E-mail: het communicatiespook
Wordt u ook al een beetje gestoord van en door al die e-mails die u dagelijks ontvangt? Stuurt uw collega die tegenover u ziet u zelfs al een e-mail? Dan wordt het hoog tijd voor bezinning en om terug te keren naar de werkelijke wereld van de communicatie.  In bijna alle trainingen en coachingsgesprekken die ik met cursisten mag beleven, komt het onderwerp altijd wel een keer terecht op het fenomeen e-mail. Het blijkt in de praktijk vaak te zorgen voor een dagelijkse stress. En helaas neemt de hoeveelheid en vaak onzinnigheid van e-mail steeds meer toe. Ik praat nu niet eens over de ongewenste reclamevorm, de spammail, maar in het bijzonder over de gestuurde berichten van collega's (de interne klanten), de relaties, klanten en toeleveranciers.
A.s.a.p, urgent en immediately, strikt persoonlijk en vertrouwelijk, spoed, met de hoogste prioriteit, de meeste voorrang, onmiddellijk antwoorden. En zo kan ik er nog wel een aantal aan toevoegen. Herkent u dit? En wilt u een oplossing voor uw probleem? Lees dan verder.
Technologische ontwikkelingen
Wat gebeurde er in de tijd dat e-mail nog niet bestond? Toen was er in ieder geval de snelle fax. Wat gebeurde er in de tijd dat de fax nog niet was uitgevonden? Toen was er de snelle telex. Wat gebeurt er als e-mail straks door de volgende technologische ontwikkeling is achterhaald? Gewoon hetzelfde, net als vandaag de dag.
We worden gek gemaakt door de snelle communicatiemogelijkheden. Of liever gezegd, we laten ons gek maken en we laten ons leven door de techniek van nu beheersen. Het is een kwestie van discipline om er goed mee om te gaan. Niets meer en niets minder.
E-mail is niets minder dan gewone post. Een bericht voor u, waarvan u bepaalt wat u er mee doet en wanneer en hoe en of u wel dient te reageren. Het is post en zo moet u er ook mee omgaan.
► Niemand mag verwachten dat als men een e-mail verzendt er direct antwoord komt.
Immers, hoe weet de afzender of u wel aanwezig bent? Degene die een onmiddellijk antwoord verwacht, is verkeerd bezig en niet u! Als het werkelijk zo dringend en zeer belangrijk is, dan hebben we altijd nog de ons welbekende telefoon! De ouderwetse of de mobiele, direct contact of via voice-mail. Maar persoonlijk bereikbaar zijn we.
Een persoonlijke aankondiging dat er een dringende e-mail wordt verstuurd geeft u de gelegenheid deze eventueel met voorrang te behandelen. En de ander kan dan ook op uw antwoord rekenen. Kwestie van prioriteiten en planning, wederzijds.
10 Tips voor een ontspannen werkwijze om met e-mails om te gaan.
Hoofdregel: Alleen ù bepaalt de prioriteit van een e-mail, nooit de afzender! - Leeg uw mailbox maximaal drie á vier keer per dag.
- Bepaal wat u wel en niet wilt lezen.
- Werk nooit de e-mails af op volgorde van binnenkomst.
- Stel prioriteiten in de behandeling naar belangrijkheid van de inhoud.
- Voorkom zoveel mogelijk cc'tjes.
- De knop 'delete' dient u het meest te gebruiken.
- Maak alleen kopieën indien hoogst noodzakelijk.
- Stuur desnoods een bericht van ontvangst met een datum waarop u zult antwoorden.
- Bedenk dat de prioriteit van een ander niet die van u hoeft te zijn.
- Laat u niet verleiden tot de bekende nieuwsgierigheid.
Tip
Realiseer u dat e-mail een communicatiemiddel is en niet een doel op zich.
Herman Meijer
ORAVI
Herman Meijer
|
Herman Meijer heeft ruim veertig jaar ervaring in Sales en Management. Hij is bedrijfsadviseur, interim-manager, trainer/coach, presentator, verzorgt bedrijfspresentaties, workshops en congressen. Tevens schrijft hij columns, artikelen en boeken.
Alle artikelen van deze auteur
|
| 
