Diep ademhalen voordat u begint met spreken
Hoe vaak moet u uw naam herhalen tijdens telefoongesprekken? Of reageren minder mensen op uw voice mail boodschappen dan u lief is? Dan is deze tip een 'must' voor u. 
Wanneer u het initiatief neemt tot het gesprek
Haal eerst diep adem (brengt u tot rust) en concentreer u op het allereerste moment van het telefoongesprek. Luister met al uw zintuigen naar de ander, hoe hij de telefoon opneemt en wat hij dan zegt. Daarna bent u meestal aan de beurt. Spreek vooral rustig en zeg dan het volgende:
Goedemorgen/middag/avond meneer/mevrouw (naam van de ander); Ik ben (uw naam) van (bedrijfsnaam); De reden dat ik u bel is ....
De inleidende begroeting dient er voor om de ander aan uw stem te laten wennen. En ook het noemen van de naam van uw gesprekspartner heeft een duidelijke functie. U laat merken goed te luisteren en het trekt de aandacht van de ander. Pas daarna - nu de ander er 'ook bij is' - heeft het zin uw eigen naam te noemen.
Tip. Zet een spiegeltje op uw bureau. Controleer regelmatig of u lacht. Heus, dat werkt uitstekend! Mensen doen liever zaken met opgewekte types dan met chagrijnige verkopers.
Wanneer u wordt gebeld...
Neem ook nu even rustig de tijd om diep adem te halen en pak dan pas de telefoon op. Meld u vervolgens met:
Goedemorgen/middag, u spreekt met (uw naam) van (bedrijfsnaam); Waarmee kan ik u helpen?
Ook nu spreekt u weer in een rustig tempo. Met de vraag Waarmee kan ik u helpen? verovert u veelal het initiatief in het gesprek (wie vraagt heeft de leiding).
Hoe spreekt u een voice mail in?
Heeft u het ook wel eens meegemaakt? Iemand spreekt uw voice mail in. Uiteraard beluistert u de boodschap. De persoon vraagt u terug te bellen. Nou dat wilt u wel, maar... u moet wel drie keer de boodschap afluisteren voordat u het telefoonnummer goed op papier hebt staan. Het bericht beluisteren en belangrijke gegevens noteren kost veel meer tijd dan eventjes snel uw eigen telefoonnummer gedachtenloos doortetteren. Soms loopt de irritatie zo hoog op dat u besluit het bericht te negeren en te verwijderen uit het systeem.
Zoiets doe je iemand anders natuurlijk niet aan. Er is hiervoor een prima oplossing.
► Remedie. Spreek eerst uw naam rustig in. Daarna noemt u uw telefoonnummer slaapverwekkend rustig. Las een korte pauze in en zeg dan: Ik herhaal, en noem dan uw nummer nog een keer. Spreek vervolgens een boodschap in.
► Sluwe truc. Het voordeel van deze methode is dat de ander beschikt over uw gegevens. En nu kunt u dus een slimmigheidje toepassen. Zeg zoiets als:
De reden dat ik u bel is ..."
Leg vervolgens uw hand op de haak van de telefoon. Op die manier lijkt het net alsof de verbinding plotseling is verbroken. Mensen zijn vreselijk nieuwsgierig en dus heeft u een aardige kans dat ze u terugbellen.
Nog enkele tips voor voice mail (gebaseerd op het systeem van KPN)
Tip 1. Druk direct na het beluisteren van de boodschap op de 1 van uw toestel. Herkent het systeem het nummer? Dan wordt u automatisch verbonden met dat nummer.
Tip 2. Slimme verkopers zorgen er dus altijd voor dat de nummerherkenning aanstaat! Hiermee maken ze het anderen makkelijker om contact met ze op te nemen.
Tip 3. Heeft u het bericht niet goed gehoord? Of ging het weer eens te snel? Druk dan op de 4. Hiermee wordt het bericht nogmaals afgespeeld. Met de 7 toets kun je het bericht 5 seconden terugspelen.
Michel Hoetmer
Meer tips over verkopen en acquisitie in zijn boek 'De zeven zonden van verkopers'
Klik hier
| 
