De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 2
In 6 delen geven we u methoden om de efficiëntie en de waarde van e-mail te verhogen, zowel in de zakenwereld als bij het meer informele gebruik van e-mail. Vandaag het 2e Gebod. 
2. Gij zult de ontvangst van alle berichten bevestigen
Het is nu zaak om deze stelling toe te lichten en aan te passen. Natuurlijk bevestigt u geen 'junk-berichten' of cc's die behoren tot de categorie 'kijk hoe hard ik werk!'. Afhankelijk van uw functie zou het soms nuttig kunnen zijn om de essentie van ieder bericht te vernemen voordat u het schrapt of archiveert. Misschien krijgt u lucht van interessante trends binnen uw organisatie die voor u nuttig zouden kunnen zijn! Informatie is tenslotte een basis van macht ...
Dit gebod is ontstaan uit de enige zekerheid die u heeft: het simpele feit dat u op de verzend-knop drukt. Wat er daarna gebeurt is volledig buiten uw controle. Heeft u ooit een bericht teruggekregen door een Postmaster Daemon, om welke reden dan ook? Wees in zo'n geval blij, want dan kunt u actie ondernemen! Een percentage van alle berichten verdwijnt, een zwakte inherent aan de structuur van internet. En wat weet ú van de software- of hardwareperikelen van uw relatie waardoor uw bericht verdwijnt?
U heeft iedere dag natuurlijk veel meer te doen dan alleen e-mailen. Maar sta stil hoe u overkomt wanneer u berichten wél én passend bevestigt. Zou dat in uw zakelijk voordeel kunnen zijn?
Voorbeeldoplossingen Schrijf in het onderwerpveld zoiets als:
Dank voor je bericht, Jan! Ik kom er donderdag op terug! :) DAVID Heb nu geen ruimte om adequaat te reageren, Jan! Vraag Frans! :) DAVID Ik kom er z.s.m. op terug! :) DAVID
U schrapt alle tekst uit het bericht (en zeker de 'Disclaimer'!) behalve de 4-6 regels van het 'info-blok' onder de woorden 'Oorspronkelijk bericht'. Deze zijn nodig als referentie voor de inhoud van het bericht.
Beloof in uw korte tekst alleen wat u verwacht te kunnen afleveren. Creëer dus de tijd en ruimte die ú nodig heeft. Onthoud dat Napoleon zijn post altijd zo'n 3 weken liet liggen voordat hij het opende. Tegen die tijd waren de meeste zaken al opgelost en zeker niet meer actueel! (Rest de vraag of dit gedrag enig verband heeft met zijn teloorgang ...)
Een 'sub-gebod' luidt: gij zult ook de ontvangst van brieven en pakjes bevestigen. Het is waar dat iemand op kantoor hoogstwaarschijnlijk getekend heeft voor ontvangst, maar dat is anders dan dat de zender weet dat het pakje aangekomen is. Overweeg nogmaals hoe u overkomt wanneer u een eenvoudig kort bericht stuurt met deze tekst in het onderwerpveld: Documenten zojuist gekregen, Jan! Ze gaan morgen, ondertekend, weer op de post! :) DAVID
Er is maar een piepkleine beperking aan deze benadering van e-mail: er is een klein percentage van gebruikers dat geen gebruik maakt van het onderwerpveld noch léést (zien ze het sowieso?) dat veld. Van zulke gebruikers kan je een bericht verwachten met de opmerking: Wablief? Ik kreeg een leeg bericht van je ...
Vele lezers van dit artikel weten hoe waardevol een netwerk is, of het zakelijk is of privé. Het is een algemeen feit dat 'mensen andere mensen aardig vinden die op hen lijken', waardoor we de neiging hebben om zaken te doen met degenen waarmee we 'klikken'. Hoewel er culturen zijn waar 'bedanken' inherent is aan het enkel ontvangen, zijn er ook veel culturen waar enige bevestiging van ontvangst van het geschenk nodig is – zoals met de woorden 'dank u'. Sta even stil bij de vraag hoe lang hoe u verjaardagsgeschenken zou blijven sturen aan jonge neven en nichten als u nooit een teken van ontvangst zou ontvangen, laat staan enig teken van waardering ... Zo ook de waarde van het bevestigen van de ontvangst van berichten uit uw netwerk. Bevestiging stimuleert de stroom van potentieel waardevolle informatie. Het ligt aan ú om te schiften en te schrappen!
Het is zaak om hier even stil te staan bij de 'Leesbevestiging'. Feitelijk is dit een verzoek om de ontvangst van het bericht te bevestigen, dat het 'op uw scherm' is verschenen. Lezen is immers een stapje verder! Hoewel veel e-mailprogramma's deze functionaliteit ondersteunen is het even waar dat er veel programma's zijn (zoals Mail of Entourage in Mac OS) waar het ontbreekt. Heeft ú correspondenten die een leesbevestiging als automatisch hebben ingesteld, zelfs voor ieder wissewasje dat ze sturen, zelfs een internetmopje? Geef toe dat u wel eens zo'n verzoek negeert. We weten dus dat het er om vragen geen zekerheid biedt over de werkelijke ontvangst van het bericht – ondanks de vele e-mailers die in hun eigen nadeel geloven dat het wel zo is.
Zelf heb ik een opdrachtgever die nooit de ontvangst van mijn berichten direct bevestigde. Na een periode van drie maanden ontdekte ik dat ze feitelijk maar twee van mijn zeven berichten had ontvangen. De ontbrekende berichten heb ik opnieuw verzonden alleen om te ontdekken dat er kennelijk een fout was bij de systeemadministratie van haar bedrijf, waardoor mijn berichten werden geblokkeerd. Zonder haar noch mij ervan op de hoogte te brengen. Omdat mijn opdrachtgever nooit door had wat het nut is van het bevestigen van berichten heb ik de gewoonte ontwikkeld om haar te bellen of te sms-en een uur na verzending om de ontvangst te controleren.
Gebruik het verzoek om een leesbevestiging uitsluitend wanneer het uiterst belangrijk is, zoals met deadlines of met potentieel negatieve consequenties wanneer het bericht niet 'gezien' wordt. Soms is het voldoende om een zinnetje op te nemen in de tekst, voor de afrondende groet, met het verzoek om het bericht te bevestigen: Tot slot, Jan, laat je me even weten of je dit bericht hebt ontvangen? Alvast bedankt!
David Bloch Perfect Presentation
David Bloch
|
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Alle artikelen van deze auteur
|
|