Zo wint u een aanbesteding
Tip 1: Lees en herlees de offerteaanvraag
Het begint met lezen, en nog eens lezen, en misschien wel nóg eens lezen van de offerteaanvraag. Die heet ook wel ‘uitnodiging tot inschrijving’, ‘inschrijvingsleidraad’ of ‘beschrijvend document’. U leest net zo lang tot u de complete aanvraag doorgrondt.
Voor de hand liggend? Vind ik ook! Maar hoe vaak ik hoor dat mensen deze stap overslaan omdat ze de klant al kennen (denken ze) en precies weten wat de klant wil (denken ze). Zelf vermoed ik weleens dat ze er gewoon geen zin in hebben.
Heeft u ook zo’n collega, manager of directeur? Druk hem of haar op het hart álle aanbestedingsdocumenten te lezen. Belangrijke items zijn: de eisen, de gunningscriteria, de doelstelling van de klant, de beoordelingsmethodiek en alles rondom prijs.
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
Tip 2: Schat vooraf uw kansen in
Het inschrijven op een aanbesteding kost u veel tijd en energie. Dat is niet erg als u de opdracht wint. Schat daarom altijd vooraf uw kansen in. De aanbestedende dienst zoekt een partij die met zijn kop boven het maaiveld uitsteekt.
Stel uzelf daarom vooraf altijd de volgende vragen:
• Voldoen we aan alle eisen?
• Hebben we vergelijkbare klanten en ervaring?
• Zijn wij dé specialist?
• Bieden wij meerwaarde?
• Kunnen we de opdracht aan?
Doe alleen mee als u op deze vragen volmondig JA kunt antwoorden.
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
Tip 3: Formeer een offerteteam
Offertes winnen doet u samen. In de ideale teamsamenstelling van een offerteteam zit minimaal één eindverantwoordelijke, één eindredacteur voor de teksten, iemand met kennis van aanbestedingen, iemand met accountkennis en iemand met kennis van de gevraagde dienstverlening.
Denk ook aan externe hulp als een aanbestedingsexpert of een tekstschrijver. Zij kunnen u helpen om uw ideeën perfect op papier te zetten of de offertetekst te reviewen op volledigheid en klantgerichtheid.
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
Tip 4: Bepaal een inschrijfstrategie
Voordat u een offerte gaat schrijven, verdiept u zich eerst in de klantvraag. Die leest u vaak al in het eerste hoofdstuk van de offerteaanvraag bij de doelstellingen van de aanbesteding.
Bedenk vervolgens een winstrategie waarmee u zich gaat onderscheiden van de concurrent. In deze fase bepaalt u ook of u wellicht een samenwerkingspartner nodig heeft om de opdracht te winnen.
Wist u dat steeds meer inschrijvers het 3C-model gebruiken om hun winstrategie te bepalen? De 3 C’s staan voor:
1. Customer: wat zijn de wensen, doelen en zorgen van de klant?
2. Competition: wat zijn de sterkte en zwaktes van de concurrent?
3. Company: wat zijn de sterkte en zwaktes van de eigen organisatie?
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
Tip 5: Stel vragen
Grijp de mogelijkheid om schriftelijk vragen te stellen altijd aan. Doe dat wel anoniem, zodat uw concurrent niet ziet dat u meedoet. Hoe helderder uw vraag, hoe helderder het antwoord dat u krijgt in de nota van inlichtingen.
U mag best wat sturend zijn in uw vraagstelling. Bijvoorbeeld door een vraag als: “Is onze aanname juist dat u XXX bedoelt?” U maakt het de aanbestedende dienst dan makkelijk om já te antwoorden.
Heeft u meer nodig dan alleen een kort ‘ja’ of ‘nee’, stel dan open vragen. Zo voorkomt u dat een alleen een simpel ‘ja’ of ‘nee’ als antwoord op uw (gesloten) vraag krijgt, terwijl u eigenlijk een toelichting wilde.
Positief verwoorde vragen helpen bovendien mee aan het opbouwen van een relatie met de nieuwe klant.
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
Tip 6: Houd u aan de procedure
Zorg dat u aan alle eisen voldoet, zoals de gevraagde referenties en het volledig invullen en ondertekenen van de gevraagde administratieve documenten. Uw plan in de offerte wordt anders nog geeneens gelezen.
U houdt zich verder aan het voorgeschreven maximum aantal pagina’s en lettertype. Ook het lettertype in afbeeldingen moet voldoen aan de eisen. Check of bijlagen toegestaan staan en wel of niet meetellen voor de beoordeling.
Lever tot slot uw inschrijving altijd ruim op tijd in. Ik adviseer een dag van tevoren. Want als u de offerte 5 minuten te laat inlevert, ligt u uit de race! Ja, ook als u een internetstoring had. Vraag om een ontvangstbevestiging. Dan weet u zeker dat uw offerte op tijd is afgeleverd.
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
Tip 7: Schrijf een onweerstaanbare offertetekst
Natuurlijk volgt u de volgorde van de gestelde vragen. Ook wel gunningscriteria genoemd. Hiermee maakt u het de lezer makkelijker te beoordelen.
Start langere teksten met een inleidende alinea, waarin u de lezer ‘opwarmt’. Hierin herhaalt u kort de klantbehoefte. Met dit ‘papegaaien’ laat u zien dat u de klant begrijpt. Vervolgens sluit u de inleiding af met uw visie of aanpak hierop, zodat de lezer overtuigd raakt dat uw organisatie de beloftes waarmaakt.
Vermijd wollig en ambtelijk taalgebruik. Maak uw aanbod duidelijk, concreet én vlot leesbaar. Gebruik verder heldere tussenkoppen: een beoordelaar is een koppensneller!
Tot slot valt u op met een mooi opgemaakt document. Want ook al zal de inkoper het niet toegeven: het is de eerste indruk die telt!
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (1 stemmen)
|
|
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
|
Alle artikelen van deze auteur
