De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 2

In 6 delen geven we u methoden om de efficiëntie en de waarde van e-mail te verhogen,  zowel in de zakenwereld als bij het meer informele gebruik van e-mail. Vandaag het 2e Gebod.

De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 2

2. Gij zult de ontvangst van alle berichten bevestigen

Het is nu zaak om deze stelling toe te lichten en aan te passen. Natuurlijk bevestigt u geen 'junk-berichten' of cc's die behoren tot de categorie 'kijk hoe hard ik werk!'.
Afhankelijk van uw functie zou het soms nuttig kunnen zijn om de essentie van ieder bericht te vernemen voordat u het schrapt of archiveert. Misschien krijgt u lucht van interessante trends binnen uw organisatie die voor u nuttig zouden kunnen zijn! Informatie is tenslotte een basis van macht ...

Dit gebod is ontstaan uit de enige zekerheid die u heeft: het simpele feit dat u op de verzend-knop drukt. Wat er daarna gebeurt is volledig buiten uw controle. Heeft u ooit een bericht teruggekregen door een Postmaster Daemon, om welke reden dan ook? Wees in zo'n geval blij, want dan kunt u actie ondernemen! Een percentage van alle berichten verdwijnt, een zwakte inherent aan de structuur van internet. En wat weet ú van de software- of hardwareperikelen van uw relatie waardoor uw bericht verdwijnt?

U heeft iedere dag natuurlijk veel meer te doen dan alleen e-mailen. Maar sta stil hoe u overkomt wanneer u berichten wél én passend bevestigt. Zou dat in uw zakelijk voordeel kunnen zijn?

Voorbeeldoplossingen
Schrijf in het onderwerpveld zoiets als:

Dank voor je bericht, Jan! Ik kom er donderdag op terug! :) DAVID
Heb nu geen ruimte om adequaat te reageren, Jan! Vraag Frans! :) DAVID
Ik kom er z.s.m. op terug! :) DAVID

U schrapt alle tekst uit het bericht (en zeker de 'Disclaimer'!) behalve de 4-6 regels van het 'info-blok' onder de woorden 'Oorspronkelijk bericht'. Deze zijn nodig als referentie voor de inhoud van het bericht.

Beloof in uw korte tekst alleen wat u verwacht te kunnen afleveren. Creëer dus de tijd en ruimte die ú nodig heeft. Onthoud dat Napoleon zijn post altijd zo'n 3 weken liet liggen voordat hij het opende. Tegen die tijd waren de meeste zaken al opgelost en zeker niet meer actueel! (Rest de vraag of dit gedrag enig verband heeft met zijn teloorgang ...)

Een 'sub-gebod' luidt: gij zult ook de ontvangst van brieven en pakjes bevestigen. Het is waar dat iemand op kantoor hoogstwaarschijnlijk getekend heeft voor ontvangst, maar dat is anders dan dat de zender weet dat het pakje aangekomen is. Overweeg nogmaals hoe u overkomt wanneer u een eenvoudig kort bericht stuurt met deze tekst in het onderwerpveld:

Documenten zojuist gekregen, Jan! Ze gaan morgen, ondertekend, weer op de post!  :) DAVID

Er is maar een piepkleine beperking aan deze benadering van e-mail: er is een klein percentage van gebruikers dat geen gebruik maakt van het onderwerpveld noch léést (zien ze het sowieso?) dat veld. Van zulke gebruikers kan je een bericht verwachten met de opmerking: Wablief? Ik kreeg een leeg bericht van je ...

Vele lezers van dit artikel weten hoe waardevol een netwerk is, of het zakelijk is of privé. Het is een algemeen feit dat 'mensen andere mensen aardig vinden die op hen lijken', waardoor we de neiging hebben om zaken te doen met degenen waarmee we 'klikken'.
Hoewel er culturen zijn waar 'bedanken' inherent is aan het enkel ontvangen, zijn er ook veel culturen waar enige bevestiging van ontvangst van het geschenk nodig is – zoals met de woorden 'dank u'.
Sta even stil bij de vraag hoe lang hoe u verjaardagsgeschenken zou blijven sturen aan jonge neven en nichten als u nooit een teken van ontvangst zou ontvangen, laat staan enig teken van waardering ...
Zo ook de waarde van het bevestigen van de ontvangst van berichten uit uw netwerk. Bevestiging stimuleert de stroom van potentieel waardevolle informatie. Het ligt aan ú om te schiften en te schrappen!

Het is zaak om hier even stil te staan bij de 'Leesbevestiging'. Feitelijk is dit een verzoek om de ontvangst van het bericht te bevestigen, dat het 'op uw scherm' is verschenen. Lezen is immers een stapje verder!
Hoewel veel e-mailprogramma's deze functionaliteit ondersteunen is het even waar dat er veel programma's zijn (zoals Mail of Entourage in Mac OS) waar het ontbreekt. Heeft ú correspondenten die een leesbevestiging als automatisch hebben ingesteld, zelfs voor ieder wissewasje dat ze sturen, zelfs een internetmopje? Geef toe dat u wel eens zo'n verzoek negeert. We weten dus dat het er om vragen geen zekerheid biedt over de werkelijke ontvangst van het bericht – ondanks de vele e-mailers die in hun eigen nadeel geloven dat het wel zo is.

Zelf heb ik een opdrachtgever die nooit de ontvangst van mijn berichten direct bevestigde. Na een periode van drie maanden ontdekte ik dat ze feitelijk maar twee van mijn zeven berichten had ontvangen. De ontbrekende berichten heb ik opnieuw verzonden alleen om te ontdekken dat er kennelijk een fout was bij de systeemadministratie van haar bedrijf, waardoor mijn berichten werden geblokkeerd. Zonder haar noch mij ervan op de hoogte te brengen. Omdat mijn opdrachtgever nooit door had wat het nut is van het bevestigen van berichten heb ik de gewoonte ontwikkeld om haar te bellen of te sms-en een uur na verzending om de ontvangst te controleren.

Gebruik het verzoek om een leesbevestiging uitsluitend wanneer het uiterst belangrijk is, zoals met deadlines of met potentieel negatieve consequenties wanneer het bericht niet 'gezien' wordt. Soms is het voldoende om een zinnetje op te nemen in de tekst, voor de afrondende groet, met het verzoek om het bericht te bevestigen:

Tot slot, Jan, laat je me even weten of je dit bericht hebt ontvangen? Alvast bedankt!

David Bloch
Perfect Presentation

David  Bloch

David Bloch

In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation
Alle artikelen van deze auteur
Lezerswaardering
 
Hoe waardeert u dit artikel?









10

Dit artikel delen:

Sluit u aan bij onze LinkedIn groep
Volg ons op Twitter
Vind ons leuk op Facebook
Word lid van onze gratis nieuwsbrief
Reacties

Robert Benninga |  http://www.mindower.nl

Beste David,

Zoals altijd 'spot-on'!
Bedankt dat je je brede ervaring en concrete inzichten en tips met iedereen deelt.
Dit soort prakische informatie en inspiratie is zeer nuttig.

Let's make Magic! Robert Benninga
Creator De HiT Experience: hét Doorbraak Seminar naar Top resulaten.

Zonder communicatie geen inhoud - Wilga Janssen |  http://www.dekunstvananders.nl

Dag David,

Mooi werk. Goed dat je met je concrete voorbeelden laat zien hoe belangrijk reactie op actie is in onze communicatie. Samen werken is elkaar ook informeren over de procesgang. Ben benieuwd naar je volgende tip.

Hallo David , leuk en zinvol.
heb je nog ervaringen die te maken hebben met het gebruik ( en ongeschreven wetten ) van de beruchte cc mailtjes.
Hopelijk komen die terug in het tweede gebod.
Groet Erwin
Partner in Groei
auteur: De PINO vangers


Dank aan ROBERT, WILGA en ERWIN voor jullie waardering voor deze tips.
Er is duidelijk behoefte aan ... uuuuh ... DUIDELIJKHEID wat betreft e-communicatie.
Er is inderdaad zo veel slordigheid en vooral onbewust gedrag ...
Misschien hebben jullie het EERSTE DEEL van deze serie gemist; zeker de moeite waard om ook nog te lezen!
En ja, Erwin, er komen zeker wat opmerkingen over cc- en bcc-berichten. Nog 4 afleveringen ...
"Watch this space ...!"

Happy days,

DAVID

jan vanderbilt

Wel mooi die email tips maar in feite komt het er op neer een beetje de beleefdheidsregels in acht te nemen die men in het sociale leven zou toepassen. Helaas gaan ze in onze tijd wel eens verloren en is een opfrissing niet nutteloos.
Groetjes
Jan


Deels ben ik met jou eens, Jan.
En, wie bepaalt nou de beleefdheidsregels?
Dát is de zwakke schakel.
Recentelijk werd vermeld in het nieuws over het moeten ontslaan van HBO-ers (in hun eerste baan) vanwege 'gebrek aan normen en waarden'.

Voor velen is e-mail, net als de telefoon, een 'tool', een middel.
En ze gaan er klakkeloos mee om. Ondoordacht en vooral: onbewust.
Mijn werk berust voornamelijk op het onderliggende bewustwordingsproces. In alles.
Geen wonder dat er een opleving is in cursussen met titels zoals 'Mindfulness'!

Jan, wanneer jij schrijft "Wel mooi die email tips maar ..." schrijf je feitelijk iets negatiefs. Het gebruik van 'maar' (correct voorafgegaan met een komma) negeert het eerste deel van de zin.
Is dit een verborgen tip? Ja!

Hartegroet,

DAVID

Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Persoonlijke Sales Ontwikkeling


Abonneer
Onze auteurs
Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Marcel  Hoefman

Marcel Hoefman

Marcel Hoefman traint en adviseert organisaties en individuen die meer rendement uit commerciële .. meer..

Natasja   Hoogenboom

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer is oprichter van SalesQuest, een trainingsbureau gespecialiseerd in acquisitie- en .. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten is directeur/ eigenaar en trainer bij Bron & Partners. Hij adviseert bedrijven .. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Victor  Bonke

Victor Bonke

Als bevlogen spreker, trainer en coach helpt Victor salesmensen bij (koude) acquisitie, gebaseerd .. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

André  Hagelen

André Hagelen

André Hagelen is ondernemer en heeft meerdere bedrijven opgericht in marketing en sales. Zijn spe.. meer..