Brieven die beïnvloeden: een nieuwe benadering
Wist u dat er beproefde methoden zijn waarmee u de klant kunt beïnvloeden? Lees over de Riem-formule. Die maakt zowel uw bieven krachtiger als andere presentatie-vormen. 
U heeft een nieuw product waar u heel trots op bent en u wilt er over schrijven aan uw relaties.
U heeft een aanvraag voor informatie gekregen en u wilt de brochures begeleiden met een brief.
U wilt solliciteren voor een nieuwe baan en u denkt een sollicitatiebrief te sturen met uw curriculum vitae.
► De vraag is: hoe maakt u uw brieven doeltreffender?
Wie of wat is belangrijker?
Velen schrijven brieven – en presenteren in het algemeen – alsof zij, de brenger van de boodschap, belangrijker zijn dan de ontvanger. Het probleem begint al bij onpersoonlijke adressering:
Perfect Presentation
t.a.v. Dhr. D. Bloch
[straat of postbus]
[postcode/stad]
[eventueel: land]
Voelt meneer Bloch zich persoonlijk belangrijker dan zijn organisatie? Waarschijnlijk wel.
Overweeg het volledig schrappen van de afkorting t.a.v. en het gebruiken van een logische piramide van klein tot groot. Dus:
De heer [voluit] D. Bloch of David Bloch [als u weet dat uw klant dat waardeert]
Perfect Presentation
en de overige adresgegevens die al in het piramide-model passen.
Is er een afdeling of functietitel die u wilt gebruiken, gebruik weer de piramide:
De heer D. Bloch
Hoofd Afdeling Communicatie
Perfect Presentation
Gebruik ook cursief en vet om een onderscheid te maken tussen persoonsnaam en -functie, en het bedrijf. Doe hetzelfde op uw visitekaartje en onderaan uw brief: gebruik lettertype en -stijl om naam en functie te onderscheiden. Wie is belangrijker?
Het probleem zet zich voort met Hierbij sturen wij …, die vaak de eerste woorden van de eerste alinea zijn. (Wie overigens is 'wij'? Gebruik 'wij' uitsluitend wanneer er meer dan één handtekening onderaan de brief staat.)
De essentie van klantgericht schrijven zit in de uitdrukking: Hierbij ontvangt u … Vergelijk met luisteraargericht presenteren en zeg: U ziet zo meteen … in plaats van: Ik laat u nu zien ... Waarom schrijft u?
►Het doel van alle presentaties (schriftelijk of mondeling) is om de ontvanger te beïnvloeden om over te gaan tot actie.
Brieven dus die alleen maar 'informeren' zijn bijna nutteloos. Gebruik de formule RIEM om u te helpen uw doel te bereiken. Eerst de relatie …
Veel schrijvers willen meteen tot de kern komen, en vallen met de deur in huis. Informatie, dus. Neem echter de tijd om een brug te bouwen met uw lezer. Dat is de R van RELATIE.
Geachte heer Bloch is een prima aanhef, én misschien zijn er momenten wanneer u andere formuleringen met meer effect kunt gebruiken, zoals Beste mijnheer Bloch, Beste David Bloch, Geachte David Bloch.
► Kernpunt: er is géén standaardaanhef!
De waarde van R wordt u duidelijk in dit voorbeeld, de eerste zin na de aanhef:
Dank u voor uw belangstelling voor abc-producten, waarmee u xyz-doelstelling met meer gemak kunt bereiken. … daarna de I van INFORMATIE
Na het bouwen van een eenvoudige brug kunt u nu uw informatie aankondigen: Daarom ontvangt u de gegevens ... Begin nu al om de gewenste actie te stimuleren: …die u nodig heeft om uw productieproces nóg efficiënter te maken ...
Hetzelfde geldt voor verkoop- én sollicitatiebrieven (óók een verkoopbrief!): laat de brochure/flyer/cv voor zichzelf spreken. Uw taak is de ontvanger te motiveren deze met een positieve instelling te lezen. Brandstof
De E in de RIEM-formule is van EMOTIE. Bij een mondelinge presentatie is dit de levendigheid van uw mimiek en de functionaliteit van gebaren, beweging en stemafwisseling. In alle presentaties speelt verder de taal een rol, vooral in brieven. Gebruik bijvoorbeeld korte zinnen, de tegenwoordige tijd, de bedrijvende werkwoordsvorm, andere bijvoeglijke naamwoorden dan goed, mooi of leuk, en vermijd alles wat negatief of overdreven klinkt (niet, ja, maar …, erg, geweldig, ontzettend). Gebruik vooral uitdrukkingen met een emotionele waarde. Vergelijk: Ik ben werkzaam bij abc-bedrijf, en: Bij abc-bedrijf ben ik verantwoordelijk voor … M = MOTIVEREN
Met emotioneel taalgebruik geeft u de lezer redenen om tot de gewenste actie over te gaan. Omdat het in zijn voordeel is. Onthoud dat de producteigenschappen horen in de meegestuurde informatie, de voordelen ervan etaleert u in de begeleidende brief. Of, u impliceert dat de lezer op verzoek de juiste, aangepaste details kan ontvangen.
Tip
De Riem-formule is een uitstekend hulpmiddel om de lezer/afnemer te beïnvloeden en hem tot de gewenste actie te bewegen. David Bloch
Perfect Presentation
David Bloch
|
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation |
| 
