Waar gaat uw offerte eigenlijk over?
Er is een reden dat u een offerte pas moet maken als het echt nodig is. Zoiets kost tijd en dus geld. Uw offerte moet dan ook ergens over gaan. Waarover dan?! Lees het hier. Een offerte moet een bewering doen, een thema hebben. Hij moet een belofte doen, waarmee u zich gaat bewijzen. En hij moet een goede opbouw hebben, van de eerste zin naar het hoofdstuk en dan weer naar het niveau van de individuele paragraaf. Alles wat u schrijft moet naar de conclusie leiden die de centrale boodschap van uw offerte is.
Verschillende boodschappen
Sommige boodschappen zijn redelijk algemeen en kunnen door de hele offerte heen gebruikt worden. Boodschappen over risico, vertrouwen en kwaliteit vallen in deze categorie. Sommige boodschappen zijn specifiek voor een bepaald hoofdstuk, zoals de boodschap waarom uw technische oplossing de beste is.
Let er ook op dat u ervoor zorgt dat uw boodschappen appelleren aan de evaluatiecriteria die in de aanvraag zijn genoemd. Elk hoofdstuk en elke paragraaf gaat over wat uw klant mag verwachten en waarom ze daarop kunnen vertrouwen.
Eerst de boodschappen uitdenken, dan pas schrijven.
Wacht met schijven totdat u weet welke boodschappen u wilt overbrengen. Als uw teamleden willen beginnen met schrijven omdat het te lang duurt om uit te zoeken welke boodschappen u moet overbrengen, dan is dat een heel slecht signaal. Het probleem ligt niet in de planning voor het schrijven.
Geen boodschap(pen) hebben betekent dat u geen positionering, geen strategieën, geen thema’s en geen meningen hebt en dat u moeite moet doen om er een paar te vinden. U moet zich dan serieus gaan afvragen of u wel wil aanbieden. Uw centrale boodschap is immers dat u de partij bent die de opdracht het beste kan invullen en waarom.
Schrijf alsof u al gewonnen hebt!
Focus op wat belangrijk is voor de klant. Wat moeten ze weten om een besluit te kunnen nemen? Hebben ze beoordelingscriteria of een proces dat gevolgd moet worden? Kunt u uw offerte zo maken dat het gemakkelijk is om hem te beoordelen, bijvoorbeeld door uw boodschappen te matchen aan hun criteria?
Als u een boodschap wilt overbrengen in een offerte, moet het niet over u gaan. Het gaat niet over uw marktleiderschap of uw reputatie. Het moet gaan over wat u voor uw klant kunt doen. Schrijf alsof u al gewonnen heeft en steek uw creativiteit en energie in het aantonen van hoeveel ze aan u hebben en hoeveel beter ze daarmee af zijn. Hoeveel zekerheid, rendement, innovatie, toekomstvastheid of kostenreductie u ze biedt.
De keuze van uw boodschappen hangt ook samen met hoe goed u uw klant kent. Als u een aanbieding maakt voor een klant die u niet kent, hebt u geen ander houvast voor het kiezen van uw centrale boodschap dan wat er in de aanvraag staat.
Tot besluit
Offertes zonder een centrale boodschap zijn onsamenhangende documenten, die moeilijk te lezen zijn. Het zijn samenraapsels van losse beweringen, meestal ingegeven door de vragen en eisen die in de aanvraag stonden. Uw offerte wordt veel overtuigender als u uw team weet te doordringen van de noodzaak om bij elk hoofdstuk dat ze schrijven toe te werken naar die ene conclusie, die centrale boodschap. Natuurlijk moet u uw offerte afstemmen op de selectiecriteria die uw klant heeft geformuleerd en moet u zorgen dat hij ze gemakkelijk kan afvinken, maar ze moeten in een samenhangend verhaal passen dat opgebouwd is rond uw centrale boodschap.
| 
