De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 3
In 6 delen geven we u methoden om de efficiëntie en de waarde van e-mail te verhogen, zowel in de zakenwereld als in het meer (in)formele gebruik van e-mail. Vandaag deel 3. 
3. Gij zult uw berichten nummeren
Stelt u zich voor: na een poosje uw e-mails niet te hebben bekeken, ontdekt u verschillende berichten van dezelfde correspondent over verschillende zaken. In plaats van zoals gebruikelijk te reageren, en misschien met 'Re' en het onderwerp van het originele bericht, geef ieder bericht een nummer wanneer u begint het onderwerpveld in te vullen – samen met (zie Gebod 2) een passend onderwerp: (1) Reactie op je verzoek om meer info
(2) Suggestie om de nieuwe klant 'in te pakken'
(3) Productontwikkeling. ... en zo voorts. Deze benadering, samen met het 'info-blok' (datum, tijd, van, aan, onderwerp) van het oorspronkelijke bericht, maakt het veel makkelijker voor uw correspondent om de stortvloed aan reacties te hanteren!
Praktijkvoorbeeld
Een engineeringbedrijf in Rijswijk, actief op een internationale markt en met veel contracten met overheidsinstanties, hanteert een systeem van code-herkenning. Net als brieven 'ref-nummers' krijgen, krijgt ieder bericht een aparte code. Alle voorafgaande berichten worden herhaaldelijk heen en weer gestuurd, zodat een eenvoudig bericht met de bevestiging van een afspraak enkele megabytes aan 'historie' en talloze 'disclaimers' meetorst! Of dit werkelijk zinnig is, staat los van het simpele feit dat dit het gewoontegedrag is van deze organisatie ... 4. Gij zult rekening houden met hoe uw bericht ontvangen wordt
Waar mogelijk, houd rekening met de specifieke behoeften van uw correspondenten. Niet iedereen ontvangt uw bericht zoals u denkt dat het er uit ziet op u scherm. Voorbeeld: er zijn steeds meer gebruikers van Apple-computers; de kans bestaat dat het ontvangen van een bericht op een Windows-computer andere karakters laat zien. Specifieke instellingen zorgen er zelfs voor dat een bericht in bijna onzichtbare en zeker onleesbare lijnen verschijnt ... en zo zijn er allerlei mogelijkheden waardoor berichten verminkt overkomen. Nog actueler misschien is het toenemende gebruik van de BlackBerry of equivalent: 'e-mail on the move'. Wanneer u vermoedt dat dit het geval is: - Wees zo vrij om te mailen in 'plain text' (dus: geen HTML); uw HTML zal sowieso meestal 'gestript' worden.
- Gebruik HOOFDLETTERS wanneer u tekst wilt benadrukken.
- Als u een bijlage stuurt, zorg ervoor dat u deze specifiek noemt in uw bericht; het helpt als u de essentie van de bijlage ook beschrijft .
- Houd uw bericht zo kort mogelijk, met de belangrijkste informatie aan het begin
- Stuur bewust een minimum aan 'historie' (of juist geen!).
Let wel dat HOOFDLETTERS snel overkomen als equivalent aan schreeuwen (en dus onbeleefd); beperk het gebruik ervan.
David Bloch
Perfect Presentation
David Bloch
|
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation |
| 
