De 10 e-Geboden, bewustwording met e-mail, deel 4
In 6 delen geven we u methoden om de efficiëntie en de waarde van e-mail te verhogen, zowel in de zakenwereld als in het meer informele gebruik van e-mail. Vandaag Geboden 5 en 6.  5. Gij zult hyperlink-aanduidingen vermijden behalve in e-mails en op websites
Zoals u waarschijnlijk weet, biedt een hyperlink in digitale communicatie de mogelijkheid om door te klikken. Zo'n hyperlink staat dan als onderstreept en gekleurd op het scherm. Wat velen niet weten is dat ze de hyperlink-aanduiding kunnen verwijderen door bijvoorbeeld de cursor meteen achter de hyperlink-tekst te plaatsen en op 'backspace' te drukken.
Waarom is deze kennis nuttig? Eenvoudig: een hyperlink werkt alleen op het scherm, dus niet op papier en zou dus nooit als zodanig afgedrukt worden. (Het @ of www zijn al aanduidingen van digitale adressen!) Weliswaar kunt u overwegen de hyperlinks te bewaren in bijlagen bij een e-mail wanneer u vermoedt dat ze direct afgehandeld worden op de computer. Maar verwijder de links wanneer de tekst bestemd is voor afdrukken.
Mede daarom gebruikt u vet, cursief of vet cursief om delen van teksten te benadrukken, terwijl u de onderstreep bewaart voor hyperlinks. Een onderstreep verlaagt immers significant de leesbaarheid van de betreffende tekst.
In het verlengde hiervan is het zaak om 'onnodige rommel' op visitekaartjes en in brochures te vermijden. Schrap woorden zoals 'internet', 'website' en 'e-mail'. Overweeg of u vandaag de dag eigenlijk zaken zou willen doen met iemand die niet weet dat www een website aanduidt of @ een e-adres is?
Evengoed, www duidt de meeste web-adressen aan dus gebruik htttp:// uitsluitend bij de URL's zonder www.
In veel gevallen is het nog steeds nodig om onderscheid te maken tussen vaste en mobiele telefoon en faxnummer, dus zijn afkortingen zoals T, M (of C voor Cell) en F nuttig tenzij u iconen gebruikt. Het is wel de moeite waard om te overwegen of het faxnummer op uw kaartje inmiddels overbodig is geworden of dat het er alleen staat als een klakkeloze gewoonte. Hoewel de fax in enkele branches nog steeds wordt gebruikt, is deze in veel gevallen vervangen door de scanner en jpg- of pdf-bestanden als bijlage.
6. Gij zult zinnig gebruik maken van bijlagen
Ondanks de paperclip-icon in de Inbox is het al te gemakkelijk om een bijlage over het hoofd te zien in de dagelijkse drukte en de toename van het aantal e-mails. Daarom is het regel om altijd de bijlage te noemen in de hoofdtekst van de e-mail, en niet onderaan de afrondende groet met de naam van de zender zoals gebruikelijk in een brief. Beschrijf enigszins waar de bijlage over gaat: Zie de bijlage – kopie van de brief aan de RvB van [datum].
Dat werkt prima als de bijlage een herkenbare naam heeft (Brief RvB [datum] versie 3.doc), maar als het slechts een code is (brf-2876rvb.doc) dan is het raadzaam om de bestandsnaam specifiek te noemen: Zie de bijlage brf-2876rvb.doc – kopie van de brief aan de RvB van [datum].
Formele documenten kunt u beter als beveiligde bestanden of pdf sturen. Een pdf heeft additionele voordelen: - Het is kleiner dan het originele bestand.
- De leesbaarheid in de oorspronkelijke formattering wordt gewaarborgd: het pdf-format bewaart de originele vorm, zelfs al gebruikt u een lettertype dat ontbreekt in het tekstverwerkingsprogramma op de computer van de ontvanger. De lay-out (bladspiegel) blijft gehandhaafd. (Behalve – en dit blijft sowieso een probleem – wanneer u te maken heeft met het verschil tussen Amerikaanse A4 en die van alle andere landen.) Pdf heeft verder het voordeel dat het los staat van verandering in andere software – een prima voorbeeld is de 'upgrade' in Word van doc- naar docx-bestandsttype.
- Verborgen informatie: originele bestanden verbergen veranderingen in het bestand, opmerkingen tijdens proeflezen of commentaar van collega's. Meestal wilt u deze verborgen houden, wat lukt met een pdf-versie. Precies om deze reden werd het uitwisselen van documenten bij de Britse Parlement verplicht in pdf-format.
- Bij het uitwisselen van informatie kan een ander geen nieuwe versie maken van uw originele document. Wel kunnen digitale 'Post-It'-opmerkingen toegevoegd worden.
Wanneer u een bijlage ontvangt die u dient aan te passen, zorg ervoor dat u het aangepaste document veilig wegschrijft (waar u het makkelijk kunt vinden!) en dat u dit handmatig toevoegt als bijlage aan uw antwoord.
Bijlagen van e-mails worden weggeschreven door uw computer op verborgen locaties. Wanneer u een geopend document aanpast en alleen maar op 'save' klikt, is het vaak heel lastig om uw aangepaste versie opnieuw te vinden. Wanneer u de (originele) bijlage opnieuw opent, is het precies dát: de originele bijlage ... en al uw werk is verdwenen.
Zorg er bewust voor dat u de bijlage toevoegt (tip: toevoegen voor dat u het tekstveld van het bericht invult) om het naverzenden van een oeps!-bericht te voorkomen.
David Bloch
Perfect Presentation
David Bloch
|
In zijn internationale praktijk is David een veelgevraagd presentator, trainer, consultant, coach en therapeut. Hij entertraint en schrijft met passie, en weet anderen te kietelen op plekken waar ze amper weet van hadden, om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling, groei en succes. Perfect Presentation |
| 
