Volg ons op Facebook 2.881
Volg ons op Twitter 6.776
Sluit u aan bij onze LinkedIn groep 5.778
Word lid van onze gratis nieuwsbrief 28.531

E-mail kán effectiever

Een overvolle Inbox en een tekort aan tijd om alle berichten naar behoren te beantwoorden – een bekend verschijnsel waar we allemaal wel eens tegenaan lopen. Hieronder praktische tips om uw e-mail efficiënter te gebruiken.

E-mail kán effectiever

Verschillende mythen

  • Een verzonden e-mail bereikt altijd degene aan wie het gestuurd is.
  • Door 'beantwoord verzender' te gebruiken hoeft u alleen uw reactie in te tikken en te verzenden.
  • Door een 'ontvangstbevestiging' te vragen, verzekert u dat uw bericht écht ontvangen is.

Uitgangspunten

Wéét hoe u uw eigen bericht behandeld ofwel afgehandeld wilt hebben. Dat heeft dan veel te maken met uw eigen gewenste imago. Stel u reageert gewoon niet; hoe denkt u dat u overkomt?

Accepteer dat u onmogelijk alle berichten onmiddellijk en volledig kunt afwerken.

Do's en don'ts

  • Besluit voor uzelf wat uw beleid is wat betreft cc-berichten. Voorbeeld: één relatie, hoofd van een belangrijke afdeling bij een grote gemeente, besloot om alle berichten, niet direct aan hem geschreven te zijn, onmiddellijk te deleten. U zou ook kunnen besluiten om ze meteen, ongelezen, wél te archiveren.
  • Nooit RE: gebruiken. Vul altijd de onderwerpregel in, en wel met iets dat relevant is voor uw actuele bericht. De onderwerpregel kan ook een deel van de openingszin van het bericht zijn, dat u afbreekt met ... en in het tekstveld, na 2-3 witregels, voortzet na ...
  • Nooit FWD: gebruiken. Verwerk zonodig de tekst en VERWIJDER alle onnodige rommel (zie volgende punt).
  • Zend nooit andermans vakantiekiekjes, gedichten, moppen (e.d.) mee terug met uw bericht, evenmin als zijn disclaimer, zijn digitale briefhoofd en zijn 'geen virus gevonden'-bericht.
  • Een e-mail is geen 'digitale brief', en verdient andere schrijfregels. Voorbeeld: begin iedere nieuwe zin op een nieuwe regel. Gebruik ook kopregels voor alinea's en lijsten met bullets om de leesbaarheid te verhogen.
  • Al heeft u een vaste afsluiter met uw naam, functie en bereikbaarheidsgegevens, overweeg om deze weg te laten bij terugkerende uitwisseling met dezelfde correspondent. Deze weet immers met wie hij te maken heeft!
  • Hetzelfde geldt voor het durven weglaten (!) van uw e-mailadres onderaan een bericht. Er zijn tal van manieren om achter het adres te komen, en wanneer de ander uw bericht ontvangt, heeft hij automatisch uw adres!
  • Gééf antwoord op alle vragen die de ander stelt of punten die hij wilt bespreken. Door steeds uw antwoorden te schrijven tussen [...] achter ieder punt in zijn bericht (in plaats van een apart bericht bovenaan te schrijven) verzekert u zich ervan dat u aandacht geeft aan alle punten.
  • Reageer op alle berichten die aan u geadresseerd zijn, al schrijft u in de onderwerpregel: Dank je, Jan – ik kom er zsm op terug! of: Fred: Helder – tot donderdag 16.8 om 12.30! Delete alle verdere inhoud behalve de (meestal) 4 informatieregels en de woorden oorspronkelijk bericht. U wint tijd en de ander heeft de zekerheid dat z'n bericht aangekomen is. Zo ook kunt u een vereiste (!) ontvangstbevestiging netjes omzeilen.
  • Werkt u op een laptop, of heeft u veel correspondenten die wel met de laptop werken, verander dan het standaardlettertype van Arial in Verdana (speciaal voor Microsoft ontworpen), of Shruti, Tahoma ... om maar drie leesbaardere alternatieven te noemen. Bewaar 'grappige' lettertypes zoals Comic Sans voor privé en voor moppen...
  • Beperk u in de tekst, noem bijlagen specifiek in uw tekst, en durf BLOKLETTERS te gebruiken waar u anders vet of cursief zou hebben gebruikt om iets te benadrukken.

Tip
Als u gericht wilt schrijven op de lezer, maak dan gebruik van deze tips. U zult daarbij merken dat het lastig is om uw gewoontegedrag te veranderen , maar het is de moeite waard. Succes!

David Bloch
Perfect Presentation

David  Bloch

David Bloch

In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Alle artikelen van deze auteur
Lezerswaardering 8,0
(1 stemmen)
 
Hoe waardeert u dit artikel?









10

Dit artikel delen:

Sluit u aan bij onze LinkedIn groep
Volg ons op Twitter
Vind ons leuk op Facebook
Word lid van onze gratis nieuwsbrief
Reacties

Monique van Doesburg |  http://www.allesvanlelystad.nl

Beste David,

Gelukkig gebruik ik de tips die je beschreven hebt al langere tijd.

Ik krijg regelmatig persberichten en stuur altijd een email terug wanneer en waar het bericht geplaatst is of word. Dit levert mij positieve emails terug en mensen zullen mij altijd herinneren als degene die altijd een email terugstuurd!

Ook via de email kan je dus een positieve indruk achter laten.

Groet
Monique

Marieke Andel |  http://www.outside-inside.nl

Het loont zeker de moeite om de E-mail tips van David Bloch te gaan gebruiken.

Verhelderende groeten van uit het zonnige Lelystad,

Marieke Andel

David Bloch


Mijn dank aan Monique en Marieke voor jullie bevestiging van wat - helaas - nog steeds 'uitzonderingsgedrag' is.
De sleutel is: bewustzijn.
Jullie staan al stil bij hoe jullie e-mail gebruiken.
En jullie scoren al punten door op mijn artikel te reageren!

Hartegroet,

DAVID

Mattias Buren |  http://www.potlodenkopen.nl

Dank voor dit artikel. Ik maak al menig tijd gebruik van deze tips. Waar men een paar jaar geleden er van uit ging dat email minder belangrijk ging worden zie ik juist het tegenovergestelde. Email blijft een zeer belangrijk medium.

Groet,

Mattias

Ja, Mattias, ik ben het zeker met je eens: e-mail wordt steeds belangrijker.
In sommige kringen wordt ook Whatsappen heel belangrijk, net zoals het bereiken van bedrijven tegenwoordig vaak sneller via Facebook dan via e-mail gaat.
En wat heb jij een KLEURRIJKE site!

John Vermeulen |  http://www.sir.nl

Deze tips gebruiken helpt zeker, ik gebruik ze zelf al een tijdje. zelf ben ik gespecialiseerd in communicatie, aangezien ik voor een communicatiebureau werk. Ik gebruik ipv trucjes daarom communicatie technieken.
Toch een erg leuk stuk en het is altijd goed je kennis weer even op te frissen.

Wat fijn, John, dat je je in mijn artikel bevestigd voelt.
Wel ben ik benieuwd naar wat jij als 'trucjes' beschrijft. Voor mij maken de inzichten in dit stuk echt deel uit van de communicatie. Echter, voor velen die er voor het eerst mee werken, kunnen ze zeker onwennig en raar lijken ('bewust onbekwaam').
Als we het over 'communicatie' hebben, wat jij als jouw specialisme beschrijft, John, zie ik dat jij de moderne trend volgt om woorden, die in standaard correct Nederlands bij elkaar horen, uit elkaar te trekken... het is dus 'communicatietechnieken' in MIJN wereld van communicatie.

Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Gratis en vrijblijvend 3 offertes? Klik hier!
5 tips Sales Training selecteren
7 tips Personal Branding voor Sales Trainers
Onze auteurs
Victor  Bonke

Victor Bonke

Als bevlogen spreker, trainer en coach helpt Victor salesmensen bij (koude) acquisitie, gebaseerd .. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer is oprichter van SalesQuest, een trainingsbureau gespecialiseerd in acquisitie- en .. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Walter  Spruyt

Walter Spruyt

Walter Spruyt is 1 van de 2 drijvende krachten acher Salesguide.be. Al 15 jaar vergezelt en coacht.. meer..

Marcel  Hoefman

Marcel Hoefman

Marcel Hoefman traint en adviseert organisaties en individuen die meer rendement uit commerciële .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten is directeur/ eigenaar en trainer bij Bron & Partners. Hij adviseert bedrijven .. meer..

David  Bloch

David Bloch

In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach .. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

   Rob Snoeijen

Rob Snoeijen

Sales-Inspirator Rob Snoeijen is gecertificeerd salestrainer, coach, spreker, oprichter van SalesT.. meer..

NOG MEER VERKOPEN?