Volg ons op Facebook 2.881
Volg ons op Twitter 6.776
Sluit u aan bij onze LinkedIn groep 5.778
Word lid van onze gratis nieuwsbrief 28.530

De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 3

In 6 delen geven we u methoden om de efficiëntie en de waarde van e-mail te verhogen,  zowel in de zakenwereld als in het meer (in)formele gebruik van e-mail. Vandaag deel 3.

De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 3

3. Gij zult uw berichten nummeren

Stelt u zich voor: na een poosje uw e-mails niet te hebben bekeken, ontdekt u verschillende berichten van dezelfde correspondent over verschillende zaken. In plaats van zoals gebruikelijk te reageren, en misschien met 'Re' en het onderwerp van het originele bericht, geef ieder bericht een nummer wanneer u begint het onderwerpveld in te vullen – samen met (zie Gebod 2) een passend onderwerp:

(1) Reactie op je verzoek om meer info
(2) Suggestie om de nieuwe klant 'in te pakken'
(3) Productontwikkeling.

... en zo voorts. Deze benadering, samen met het 'info-blok' (datum, tijd, van, aan, onderwerp) van het oorspronkelijke bericht, maakt het veel makkelijker voor uw correspondent om de stortvloed aan reacties te hanteren!

Praktijkvoorbeeld
Een engineeringbedrijf in Rijswijk, actief op een internationale markt en met veel contracten met overheidsinstanties, hanteert een systeem van code-herkenning. Net als brieven 'ref-nummers' krijgen, krijgt ieder bericht een aparte code. Alle voorafgaande berichten worden herhaaldelijk heen en weer gestuurd, zodat een eenvoudig bericht met de bevestiging van een afspraak enkele megabytes aan 'historie' en talloze 'disclaimers' meetorst! Of dit werkelijk zinnig is, staat los van het simpele feit dat dit het gewoontegedrag is van deze organisatie ...

4. Gij zult rekening houden met hoe uw bericht ontvangen wordt

Waar mogelijk, houd rekening met de specifieke behoeften van uw correspondenten. Niet iedereen ontvangt uw bericht zoals u denkt dat het er uit ziet op u scherm. Voorbeeld: er zijn steeds meer gebruikers van Apple-computers; de kans bestaat dat het ontvangen van een bericht op een Windows-computer andere karakters laat zien. Specifieke instellingen zorgen er zelfs voor dat een bericht in bijna onzichtbare en zeker onleesbare lijnen verschijnt ... en zo zijn er allerlei mogelijkheden waardoor berichten verminkt overkomen.

Nog actueler misschien is het toenemende gebruik van de BlackBerry of equivalent: 'e-mail on the move'. Wanneer u vermoedt dat dit het geval is:

  • Wees zo vrij om te mailen in 'plain text' (dus: geen HTML); uw HTML zal sowieso meestal 'gestript' worden.
  • Gebruik HOOFDLETTERS wanneer u tekst wilt benadrukken.
  • Als u een bijlage stuurt, zorg ervoor dat u deze specifiek noemt in uw bericht; het helpt als u de essentie van de bijlage ook beschrijft .
  • Houd uw bericht zo kort mogelijk, met de belangrijkste informatie aan het begin
  • Stuur bewust een minimum aan 'historie' (of juist geen!).

Let wel dat HOOFDLETTERS snel overkomen als equivalent aan schreeuwen (en dus onbeleefd); beperk het gebruik ervan.

David Bloch
Perfect Presentation

David  Bloch

David Bloch

In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Alle artikelen van deze auteur
Lezerswaardering
 
Hoe waardeert u dit artikel?









10

Dit artikel delen:

Sluit u aan bij onze LinkedIn groep
Volg ons op Twitter
Vind ons leuk op Facebook
Word lid van onze gratis nieuwsbrief
Reacties

Hans Hermans |  http://www.opdegrens.eu

Geachte mevrouw, mijnheer, 23.10.2009

Uw Tien Geboden zijn interessant, maar soms vraag ik me af of de kop en aanhef niet het meest belangrijk zijn.
Als ik een bericht krijg zonder aanhef, lees ik de inhoud met veel minder interesse en mijn antwoord is navenant.
Kunnen we een afspraak maken en een bericht openen met aanhef en datum ?
In dit kader past natuurlijk ook het goede gebruik een bericht af te sluiten met een groet. Dat doen we in een brief en dat doen we op straat, waarom in een e-mail dan niet ?!

Met vriendelijke groet,
Hans Hermans

Wat raar om zo'n reactie te krijgen van Hans Hermans gericht op 'Geachte mevrouw, mijnheer' ... terwijl het artikel terdege van MIJN hand (man + naam + foto) komt.
Het is PRECIES dit soort klakkeloosheid waar ik een hekel aan heb.
Maak je bericht juist persoonlijk en zorg ervoor dat het opvalt tussen alle andere berichten. Het is moeilijk genoeg om aandacht te krijgen tussen de grote hoeveelheid e-post!

Ik denk, Hans, dat je een verkeerd beeld hebt van het gewenste resultaat. Stuur mij persoonlijk een e-mail als voorbeeld (master@davidbloch.com) en je krijgt een herschreven bericht terug.

Je schrijft over 'goede gebruik'. Wie bepaalt dát nu eenmaal? En, gebruiken 'op straat' zijn anders dan in een brief, en een brief is beslist een ander communicatiemiddel dan een telefoongesprek of e-mail. Andere 'regels', dus ...

Wél besef ik dat waar ik voor pleit heel lastig is voor velen: ik nodig ze uit om naar hun gewoontegedrag te kijken en voorbij te gaan aan de klakkeloosheid richting zinnig gebruik van een krachtig communicatiemiddel! En doorbreken van gewoonte is altijd confronterend!

Hartegroet,

DAVID


Peter Plugge |  http://www.verebus.nl

Dag David en andere geinteresseerde lezers,

We lezen altijd met veel plezier jouw artikelen. Deze stuur ik vaak door naar de gehele sales groep. Deze serie over de do's en don't s van de mailwereld geven vele leermomenten alsook stof voor discussies. Onze in- en externe meningen zijn hierin verdeeld. Dat komt door "klantervaringen" en onze generatie kloof. Voor gewone berichten etc. (voor o.a afspraken, mededelingen,etc.) kun je volstaan met onderwerp of laatste deel van het vorige bericht. Met uiteraard status o.i.d.voor het beheer! Dit heeft ook mijn voorkeur. Gaat het over opdrachten en uitvoering van werk dan zie je dat de huidige "click-generatie" (2 gen jonger)bij ons alsook de klant de complete history wil blijven zien in de (één) mail. Men wil bewust niet meerdere malen opslaan of "printen". Dit totdat het onderwerp is afgerond en gearchiveerd kan worden (digitaal of analoog. Deze gewenste gewoonte zet zich dan breder door.
Vanuit gebrek aan tijd en aandacht laat men vaak bij interne reply's of forward's (mogelijk ook externe) de oude kop of onderwerp regel staan!?? Met dan de genoemde RE RE RE RE's.
Als ik dan ook nog als cc vermeld wordt, rest mij maar één ding: DELETE!
David, we kijken uit naar de volgende delen,en hoop ik op meerdere reacties vanuit de praktijk.
S6 en tot ziens,
Groet, Peter.

Ps. wie is het IB uit Rijswijk?

Daar is ie dan - mijn trouwe relatie, Peter - met heerlijke waardering, de nodige waardevolle kritische opmerkingen én even nuttige aanvullingen.
Dank!

Hartegroet,

DAVID

Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Gratis en vrijblijvend 3 offertes? Klik hier!
5 tips Sales Training selecteren
7 tips Personal Branding voor Sales Trainers
Onze auteurs
Victor  Bonke

Victor Bonke

Als bevlogen spreker, trainer en coach helpt Victor salesmensen bij (koude) acquisitie, gebaseerd .. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer is oprichter van SalesQuest, een trainingsbureau gespecialiseerd in acquisitie- en .. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Walter  Spruyt

Walter Spruyt

Walter Spruyt is 1 van de 2 drijvende krachten acher Salesguide.be. Al 15 jaar vergezelt en coacht.. meer..

Marcel  Hoefman

Marcel Hoefman

Marcel Hoefman traint en adviseert organisaties en individuen die meer rendement uit commerciële .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten is directeur/ eigenaar en trainer bij Bron & Partners. Hij adviseert bedrijven .. meer..

David  Bloch

David Bloch

In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach .. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

   Rob Snoeijen

Rob Snoeijen

Sales-Inspirator Rob Snoeijen is gecertificeerd salestrainer, coach, spreker, oprichter van SalesT.. meer..

NOG MEER VERKOPEN?