5 aanbestedingstips voor dummies
Kriebelt het om zaken te doen met de overheid, maar weet u niet waar u moet beginnen? Begin dan met het lezen van dit artikel met aanbestedingstips voor dummies. Inschrijven op aanbestedingen? Veel bedrijven beginnen er niet eens aan. Inschrijven op een aanbesteding staat immers bekend als tijdrovend en complex. Toch loont het de moeite om u erin te verdiepen als het werken voor de overheid op uw verlanglijstje staat. De overheid besteedt namelijk jaarlijks voor zo’n 67 miljard euro aan. Dat varieert van de inkoop van kantoorartikelen tot het selecteren van een partner voor het onderhoud aan bruggen.
“Iedere aanbesteding is een commerciële kans”
Tip 1: Start op TenderNedDe eerste stap om in te schrijven op een aanbesteding is het vinden van de juiste aanvraag. U vindt álle aanbestedingen van (semi-)overheidsinstellingen in Nederland op www.tenderned.nl. De eerste keer dat u zoekt op TenderNed kan dat overweldigend zijn. Vul daarom uw interesseprofiel in op TenderNed. U krijgt dan alleen de aanbestedingen te zien die matchen met uw interesseprofiel. U kunt zich ook inschrijven voor een e-mail alert. Dan bent u automatisch op de hoogte bij nieuwe publicaties. Andere bekende platforms zijn Aanbestedingskalender, Negometrix (Mercell) en CTM Solution. Tip 2: Raak thuis in de aanbestedingsterminologieEen aanbesteding gevonden die precies in uw straatje past? Dan ziet u in de opdrachtomschrijving dat er een onderscheid is tussen eisen en gunningscriteria. De eisen zijn hard, ofwel ‘knock-out’ zoals dat heet. U moet hier echt aan voldoen anders ligt u eruit. De (kwalitatieve) gunningscriteria mag u beschouwen als wensen. Daarvoor moet u vaak vragen beantwoorden in een plan van aanpak. Hoe meer uw plan van aanpak aan die wensen voldoet, hoe meer punten u krijgt. Tip 3: Stel uw winnende offerteteam samenOp basis van de potentiële opdracht stelt u een winnend team samen. In het offerteteam zit vaak een eindverantwoordelijke, een eindredacteur voor de teksten, iemand met kennis van aanbestedingen, iemand met accountkennis en iemand met kennis van de gevraagde dienstverlening. Een aanbesteding wint u dus niet alleen maar alleen samen! Het is niet het feestje van de sales- of bidmanager maar u heeft de betrokkenheid, de energie en de creativiteit van een volledig team nodig om te kunnen winnen. “Een aanbesteding wint u alleen samen.”
Tip 4: Krijg de vraag van de aanbesteder glashelder
Ieder aanbestedingstraject heeft minstens één vragenronde. Maak daar zeker gebruik van om glashelder te krijgen wat de vraag van de aanbesteder exact is. Om de juiste vragen te stellen, is het slim om direct na publicatie van de aanbesteding met het offerteteam bij elkaar te komen en de aanbesteding met elkaar door te nemen en de basisstructuur voor jullie verhaal te bepalen. In overleg met elkaar merkt u namelijk sneller waar de informatiegaten zitten. Pas als de vraag van de aanbesteder helder is, is het mogelijk om met de goede antwoorden de opdracht binnen te halen.
De aanbesteder beantwoordt de vragen in de nota van inlichtingen. De antwoorden op uw vragen zien alle andere inschrijvers ook. En u ziet ook hun vragen. Zo krijgt iedereen dezelfde informatie. Een transparante inkoopprocedure met eerlijke kansen voor iedereen is immers het doel van de aanbestedingswet. Vind u het antwoord op een vraag niet helder en heeft u het antwoord echt nodig? Vraag dan door. Ook als er geen tweede inlichtingenronde in de planning staat. De aanbestedende partij moet echter wel 10 dagen voor de inschrijfdatum de vragen beantwoorden. Dus stel uw vragen wel op tijd.
Tip 5: Schrijf alleen in als u de aanbesteding echt wilt én kunt winnenMeedoen aan een aanbesteding kost energie en tijd. Kies daarom liever een handjevol aanbestedingen per jaar uit waar u met de volledige focus van het team voor gaat, in plaats van dat u het er even bij doet. De ervaring leert dat teams waarin vanaf dag één alle neuzen dezelfde kant opstaan de grootste kans van slagen hebben. Wat zij dan vervolgens doen om het winnende plan te schrijven? Dat leest u in dit blog met de 7 stappen richting het winnende plan.
Kortom
Meedoen aan aanbestedingen kan zeker lucratief zijn. Maar alleen als u er echt voor gaat. Samen met uw collega’s. Want aanbestedingen winnen doet u niet alleen, maar samen. Ook moet uw aanbod met de kop boven het maaiveld uitsteken. Want hoe meer deze aansluit bij de wensen (en wellicht zelfs de verwachtingen overtreft), hoe meer punten.
Natasja Hoogenboom
|
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
|
| 
