De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 6
In 6 delen krijgt u methoden om de efficiëntie en de waarde van e-mail te verhogen, zowel in de zakenwereld als bij het meer (in)formele gebruik van e-mail. Vandaag de laatste twee e-Geboden: 9 en 10. 
9. Gij zult de ontvanger helpen uw bericht te lezen
Wanneer u effectief wilt e-mailen én veel te vertellen heeft, overweeg om meerdere berichten te versturen. Ieder bericht, met een ander onderwerp, krijgt een ander nummer in het onderwerpveld: (1) Vergadering vrijdag
(2) Afspraak ivm reis naar klanten in Italië
Uw berichten zijn dan korter, en zo verhoogt u de kans dat ú niets mist en de ontvanger ook niet!
Door iedere nieuwe zin op een nieuwe regel te beginnen, verhoogt u de leesbaarheid en dus de aandacht voor de inhoud. Let wel: de verpakking is de drager van de inhoud.
De afwisselende regellengte – te vergelijken met de zogenaamde 'Engelse regelval' ofwel 'niet-uitgevulde tekst' – is een continue visuele prikkel. Vergelijk zo'n tekst met een groot blok 'justified' ofwel uitgelijnde tekst (de rechter en linker marges zijn recht en gelijk) en dan ziet u duidelijker hoe de afwisselende regellengte de leesbaarheid verhoogt.
Dit staat los van welke tekst u mooier vindt!
Om uw lezer verder te helpen, geef iedere alinea een korte, aantrekkelijke, prikkelende kopregel (ja, in vet en zonder verdere interpunctie behalve misschien ! of ?). Let wel: er zijn schrijvers die de volgende kopregel gebruiken: KOPREGEL:
Eenvoudig gezegd is dit overdone. Er zijn ook lezers die zo'n kopregel als een hyperlink zien en er op proberen te klikken!
Om uw communicatie nog effectiever te maken, behandel eerst de belangrijkste zaken. Zij krijgen dan de meeste aandacht en hebben het voordeel dat ze meteen op het scherm verschijnen zonder de scroll-functie te hoeven gebruiken. 10. Gij zult bewuster worden van het nut en de gevolgen van uw e-communicaties
De essentie van dit gebod betreft het vermijden van alles dat standaard en automatisch is.
Lettertype
Het is verrassend hoeveel e-mailers het Arial-lettertype gebruiken. Terwijl Verdana speciaal ontwikkeld werd voor Microsoft en, net als lettertypes zoals Tahoma, Shruti, Lucida en Calibri allemaal significant leesbaarder zijn.
Velen gebruiken dan Arial in 11, 12 of 13 punten (lettergrootte) en zelfs vet om de letter leesbaarder te maken – in plaats van simpelweg het installeren van een ander default-lettertype.
Disclaimer
Is het u opgevallen dat steeds meer bedrijven en individuen het nodig vinden om een 'disclaimer' toe te voegen aan alle e-mails, zelfs al gaat het simpelweg om de bevestiging van een lunchafspraak? Meestal gebeurt deze toevoeging op het niveau van de systeembeheerder en het is helaas niet iets dat u verder kunt beïnvloeden, zelfs al bent u de baas ...
Een bekend internationaal accountancy- en consultancybedrijf had 4 regels in de plaatselijke taal en in het Engels. In 2008 werd dat aantal regels verhoogd tot 17 in iedere taal!
Een branchecollega van dit bedrijf heeft voor zichzelf een elegante en eenvoudige oplossing gevonden met deze ene regel in het Engels: This e‐mail and its attachments are subject to the disclaimer at
www.[company name].com/disclaimer
Handtekening
Vergelijkbaar is het 'handtekeningblok': een of twee regels met afrondende groet en formaliteiten, een getikte of gescande handtekening, de functie, naam van bedrijf en alle contactdetails. Automatisch toegevoegd aan alle berichten, zelfs aan regelmatige correspondenten.
U kunt zich afvragen hoe vaak dezelfde informatie werkelijk nut heeft ...
Ontvangstbevestiging
Een ander vaak misbruikte instelling is de 'lees- of ontvangstbevestiging'. Voor alles. Zelfs een internetmopje! Misschien krijgt u meer bevestigingen door de ingebouwde bevestiging uit te zetten en deze woorden toe te voegen aan uw bericht: Jan, wil je ajb de ontvangst bevestigen?
En zelfs dan biedt dit geen zekerheid. Geef toe, dat u ook ooit het automatische verzoek om een leesbevestiging heeft uitgezet ...
Nadruk
Behalve bij webmail en andere plain-tekst-applicaties zoals BlackBerry, gebruik vet en cursief om belangrijke woorden in uw tekst te benadrukken. Het simpele feit is dat door de dagelijkse drukte uw teksten in het algemeen minder aandacht bij de ontvanger krijgen dan wat ú eraan besteedt!
Een enkel blok tekst zonder benadrukking komt saaier over en krijgt dus minder aandacht.
Voor berichten in plain-tekst maak spaarzaam gebruik van HOOFDLETTERS.
Cc
Er heerst een cultuur van het verzenden van cc's aan iedereen alsof het erom gaat te bewijzen hoe hard er gewerkt wordt. Om zoveel berichten te ontvangen is voor nagenoeg iedereen belastend.
In bepaalde e-mailprogramma's kunt u deze cc-berichten in een andere kleur laten verschijnen in uw inbox, of ze meteen doorsturen naar een aparte cc-inbox die een naaste buurman is van de afvalemmer!
Vooral wanneer het privéberichten betreft of het doorsturen van internetmoppen, zie waar u de bcc-functie kunt gebruiken in plaats van cc of, nog erger, in het 'Aan'-veld. Bcc beperkt het verspreiden van spam en heeft verder het grote voordeel van het beschermen van de privacy van uw correspondenten, laat staan de integriteit van uw adressenbestand.
Nuttig onderwerp
Nooit de automatisch ingevulde Re:/Betr: noch Fwd: gebruiken. Bedenk zelf een eigen tekst die de inhoud van het actuele bericht – úw reactie – beschrijft.
Probeer ook dit: begin de eerste zin van uw bericht in het onderwerpveld, dan ga verder in het tekstveld. U zou verbaasd kunnen zijn hoe effectief en opvallend dit is. 'Bedankt voor ...' is een bijzonder vriendelijke en aantrekkelijke manier om een bericht te beginnen: Onderwerp:Bedankt voor je snelle reactie ... [twee lege regels in het tekstveld] ... die me enorm ondersteunt bij dit project,Jan!
Zie hier ook het ontwijken van 'Beste' of 'Hullo', het gebruik van vet voor de naam, en het uitroepteken.
Overweeg eens om meteen het kernonderwerp te noemen, gevolgd door de actie of secondair onderwerp: Onderwerp:J&JP projectvoorstel: nodig voor de vergadering op [datum]
Wees persoonlijk
U doet zaken met mensen, niet met bedrijven. Wees dan consequent en schrijf aan een individu in plaats van aan zijn e-adres.
Toegegeven, dit is soms de eerste keer onmogelijk omdat u gebruik moet maken van een info@ ...-adres of klantenservice@ ..., maar zodra u de gelegenheid heeft, verander naar de naam van uw correspondent in plaats van een e-adres.
Als u een eigen domein heeft, is het ook zaak om een info@...-adres te personaliseren. Het is verbazingwekkend hoeveel 'eenpitters' bij een onpersoonlijk info@-benaming blijven! Voorbeelden zijn dan: jan@ ... of j.bergsman@ ... Tot slot ... Deze 10 e-geboden bieden u stof tot nadenken en veel mogelijkheden om bewuster en efficiënter gebruik te maken van e-mail. Geniet ervan en doe er uw voordeel mee! David Bloch
Perfect Presentation
David Bloch
|
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation |
| 
