervolgafspraak zinloos is;
Het risico dat de prospect in z’n eentje bepaalt op welke manier het voorstel intern verkocht wordt zonder dat u daar invloed op heeft.
Overeenkomst tussen deze drie risico’s is duidelijk: ze verkleinen uw kans op succes. Daarom adviseer ik u zoveel mogelijk zelf regie te houden over het proces, zeker als het gaat om meer complexe salessituaties. Hoe pak je dat aan?
Klantgezwicht Een welles-nietes discussie over al dan niet opsturen is zinloos. ‘Dat is onze werkwijze niet, wij sturen nooit offertes op’ kan als een rode lap op een stier werken. Er zijn namelijk prospects die vinden dat u uw salesproces moet aanpassen aan de klantwens. Dat is op zich niet zo vreemd. Zorgwekkender is dat ik ook wel verkopers tegenkom die daar ruggengraatloos in meebewegen en klantgericht verwarren met klantgezwicht.
Hoe dan wel Als u ervoor kiest uw voorstel niet vooraf toe te sturen, is het handig om vooraf te bedenken hoe u gaat reageren op een dergelijk verzoek. En op welke manier u helder en toch vriendelijk duidelijk maakt dat u vasthoudt aan uw werkwijze. Een praktijkvoorbeeld: Prospect: ‘Kunt u iets opsturen? Als ik het dan interessant vind maken we een afspraak. Salesprof: “Fijn dat u interesse heeft, mag ik een aanvullend voorstel doen? We plannen nu een moment voor een volgend gesprek en dan lopen we samen door het voorstel heen. Ik kan dan direct uw vragen beantwoorden. Is dat akkoord voor u?
En volgens sommige oldschool salesexperts moet u dan aanvullend vragen: ‘Wanneer schikt het u, volgende week dinsdag of liever donderdagmiddag rond 15.00 uur?’ Maar even onder ons: dat moet bij je passen. De kans bestaat dan nog steeds dat uw prospect iets zegt als: “Ik wil best een afspraak plannen, maar wel vooraf uw voorstel per mail ontvangen. Dan kan ik me vast inlezen en voorbereiden en dan hebben we een effectievere meeting.” Deze is wat lastiger. De prospect probeert nu zijn inkoopproces aan u te verkopen. U moet nu snel beslissen: vertrouwen op de goede afloop of vasthouden aan uw eigen proces. Ik adviseer u ook nu weer het laatste, om de al eerder genoemde redenen.
Even terug naar het voorbeeld: Prospect: “Ik wil best een afspraak plannen, maar wel een paar dagen daarvoor uw voorstel per mail ontvangen. Dan kan ik me vast inlezen en voorbereiden en dan hebben we een effectievere meeting” Salesprof: “Meneer X, zo ver ben ik nog niet. Wat ik eerst ga doen is uw situatie goed analyseren. Daarna ga ik kijken of en zo ja hoe ik u kan helpen met het bereiken van uw doelen. Daarvoor werk ik dan een aantal opties uit. Elke optie heeft specifieke kenmerken, voor- en nadelen en daarom licht ik die persoonlijk aan u toe. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de mogelijkheden. Op basis hiervan kunt u vervolgens bepalen welke optie het best bij u past of dat geen van de mogelijkheden voldoet, dat kan natuurlijk ook. Wanneer heeft u tijd voor een vervolgmeeting?"
Bewuste keuze Dus vooraf niet iets opsturen? Nee, vermijd dat zoveel mogelijk. Niet alleen verkleint u uw kansen door uw proces los te laten, u doet uw klant ook tekort. Want zeker in complexe situaties waarin het over veel geld en veel impact gaat kunt u het ook anders zien: het gaat er niet alleen om dat u die afspraak wilt om de opdracht binnen te halen. Uw klant heeft ook simpelweg recht op een persoonlijke toelichting. Want alleen dan kan hij een bewuste keuze te maken. En er is maar één iemand die die toelichting kan geven. Degene die kennis heeft van zowel de klantsituatie als de oplossing: u dus.
Conclusie Bereid u voor op situaties waarin uw klant de regie over het proces kan overnemen en bedenk goed hoe u reageert. Maak duidelijk wat uw werkwijze is en vooral ook waarom u daarvoor kiest. Dat is niet alleen goed voor u, maar zeker ook voor uw klant!
Marcel Hoefman
Marcel Hoefman traint en adviseert organisaties en individuen die meer rendement uit commerciële mogelijkheden willen halen. Marcel zegt wat hij denkt, gaat voor resultaat en is allergisch voor verkooponzin. Marcel is als zelfstandig trainer en ondernemer verbonden aan Kenneth Smit. Zijn columns schrijft hij op persoonlijke titel.
Aanvullende opmerking. Er zijn ook prospects die op deze manier informatie verzamelen en hiermee bij de concurrent offerte opvragen, of er zelf mee aan de slag gaan.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
