Net als in een liefdesbrief wilt u in een offerte de vonk laten overslaan. Hoe pakt u dat effectief aan? Ontdek het hier.
U heeft een goed verkoopgesprek gehad en wordt gevraagd een en ander nog even op papier te zetten. U wilt een offerte schrijven. Wat is dan eigenlijk een handige manier?
Op school heeft u vast niet geleerd hoe u een offerte schrijft. Wist u dat 80% van de offertes eigenlijk gewoon een zakelijke brief is? Een brief heeft een vaste indeling met een logische opbouw. Het heeft een begin, een kernboodschap en een slot, waardoor de inhoud voor de lezer duidelijk is. Er is nog een ander voordeel van een brief: het is persoonlijk. Uw brief begint immers met een aanhef en u spreekt de lezer aan. Gebruik voor uw offerte dus gerust de opbouw van een brief.
De opbouw van een offertebrief
Opening De openingszin is de eerste plaats voor herkenning voor de klant! De klant moet zich meteen het gesprek met u herinneren. Het liefst al met een glimlach op zijn gezicht. Laat de vonk meteen overspringen! Besteed aandacht aan uw openingszin. Dus: clichés (zoals: naar aanleiding van) weg ermee!
Klantvraag Laat in de eerste nieuwe alinea na de opening zien dat u heeft geluisterd naar de klant. Dat doet u door de behoefte van de klant kort samen te vatten. U laat zien dat u de klant begrijpt door ook de vraag achter de vraag te formuleren. Dus: wat is de reden dat hij uw aanbod nodig heeft? Wat is zijn achterliggende wens of angst? Wat zijn de consequenties van zijn probleem? U zet dus eerst de klant centraal, voordat u over uzelf begint te schrijven.
Aanbod De vraag van de klant en uw aanbod moeten als puzzelstukjes in elkaar passen. U beschrijft uw aanbod daarom pas nadat u eerst de klantvraag hebt samengevat. Daarnaast geldt: hoe meer u weet van uw klant, hoe beter uw aanbod aansluit. In dit gedeelte beschrijft u uw oplossing of het plan van aanpak. Tip: chronologisch. Want dat leest logisch.
Prijs Uw voorstel is pas een offerte als er een prijs in staat! Zonder een bedrag geen aanbieding. In de kern van uw offerte staat dan ook de prijs vermeld. Dat is de meest tactische plek en bovendien voor de ontvanger de meest logische plaats. Focus u in de offerte vooral op de waarde voor de klant in plaats van de kosten. Noem het daarom bijvoorbeeld liever een investering in plaats van kosten. In de meeste gevallen levert uw product of dienst hem immers meer op dan dat het hem kost.
Voorwaarden Wees eerlijk: leest u die kleine lettertjes in de bijlage van offertes? Terwijl u eigenlijk toch graag wilt weten wat u van elkaar verwacht! Ook uw klant wilt graag weten waar hij aan toe is. Daarom kunt u beter een korte samenvatting van uw voorwaarden in de offerte schrijven. Som de belangrijkste afspraken op. Dat zijn vaak de onderwerpen die met een tijdsbestek te maken hebben, zoals betalingstermijn en geldigheidstermijn offerte. Verwijs voor de minder belangrijke zaken naar de algemene voorwaarden,
Uw organisatie Schrijf pas na de samenvatting van de voorwaarden een kort beeldend verhaal over uw organisatie. Dat is tactisch gezien de beste plaats. Want veel lezers gaan als eerste op zoek naar de prijs en dan is het heel handig dat ze meteen een glimp lezen over de voordelen van uw organisatie.
Slot Sluit uw offertebrief concreet en enthousiast af. De afsluiting is de uitsmijter van de offerte. Net zoals de eerste zinnen in de opening, blijven de laatste zinnen van uw offerte hangen bij de klant. Sluit daarom altijd positief af. Laat zien dat u enthousiast bent. Natuurlijk vermeld u ook uw vervolgactie. Wanneer belt u hem bijvoorbeeld op?
Wilt u deze handige structuur voor een offertebrief in uw mailbox?
Laat uw voornaam en e-mailadres hier achter en u ontvangt hem direct.
Meest gestelde vragen over de offertebrief (met antwoord)
Hoe lang mag een offerte zijn? Dat is uiteraard per branche verschillend en ook afhankelijk van wat u verkoopt. Hou voor een brief ongeveer 2 tot (echt maximaal) 5 pagina’s aan. Productspecificaties, algemene voorwaarden en overige informatie stuurt u mee als bijlage.
Wat nou als mijn offerte altijd meer dan 5 pagina’s is? Hou voor uw offerte dan nog steeds dezelfde structuur aan als de brief. De inleiding wordt een aparte pagina met daarin een samenvatting van de offerte. Dit wordt ook wel de managementsamenvatting genoemd. Vervolgens volgen de hoofdstukken klantvraag, aanbod, prijs en de belangrijkste voorwaarden. In het laatste hoofdstuk schrijft u over uw organisatie. Bij deze offerte schrijft u dan een begeleidende brief.
Wat moet er juridisch gezien in de offertebrief staan? In tegenstelling tot een factuur zijn er geen wettelijke verplichtingen omtrent de inhoud van een offerte. Wel is het natuurlijk handig om duidelijk te zijn in de offerte, om discussies achteraf te voorkomen. Om administratieve redenen is het handig de offertedatum en de namen van beide organisaties (dus van de klant en van uw bedrijf) te noemen in de offerte. Het klinkt misschien heel logisch, maar toch zie ik het nog weleens zonder. In een offerte staat natuurlijk ook altijd een prijs. Vermeld of de prijs inclusief of exclusief btw is.
Zet je bovenaan de offertebrief ook altijd een offertenummer? Waarom meteen van de klant een nummer maken? Ik weet dat het (vooral binnen grotere organisaties) soms niet anders kan, omdat het ingebakken is in standaardprocedures. Maar ik hou er dus niet van. De datum en naam van de klant is toch al voldoende om de offerte in de administratie te verwerken? Ik verstuur mijn offerte altijd per e-mail. Hoe ziet mijn offerte er dan uit? Een offerte via de e-mail stuurt u als bijlage. Tip: als pdf-bestand. Als u namelijk het gewone bestand e-mailt, kan de opmaak verloren gaan, omdat de klant mogelijk andere instellingen heeft. Een bijlage is ook makkelijker te bewaren. Samenvattend Uw offerte is eigenlijk net een liefdesbrief. Laat de vonk meteen overslaan in de openingszin. Vat de klantvraag samen en laat zien dat u de klant begrijpt. Beschrijf daarna pas uw passende aanbod. Benoem vervolgens helder de prijs. Som de belangrijkste afspraken op. Presenteer daarna pas jouw organisatie. En tot slot maakt u van uw slot een uitsmijter. Zo laat u de klant als een blok voor u vallen.
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Of het nu om de liefde, je buurman of een zakelijk contact gaat, de persoonlijke binding maakt dat je effectief samen communiceert. Gisteren was ik in een kledingwinkel. Niet dat ik persé iets nodig had 'maar nu we toch hier zijn...'. Hoewel er meerdere klanten rond liepen, had de verkoper direct persoonlijk contact, wist in no-time met humor wat ik zocht, betrok er op een leuke manier mijn vrouw, hielp bij het omruilen van kledingstukken en zonder mijn gebruikelijke winkel ergernis liep ik daarna met 4 stuks kleding zijn zaak uit. We bedankten elkaar. Is een offerte anders dan wat deze verkoper deed?
Goed artikel met handige tips voor een onweerstaanbare offerte! Bedankt voor het delen.
Reageren
Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.
