Krijgt u in aanbestedingen ook steeds vaker de vraag naar een risicodossier met beheersmaatregelen? Ik hoor u al zuchten, maar redding is nabij. Lees hier hoe u een overtuigende risicoanalyse maakt voor uw offerte.
In aanbestedingen duikt steeds vaker de vraag op naar een risicodossier of risicoanalyse met beheersmaatregelen. De vraag is te verklaren. Aanbestedende diensten voorkomen liever onwenselijke situaties. Ze zitten niet te wachten op nadelige gevolgen als te late leveringen, tegenvallende resultaten of onvoorziene kosten.
Voor paal staanEnige tijd geleden verschenen twee artikelen over ‘sta-in-de-wegs’ die me deden gniffelen én me aan het denken zetten. Zo kopte de Gazet van Antwerpen op 15 mei 2018: “Nederlanders staan voor paal: straat verbreed, maar lantaarnpaal blijft staan.” Het ging over een lantaarnpaal die niet werd verplaatst bij het verbreden van de straat. Hij bleef midden op de weg staan. Laatst werd de paal alsnog verplaatst. De pas aangelegde straat moest daarvoor wel weer open. Niet slim, toch?
Eerder las ik in het AD over een vergelijkbaar obstakel in Oisterwijk. Na werkzaamheden aan de riolering stond ook daar een lantaarnpaal midden op de weg, liever gezegd in de weg. “Lekker bezig” reageerde een lezer.
Hoe ‘lekker bezig’ bent u? Gniffelen om domme fouten van een ander, dat is makkelijk en doen we graag. Maar hoe zeker weet u dat u als leverancier niet van die domme fouten maakt? Gaat er bij u nooit wat mis? Wees eerlijk, brengt uw organisatie alle mogelijke ‘sta-in-de-wegs’ vooraf in beeld? Hoe voorkomt u verrassingen? En is uw bedrijf in staat om deze obstakels tijdig te verwijderen?
Breng de obstakels vooraf in kaartVraagt de aanbestedende dienst naar een risicodossier of risicoanalyse in de offerte? Dan verwachten ze van u als expert dat u mogelijke obstakels vooraf in kaart brengt en daarvoor passende voorzorgsmaatregelen bedenkt.
Het blijkt in de praktijk best lastig te zijn om die risico’s vooraf te bepalen. Zeker als u het in de offerte zo moet onderbouwen dat de lezer het risico (h)erkent en alle vertrouwen heeft in uw risicobeheersing. Daarom vindt u hieronder de aanknopingspunten om de risico’s vooraf te bepalen.
Bepaal alleen risico’s voor de specifieke opdracht Een risicodossier geeft de klant het vertrouwen dat de opdracht bij u in goede handen is. Gebruik hiervoor uw ervaring, marktkennis en realiteitszin. Richt u alleen op de risico’s die gelden voor de specifieke opdracht. U vindt de obstakels tijdens:
- een brainstormsessie met mensen die de opdracht uitvoeren of leveren
- het interviewen van (uitvoerende) collega’s
- een rondleiding, schouwing of klantbezoek
Maak een SMART risicoanalyseIn uw zoektocht naar de mogelijke risico’s wilt u antwoord op deze vragen:
- WAT kan er misgaan? Verzamel de zaken die mis kunnen gaan voor de specifieke opdracht. Welke ‘lantaarnpaal’ staat bij deze klant in de weg om de doelen te behalen of het gewenste resultaat te leveren?
- Hoe groot is de KANS dat het risico zich echt voordoet? Beperk u tot enkele risico’s waarvan de kans groot is dat ze zich voordoen. Liever dan heel veel mogelijke risico’s noemen die waarschijnlijk niet gebeuren.
- Hoe groot is het EFFECT als het risico zich voordoet? Stel dat het gebeurt, wat is dan het gevolg voor de opdracht of de opdrachtgever? Denk aan effecten op planning, kwaliteit, budget en imago.
- Wat is nodig om de risico’s te BEHEERSEN? Welke maatregelen neemt u om het risico te voorkomen of het (negatieve) effect te verminderen? Belangrijk is om dit SMART te schrijven: vooral wanneer u deze maatregel neemt.
Oh jee, uw klant vormt het grootste risicoU herkent het vast: de klant is soms zelf de grootste risicoveroorzaker. Denk maar aan het te laat beschikbaar stellen van informatie, die u nodig hebt om verder te kunnen. Weet u wat zo vervelend is? Als u deze risico’s benoemt, loopt u het risico op een negatieve beoordeling. Kijkt u daarom eerst in de offerteaanvraag welke type risico’s de aanbestedende dienst wil weten. Is het onduidelijk? Stel de vraag (via de nota van inlichtingen) of u risico’s mag benoemen die bij de opdrachtgever liggen.
Maar dan nog. Wees u ervan bewust dat de lezer - uw potentiële klant - liever niet leest dat hij de risicoveroorzaker is en zelf voor de oplossing opdraait. Moet u deze risico’s daarom maar niet noemen? Als de kans groot is dat het risico zich voordoet én het effect is ook groot, dan natuurlijk wél. Een onderbouwing (bijvoorbeeld met
prestatie informatie) is dan extra belangrijk.
Kortom: denk na over het wegnemen van obstakelsVraagt de aanbestedende dienst naar een risicodossier of risicoanalyse? Verzamel dan eerst wat er allemaal fout kan gaan tijdens het leveren van deze specifieke opdracht. Vervolgens bepaalt u hoe groot de kans is dat het gebeurt en de impact hiervan. Denk vooral aan effecten op planning, kwaliteit, budget en imago voor de opdracht of de opdrachtgever. Noem in de offerte alleen die risico’s met een hoge kans en groot effect. Tot slot beschrijft u voor deze risico’s de beheersmaatregelen. Zo maakt u met een risicodossier van uw aanbod geen hoofdpijndossier.
