De onweerstaanbare offerte
Tip 1: Schrijf uw offerte in briefvorm
Zoekt u een logische structuur voor een offerte? Wist u dat 80% van de offertes eigenlijk gewoon een zakelijke brief is? Een brief heeft een vaste indeling met een logische opbouw: een begin, een kernboodschap en een slot. Zo is de inhoud voor de lezer helder en duidelijk.
Er is nog een ander voordeel aan kiezen voor een brief: het is persoonlijk. De brief begint immers met een aanhef en u spreekt de lezer aan. Gebruik voor uw offerte na een verkoopgesprek dus de opbouw van een brief:
1. INLEIDING
2. KLANTVRAAG
3. AANBOD
4. PRIJS
5. VOORWAARDEN
6. ORGANISATIE
7. SLOT
|
Uw cijfer:
|
|
7,7 (6 stemmen)
|
Tip 2: Prikkel met de openingszin
De openingszin is de eerste plaats voor herkenning voor de klant. De klant moet zich meteen het gesprek met u herinneren. U wilt uiteraard dat de klant de offerte leest. Het liefst al meteen met een glimlach op zijn gezicht. Laat daarom de vonk meteen overspringen! Dat kunt u doen door:
• cliché zinnen te vermijden. Zoals die vreselijke standaard openingszin ‘Naar aanleiding van…’. Brrrrr: GAAP!
• te starten met de klantvraag, waardoor de lezer direct denkt: ‘JA, dat wil ik!’
• te starten met een citaat van de klant, waardoor u de klant meteen het gevoel geeft dat u hem begrijpt.
|
Uw cijfer:
|
|
9,0 (1 stemmen)
|
Tip 3: Vat de klantvraag samen
Laat in de eerste alinea na de inleiding of in een apart hoofdstuk zien dat u de klant begrijpt. Dat doet u door de behoefte van de klant kort samen te vatten. Beschrijf in de samenvatting de daadwerkelijke behoefte; de vraag achter de vraag. Wat is de reden dat hij uw aanbod nodig heeft? Wat is zijn achterliggende wens of angst? Wat zijn de consequenties van zijn probleem?
Gebruik zoveel mogelijk de letterlijke woorden van de klant zelf. Herhaal de vraag van de klant in zijn eigen woorden. Papegaaien noem ik dat. Het voordeel is dat uw klant bij het lezen meteen in de JA-modus zit. Bij iedere zin denkt hij onbewust “Ja, dat is wat ik wil”, “Ja klopt, dat ook inderdaad” en “Jaaaah, dat zoek ik zeker.” En dat terwijl u het aanbod nog helemaal niet hebt beschreven!
|
Uw cijfer:
|
|
8,0 (2 stemmen)
|
Tip 4: Beschrijf uw aanbod chronologisch
De vraag van de klant en uw aanbod moeten als puzzelstukjes in elkaar passen. Schrijf niet wat u zo graag wilt vertellen, maar wat de klant wil horen. Hij wil duidelijkheid en weten wat uw aanbod hem oplevert. Beschrijf het aanbod daarom zo concreet mogelijk:
• Wat en wanneer krijgt de klant geleverd?
• Wie voert het uit?
• Welke werkwijze, methode of middelen gaat u daarvoor inzetten?
• Wat is de toegevoegde waarde voor de klant?
Wellicht is uw aanbod een project of het bestaat uit verschillende modules. Neem uw klant dan echt bij de hand. Beschrijf globaal de verschillende fases en doe dat chronologisch. Anders raakt de lezer de draad kwijt.
|
Uw cijfer:
|
|
9,0 (1 stemmen)
|
Tip 5: Vermijd hulpwerkwoorden
Uw klant verwacht in de offerte een schriftelijk aanbod dat duidelijk, concreet en ondubbelzinnig is. Hulpwerkwoorden ondermijnen die duidelijkheid. Het gebruik ervan is taalkundig correct. Toch zorgen hulpwerkwoorden voor passieve, saaie én onduidelijke zinnen. Ze geven vaak ruimte voor interpretatie of roepen twijfel op.
Weet u trouwens nog wat een hulpwerkwoord is? Een hulpwerkwoord is een werkwoord dat alleen voorkomt in combinatie met een koppelwerkwoord of een zelfstandig werkwoord. Veel belangrijker: het kan weg! Daarom noem ik hulpwerkwoorden vaak ‘het onkruid van de Nederlandse taal’.
Dit onkruid mag u in uw offerte wieden (weghalen dus):
• Worden
• Kunnen
• Zullen
|
Uw cijfer:
|
|
9,0 (2 stemmen)
|
Tip 6: Benoem het vervolg in de afsluiting
De afsluiting van de offertebrief is de uitsmijter van uw offerte. Net zoals de eerste zinnen in de openingsalinea (zie tip 2 ‘Prikkel met de openingszin’), blijven ook de laatste zinnen hangen in het geheugen van uw klant. Sluit uw offerte daarom altijd positief af. Laat zien dat u enthousiast bent.
Natuurlijk vermeld u ook uw vervolgactie. Houd zelf de regie. Maak het liefst vooraf – dus tijdens uw verkoopgesprek - al een concrete vervolgafspraak. Met concreet bedoel ik met minimaal een datum. Spreek af wanneer u de offerte bespreekt of uw dienst of product gaat leveren. Hiermee vergroot u uw scoringskansen.
|
Uw cijfer:
|
|
9,0 (1 stemmen)
|
Tip 7: Maak van uw offerte een cadeau
Er is maar één kans voor een eerste indruk. De eerste indruk bepaalt of iemand met u verder wil. Ga er maar vanuit dat u niet de enige bent die een offerte schrijft. Hoe maakt u dan die verpletterende eerste indruk en hoe valt u op in de massa? Met overtuigend taalgebruik, tekstopmaak en vormgeving beïnvloedt u het onderbewuste van de beoordelaar.
|
Uw cijfer:
|
|
7,3 (3 stemmen)
|
|
Natasja Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
|
Alle artikelen van deze auteur
