Vragen tijdens uw presentatie: scoort u of gaat u de mist in?

De 'verplichte' vragenronde na een presentatie kunt u beter vermijden. Maar vragen zijn er altijd. Hoe kunt u voordeel behalen uit lastige vragen?

Vragen tijdens uw presentatie: scoort u of gaat u de mist in?

In alle situaties waar u een ander wilt beïnvloeden spelen vragen een belangrijke rol. Er zijn veel soorten vragen en veel manieren om ze te gebruiken in gesprekken en presentaties. In dit artikel ga ik in op publieksvragen die naar voren komen tijdens uw presentatie.

Vragen: wel of niet aankondigen?
Sommige leerscholen adviseren dat u aan het begin van uw presentatie vertelt wanneer het publiek met vragen kan doorkomen. Voelt u zich vrij om me te onderbreken als u vragen heeft, of: Als u vragen heeft, wilt u ze bewaren tot aan het einde?
Een zinniger werkwijze is: bereid uw verhaal dusdanig voor dat u alleen een applaus of een stilte van waardering krijgt aan het einde, en dat u zo vlot en aandachttrekkend presenteert dat de luisteraars aan uw lippen hangen! De 'verplichte' vragenronde is alleen een traditie ofwel een gewoonte geworden. Een cliché dat u beter kunt vermijden.
Hier is een oplossing voor u, wanneer u toch vragen wilt aanmoedigen:


L
aat de dagvoorzitter of uw 'sponsor' de spelregels voor vragen aangeven, of maak in de aankondiging, het programma en de agenda duidelijk dat er een vragensessie volgt op uw presentatie.

Vragen tijdens de presentatie: 80%
Minstens 80% van alle vragen gesteld tijdens een presentatie is:

  • geen vraag, maar een betweterige opmerking ter versterking van het ego van de vragensteller
  • niet relevant. De 'niet relevante' vragen zijn te onderscheiden:
    • een vraag over een onderwerp dat u 10 minuten eerder heeft afgerond
    • een vraag die gaat over een heel ander onderwerp (categorie 'betweterig')

Vragen tijdens de presentatie: 20%
De overige 20% van de vragen gaat over onderwerpen die u nog wilt bespreken. U weet dan dat u op koers bent met uw verhaal, en dat deze vragensteller u goed volgt!

Vragen: nu of later?
Stel dat u een vraag krijgt tijdens uw presentatie. Niemand zegt dat u er op in moet gaan op dat moment! Laat u nooit uit evenwicht brengen door onmiddellijk te reageren op een vinger in de lucht! Ga door met uw zin, kijk in de richting van de vragensteller en maak met de open hand, palm omlaag, een 'stop'-gebaar naar degene toe. Gegarandeerd gaat zijn hand naar beneden. De non-verbale communicatie is veel krachtiger dan de verbale communicatie - en de vragensteller weet dat u hem gezien heeft. Belangrijk is binnen enkele minuten - wanneer het u beter uitkomt - even te onderbreken en terug te komen bij de vragensteller. U heeft de keuze:

  • Ik neem graag vragen na afloop.
  • Ik zie dat u een vraag heeft. Wilt u deze noteren en wachten tot aan het einde?
  • U wilt wat vragen. Is het relevant? (U zou verbaast zijn hoe effectief deze vraag is!)
  • Ja, u wilt wat vragen?

Wat er dan ook gebeurt, laat u nooit leiden door de vragensteller. Het is uw presentatie, en u kiest hoe en wanneer u vragen behandelt! Onervaren sprekers raken snel de draad kwijt wanneer ze willekeurig ingaan op vragen. Eén ding is zeker: u bent een bekwame spreker wanneer u op uw eigen manier weet in te gaan op vragen en er gebruik van maakt om uw boodschap steeds te herhalen en te bevestigen!

Vragen na afloop: aankondiging
Wilt u per se een vragensessie aankondigen, vermijd de cliché-uitdrukking: Dank u voor uw aandacht, zijn er nog vragen? Ten eerste, u hoeft nooit te bedanken voor de aandacht (een goede spreker verdient aandacht!). Ten tweede, 'nog vragen' impliceert dat er al vragen zijn geweest. Ten derde, zo'n cliché verlaagt de geloofwaardigheid van uw verhaal. En, ten vierde, als u gezien wilt worden als enigszins origineel, innovatief en creatief is er geen ruimte voor zulke clichés!

Hoe dan?
Zoals u al heeft kunnen lezen: rond uw presentatie non-verbaal af. U verplaatst zich met enkele stappen - uit uw rol als spreker - en in uw nieuwe rol als discussieleider geeft u een gebaar met open armen en zegt:
We hebben nu zo'n 10 minuten voor de volgende spreker (de pauze, de lunch ...). Zijn er punten die iemand naar voren wil brengen?
Of:
De meneer op de tweede rij had een vraag tijdens mijn presentatie. Heeft u die nog steeds? (U zult verbaast zijn hoe vaak het antwoord 'nee' is!)
Of:
We hebben tijd voor een korte vraag-en-antwoordsessie. Wie wil wat opmerken of toevoegen?

Geen vragen?
Wanneer er geen vragen zijn kan de stilte gênant zijn. Het is uw taak om deze stilte te gebruiken. Hier zijn enkele tips:

  • Welnu, we weten allemaal dat de eerste vraag heel moeilijk is, dus die slaan we over. Wie kan nu de tweede vraag stellen? Er wordt meestal geglimlacht of gelachen, zodat het ijs gebroken is, en u krijgt de gewenste vraag.
  • Geen vragen? Dat verbaast me - meestal krijg ik een vraag over ... en u noemt een belangrijk punt dat u verder wilt bespreken: wees voorbereid! ... O, ik zie geknik van herkenning in de zaal (waar of onwaar, het werkt!) ... Geef dan uw antwoord. Deze techniek is bijzonder effectief.
  • Geen vragen? Weet u het zeker? Ik tel tot drie, dan pauzeren we eerder voor de lunch. Eén ... twee ... drie ... Eet smakelijk! Dit werkt uitstekend, vooral wanneer u weet dat u - laat staan uw luisteraars! - klaar bent om te eten!

Wel vragen?
Wees blij met de vragen die u krijgt. Ze zijn een duidelijke reactie op uzelf en wat u zegt. De tijd die u besteedt aan het beantwoorden van deze vragen is een waardevolle investering in de algemene doeltreffendheid van uw presentatie.
Wanneer u vragen krijgt, doet u er goed aan deze te verwelkomen en ze zelfs uit te lokken. Ze zijn uw kans om:

  • uw contact met uw luisteraars te benadrukken
  • te bewijzen dat u werkelijk kennis van het onderwerp bezit
  • uw boodschap nog een keer te onderbouwen en te versterken

Tijdens uw presentatie 'verpakt' u uw belangrijke punten - ze zitten immers tussen een heleboel andere woorden in! Maar op het moment dat u een directe vraag krijgt, kunt u een direct - dus 'onverpakt' - antwoord geven.

Leer van mijn ervaring: aan het begin van mijn carrière als spreker voelde ik me vaak aangevallen door vragenstellers. Dat was eerder mijn eigen onzekerheid dan dat er sprake was van een of andere wraakactie uit de zaal! Ik heb geleerd dat degenen die vragen stellen vaak niet zozeer kritisch zijn, als wel dat ze meer informatie en meer overtuiging nodig hebben; ze zijn zelfs eerder 'voor' dan 'tegen', hoewel het oppervlakkig anders lijkt! Wanneer ik ze een bevredigend antwoord geef, zijn deze luisteraars mijn meest positieve fans!

10 gouden regels
1. Luister
Luister actief: glimlach, kijk belangstellend, knik. Richt uw aandacht vooral op degene die u de vraag stelt. Laat zien dat u luistert en dat u de vraag waardeert en graag beantwoordt. Als iets onduidelijk is of als u meer tijd wilt winnen of de belangstelling verder wilt wekken, vraag dan om een nadere uitleg of verklaring. Als hij bijvoorbeeld jargon gebruikt, vraag om uitleg voor de andere aanwezigen. De vragensteller voelt zich eerder gevleid dan beledigd wanneer u dit doet!

2. Wees tactvol
Ook al vindt u een vraag dom, laat blijken dat u het stellen van de vraag waardeert. Vaak zit er iets achter. Durf deze vraag te stellen: Ik hoor wat u zegt, en ... wat is eigenlijk de vraag achter deze vraag? Vaak is het slechts een opmerking, zodat de vragensteller bevestiging krijgt.
(Let op: vroeger dacht ik dat er geen domme vragen waren; in de loop der jaren ben ik volledig van gedachten veranderd.)

3. Herhaal kernpunten
Herhaal de vraag in uw eigen woorden. Vraag bevestiging van de juistheid van uw versie, vooral als de vraag ingewikkeld of moeilijk te begrijpen is. Las wel een denkpauze in voordat u antwoord geeft. Voordelen:

  • U wint tijd om een antwoord te bedenken.
  • U controleert of u de juiste vraag beantwoordt.
  • U geeft de andere luisteraars de kans om mee te denken.
  • Stel een controlevraag zoals Klopt dat?, Begrijp ik u goed?

4. KISSSSS
Keep It Short, Simple, Specific and Sincere, and say it with a Smile - houd het kort, eenvoudig en specifiek; wees oprecht en vertel het met een glimlach.

5. Gebruik voorbeelden
Het beste antwoord is vaak een concreet, praktisch voorbeeld. Beschrijf een praktijksituatie. Dit is een uitstekende gelegenheid om (nog eens) de naam van uw organisatie te noemen en uw deskundigheid te bevestigen.

6. Praat tegen iedereen
Dit punt geldt uiteraard voor de hele presentatie, maar vooral tijdens het beantwoorden van vragen. Begin antwoord te geven aan degene die de vraag stelt, geef daarna aandacht aan alle aanwezigen, en rond af bij de vragensteller. Op die manier houdt u de aandacht en belangstelling van iedereen vast. U kunt de overige luisteraars ook vragen de hand op te steken als ze een voorval of situatie herkennen. Betrek uw publiek zoveel mogelijk bij wat u zegt!

7. Vermijd discussie
Als de vragensteller doordramt of moeilijk doet, geef hem gelijk (hij heeft altijd gelijk - voor zichzelf!) en stel eventuele discussie uit tot in de pauze onder vier ogen. Als u een andere mening heeft, zeg het gerust, en blijf zijn mening respecteren. (Zie ook het volgende punt.)

8. Als u het niet weet
Als u een vraag krijgt waarop u geen antwoord weet en u heeft geen collega's bij u om u te helpen, uit dan uw dank voor de vraag. Zeg duidelijk dat u het antwoord schuldig blijft - als hij zijn vraag voor u opschrijft (bijvoorbeeld op de achterkant van zijn visitekaartje), zoekt u het antwoord na de presentatie op. Zorg dan wel dat u uw belofte nakomt!

U zult wel eens een vraag krijgen die u als bedreigend ervaart. U weet dat u, wat u ook als antwoord geeft, problemen kunt verwachten. In zo'n situatie kunt u het beste andere luisteraars inschakelen. Naar aanleiding van hun reacties formuleert u dan uw antwoord in de vorm van een gunstige samenvatting van de gezamenlijke meningen.

9. Samenvatten
Pas op voor uitweidingen. Herhaal zo nodig de vraag nogmaals en vat die met het antwoord samen, voordat u verder gaat met de volgende vraag. Controleer wel dat de vragensteller tevreden is met uw antwoord voordat u verder gaat. Een waarschuwing: het kan voorkomen dat een vragensteller zo stug is dat hij geen 'ja' zegt. Ga gewoon door: Van deze meneer krijg ik geen reactie meer, dus mag ik de volgende vraag? (Deze vragensteller zal zich vast gepasseerd voelen, maar u moet op den duur toch 'voor de groep' kiezen.)
Vat alle vragen en eventueel uw antwoorden samen voordat u uw presentatie afsluit. Bijvoorbeeld:
We komen aan het einde van onze tijd samen.
Of:
Ik zie dat er geen vragen meer zijn.

En dan:
Uit uw reacties is het duidelijk hoe groot uw belangstelling is voor (dit onderwerp). (Herhaal de essentie van uw boodschap!) Uw vragen bevestigen hoe belangrijk het is dat we zo snel mogelijk een begin maken aan het invoeren van het nieuwe beleid. ('Verkoop' de volgende stap, of de handout.) Zoals u weet, kunt u een samenvatting van de presentatie van vandaag en meer details vinden in de handout die voor u klaar ligt bij de deur. Neem het mee, neem het door, en onderneem de nodige acties die bij uw functie horen.

Sluit bij voorkeur non-verbaal af: een vriendelijk hoofdknikje, een glimlach, en een gebaar richting de deur.

10. Laat een postieve indruk achter
Vooral in de vraag-en-antwoordsessie is het makkelijk fouten te maken. U bent tenslotte spontaan bezig. Overweeg dus uw woorden, wees beleefd, wees zo veel mogelijk voorbereid (bedenk van tevoren welke vragen u zou kunnen krijgen) en wees trots op uw werk, uw bedrijf, uzelf. Uw luisteraars hebben een goed geheugen voor het beeld dat ze van u vormen!

Tips

  • Bereid u zich voor op vragen die u zou kunnen ontvangen, of die u graag zou willen ontvangen.
  • Verander stellingen in uw presentatie in vragen, waardoor de luisteraar op dezelfde constatering komt.
  • Oefen met het positief formuleren van vragen aan de luisteraars, ook de retorische vragen.
  • Besef dat ook al bent u bang voor de vragensessie, het is uw gelegenheid om goed voor de dag te komen.
  • Waar u graag specifieke vragen wilt horen uit de zaal, vraag uw dagvoorzitter, collega of bevriende luisteraar deze te stellen.
  • Wees bereid om zelf een vraag naar voren te brengen, die u zelf beantwoordt.

Tot slot
U kunt een prima verhaal houden, maar als u het beantwoorden van vragen verprutst, gaat u af. Het hanteren van de interacties met uw luisteraars is het ware teken van bekwaamheid - het zich daarin bekwamen, is aan u!

David Bloch
Perfect Presentation

David Bloch

David  Bloch
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Alle artikelen van deze auteur
Meer artikelen over: Vraagtechniek, Presenteren
De auteur wil graag weten
hoe u dit artikel waardeert:









10
 
Waardering   8,3
(56 stemmen)
Reacties

Henk

Mooi "mini-seminar" David.Zou je in een boekje op creditcard formaat moeten publiceren. Toch 1 opmerking. Afsluiten van een presentatie met een beleefd "dank u wel" is inderdaad niet altijd de beste afsluiting (zeker niet in kleine gezelschappen).Maar voor grotere groepen lijkt het me een vorm van beleefdheid naar je publiek.
Groet Henk

Lilian van der Gugten |  http://www.sprekerscafe.nl

Henk, als je afsluiting goed is, is "dank u wel" niet nodig! Het publiek bedankt jou (met een applaus hopelijk) en niet andersom.

Arthur Sevenstern | Excellent Presenteren |  http://www.excellentpresenteren.nl

Prima betoog David, en ik ben het (bijna) helemaal met je eens. Alleen vind ik dat je nooit je presentatie moet eindigen door aan het publiek te vragen of ze nog vragen hebben. Je geeft zelf ook al aan dat er dan een gespannen stilte kan vallen. Je legt de druk bij het publiek om de sfeer goed te houden. De afsluiting van je presentatie is het laatste wat je publiek van je ziet. Wil je dat dat een "Iemand nog vragen?"-achtige zin wordt, of gebruik je die tijd om nog 1 keer nadruk te leggen op het belangrijkste punt van je betoog?
Het uitnodigen tot vragen kun je aan de dagvoorzitter overlaten, of als die er niet is, en er zijn vragen uit het publiek, dan komen die toch wel.

Verder complimenten over je 80/20 regel. Perfect verwoord!

Lianne Ebbinkhuijsen |  http://www.beingintheroom.nl

Dag David,

Dank voor het rijkelijk delen van je kennis, kunde en tips!
Ga je artikel wel een aantal keer lezen, want er staan veel waardevolle handreikingen in.

Zelf merk ik dat ik steeds vaker geneigd ben om de vragensessie steeds korter te houden of zelfs over te slaan, omdat anders de spanningsboog (die mijn publiek aanzet tot de actie die ik verlang) dreigt weg te vallen (evenals de gehele energie). Of ligt het dan toch aan mijn manier van beantwoorden wellicht?

Nogmaals bedankt!
Hartelijke groet,
Lianne

Dank voor zoveel snelle, warme reacties op mijn artikel.
Diverse punten:
- Nooit afronden met 'dank u wel' ... of enige andere clichématige uitdrukking. Zoek de originaliteit op. Lilian begrijpt me!
- Nooit afronden met een vragensessie TENZIJ het deel uitmaakt van een meer academische situatie. Toch NOOIT afronden met de woorden 'Zijn er nog vragen?'
Zelf adviseer ik dat een ander - zoals een dagvoorzitter - de rol op zich neemt om DISCUSSIEpunten of opmerkingen te leiden.
Veelal zijn het overigens géén vragen, wél egostrelende opmerkingen waarop je zinnigste reactie luidt: "Dank je. Volgende?"

Voor meer van mijn artikelen, duik eens in het archief van Verkopersonline.nl of zoek op Blochs Blog op mijn website.

Dick van Diepen |  http://www.fabekennemerland.nl

Doorleefd. Echt. No nonsese


Ha, die Dick, met zijn korte, krachtige reactie!
Jammer dat de link naar je www niet werkt. Nog een tikfout?

Dick van Diepen |  http://www.fabkennemerland.nl

Dank voor de reactie!
Inderdaad te snel verstuurd:
* nonsense
* www.fabkennemerland.nl

Met dank en groet!
Dick van Diepen

O wat is het een les voor ons allemaal ... om reacties op websites o-zo-zorgvuldig na te lopen voor foutjes voor verzenden!

Ook om WITRUIMTE in te bouwen.
Zoals Henk en Arthur één blok tekst schrijven, is 'not done'.
Zoals Lianne schrijft, is veel leesbaarder.

Schattig, Dick, de hond op jouw site! Jouw hond?

Dick van Diepen |  http://www.fabkennemerland.nl

Geachte heer Bloch, beste David,

De tips zijn duidelijk! Een goed verstaander.....
Mijn hond ja. Uit een asiel. Al weer 4 jaar bij ons.
De bliksemafleider in het gezin.
Fijn weekend en beste groet!

"We can't keep on meeting like this ..."
Zo'n uitwisseling wordt best gezellig ... en dank je, Dick, voor zo'n perfect voorbeeld van hoe het mogelijk is om een site PERSOONLIJK te maken.
Zelf zou ik dan ergens (op de site) het verhaal wél vertellen.

Hartegroet,

DAVID


P.S.
Een aanvullend voorbeeld wat betreft het persoonlijk(er) maken van een site: zie http://davidshealthcheck.com/links onderaan (laatste 'bullet').

Hans Mampaey |  http://Www.yonego.be

Inderdaad een sterk mini-seminar. Chapeau !!

Dank, Hans, voor je warme waardering ... vanuit België.
En wat heb JIJ een interessante site!
Hartegroet,

DAVID

Sophie van de Velde |  http://www.bureauspraakwater.nl

Goed toepasbare punten, zeker relevant.
Sophie


En wat heb JIJ een interessante site, Sophie!
Zelf heb ik geen belangstelling voor de stijl 'debat'.
Het overtuigen via intellect en argumentatie is ... een andere wereld.
Toch help ik - net als jij - sprekers met hun persoonlijke presentatie, vooral de lichaamstaal (oogcontact! pauzes!).

Ik ben blij dat je blij bent met het artike!

Hartegroet,

DAVID

De bijdrage bevat in heldere taal talrijke, nuttige tips waar menigeen - ook ik - nog het nodige van kan leren. Ook al is niet alles nieuw, reminders zijn ook goed, het is fijn de tips zo handzaam en overzichtelijk op een rij te zien.

Dank voor deze waardering, tevens bevestiging van mijn inspanningen, Frans.
En het mooiste van zo'n leesbaar stuk is JUIST dat 'niet alles nieuw' is.
Net zoals bij de inhoud van een 'goede' presentatie, bevat een 'goed' artikel een kader van herkenbaarheid als DRAGER voor de nieuwe inzichten.
Dank ook voor deze kans om Admetos te leren kennen - interessant!

Alex Goja

Heldere opsomming van wetenswaardigheden en feiten.
Zou elke presentator moeten lezen :-).

Ah, dat laatste, Alex - inderdaad: het verschil tussen een 'slechte' en een 'goede' presentator is snel te zien in hoe hij/zij omgaat met vragen!

Ruben B. |  http://are-agency.be

Interessant artikel, zeker de moeite om te lezen

Dank je, Ruben, voor je warme reactie.
En wat heb jij een interessante site, een interessante 'business'...

Arnout Drenthel |  https://www.bentopresentaties.nl/

Prima inzichten en ideeën David!

Een waardevolle toevoeging vind ik zelf om nooit af te sluiten met de vragenronde. Het risico dat de laatste zeur-vraag hetgeen is waar het publiek mee achterblijft is daarvoor te groot.

Pak altijd de aandacht terug en herhaal in 2-3 minuten de kernboodschap van de presentatie.

En ook nog een kleine aanvulling op de dooddoener "Zijn er nog vragen?": Het legt ook de oorzaak van het niet begrijpen impliciet bij het publiek. Houd de oorzaak van eventuele onduidelijkheid bij jezelf: "Kan ik dingen verhelderen?" vind ik daarom zelf wat vriendelijker.

Arnout Drenthel |  http://www.bentopresentaties.nl

Prima inzichten en ideeën David!

Een waardevolle toevoeging vind ik zelf om nooit af te sluiten met de vragenronde. Het risico dat de laatste zeur-vraag hetgeen is waar het publiek mee achterblijft is daarvoor te groot.

Pak altijd de aandacht terug en herhaal in 2-3 minuten de kernboodschap van de presentatie.

En ook nog een kleine aanvulling op de dooddoener "Zijn er nog vragen?": Het legt ook de oorzaak van het niet begrijpen impliciet bij het publiek. Houd de oorzaak van eventuele onduidelijkheid bij jezelf: "Kan ik dingen verhelderen?" vind ik daarom zelf wat vriendelijker.

Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Persoonlijke Sales Ontwikkeling


Abonneer
Onze auteurs
Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Natasja   Hoogenboom

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer helpt met zijn verkooptrainingen en publicaties bedrijven meer winstgevende omzet t.. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten was 15 jaar eigenaar/MD van Bron & Partners Sales- en Communicatieopleidingen.
Nu geeft hij met zijn bedrijf Blue Tree Consultancy BV advies op gebied van organisatiestrategie, .. meer..

Marianne van de Water

Marianne van de Water

Expert koude acquisitie | Trainen, schrijven en vertellen over succesvol bellen | Iedereen met een.. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

Jorg  Hartog

Jorg Hartog

Hoe bouw je een new business machine waarmee je iedere maand een constante flow van afspraken en n.. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

André  Hagelen

André Hagelen

André Hagelen is ondernemer en heeft meerdere bedrijven opgericht in marketing en sales. Zijn spe.. meer..