PowerPoint, jawel, maar waar blijft de Power?

Het gebruik van PowerPoint is ineffectief als u zich niet precies bewust bent van de juiste toepassing. Hieronder geven we aan hoe het niet moet en geven we praktische tips over hoe het juist wél moet.

PowerPoint, jawel, maar waar blijft de Power?

Charlotte V. is accountmanager bij een bedrijf dat financiële professionals detacheert bij grote organisaties. Er is veel vraag naar dat soort experts, want de arbeidsmarkt is als het gaat om dergelijke functies krap bemeten.

Voorbereiding
Charlotte heeft een treffer. Na een aanbestedingsronde door een ministerie krijgt zij de uitnodiging op bezoek te komen en een mondelinge toelichting te geven op het voorstel dat zij heeft uitgebracht. Daarbij zijn acht beleidsambtenaren aanwezig. Spannend, maar wel uitdagend. 's Avonds bereidt zij zich voor op de presentatie. Ze zet PowerPoint aan. Naast haar toetsenbord ligt de offerte die ze heeft uitgebracht, terwijl ze ook het bestand met de definitieve offerte heeft geopend om belangrijke stukken uit dat document te kunnen overzetten naar haar PowerPoint-presentatie..

Wat ga ik morgen vertellen? Charlotte staart voor zich uit, haalt nog een mok koffie en begint vervolgens in PowerPoint te schrijven. Haar verhaal is immers helder en kennelijk is het ministerie geïnteresseerd. Alle kansen van de wereld dus! Als ze haar PowerPoint-presentatie na veel geroffel op het toetsenbord en het aanbrengen van animaties heeft afgerond, kopieert ze het bestand op een stick en klapt ze haar laptop dicht. Het is veel te laat geworden, maar ja: zo'n kans mag je niet laten liggen.

Het 'moment suprème'
De volgende dag is Charlotte ruimschoots op tijd in Den Haag. Tevoren heeft zij gebeld met het ministerie en gevraagd of zij alvast eerder in de zaal terecht kon. Geen probleem. Zij test de combinatie laptop en beamer en alles blijkt te functioneren. Een zorg minder! Ook de hand-outs van haar presentatie liggen klaar.

Het tijdstip is daar. De ambtenaren druppelen binnen in de presentatieruimte. Charlotte heet iedereen welkom en start haar presentatie. Haar publiek is stil en kijkt naar het scherm. Dat doet Charlotte ook.
Zij staat voor het grootste deel van haar presentatie met haar rug naar het publiek en leest voor wat er op het scherm te zien is. Van interactie met de andere aanwezigen is geen sprake. Op het scherm zien de ambtenaren een grote hoeveelheid tekst en cijfers. Op een bepaald moment vraagt een topambtenaar die ook door haar uitstraling de dienst lijkt uit te maken of deze tekst nog in hard copy beschikbaar komt. Charlotte is wat beduusd en antwoordt dat zij na afloop van de presentatie een hand-out uitdeelt. Vervolgens keert zij zich om naar het scherm en vervolgt haar presentatie. In het zaaltje klinkt wat geroezemoes, maar daarna valt weer een diepe stilte. Charlotte is opgelucht als zij haar verhaal 'af' heeft. Tijd voor vragen…

De topambtenaar opent de vragenronde: Wat vindt u nu eigenlijk zelf? Wij hebben een soort samenvatting gezien van uw voorstel, maar ik mis de kern. Hoe staat u er zelf in? Wat zijn alternatieven?
Ook andere ambtenaren komen met vergelijkbare vragen. Charlotte is in verwarring. Haar presentatie was toch overtuigend? Alle feiten stonden er toch in? Hakkelend tracht ze alle vragen te beantwoorden. Het gevoel bekruipt haar dat ze haar publiek niet heeft overtuigd.

De les
Ik geef u een aantal tips voor dit soort presentaties. Die hebben vooral te maken met het gebruik van PowerPoint. Ik voel me daarin gesteund door een artikel dat enige tijd geleden verscheen in Management Team en als titel had: De vloek die PowerPoint heet.
In veel organisaties bestaat er een ongeschreven, maar niet minder dwingende regel dat presentaties altijd moeten plaatsvinden via de inzet van PowerPoint. Niets mis mee, maar de gevolgen zijn vaak desastreus.

Waar moet u op letten?

  • Als u uw presentatie voorbereidt, zet dan nooit meteen PowerPoint aan. Stel eerst vast wie uw doelgroep is, wat de aanwezigen belangrijk vinden, wat u wilt bereiken met uw presentatie en waar u op kunt scoren. Anders gezegd: start met het formuleren van uw kernboodschap. Als u meteen begint met schrijven in PowerPoint, is de kans groot dat u veel te veel tekst produceert die uw publiek doorgaans nauwelijks kan lezen. Maak eerst uw eigen verhaal en bepaal pas daarna wat PowerPoint tijdens de presentatie zelf aan ondersteuning kan bieden.
  • Wie presenteert er eigenlijk? U of PowerPoint? U, en alleen u moet uw publiek overtuigen. Daarom: kom los van dat vermaledijde scherm en presenteer uw eigen visie. PowerPoint mag geen doel op zich zijn, het is niet meer dan een ondersteunend middel voor uw betoog.
  • Beperk het aantal woorden dat uw publiek op het scherm ziet verschijnen. Ú vertelt het verhaal, niet het scherm! Als alternatief kunt u altijd nog een hand-out uitdelen waarin meer informatie staat die u heeft genoemd tijdens uw presentatie. Maak dus een onderscheid tussen de hand-out en hetgeen uw publiek op het scherm te zien krijgt.
  • Leg contact met uw publiek! In mijn trainingen en tijdens een coaching laat ik mensen vaak presenteren zonder PowerPoint. Het enige visuele hulpmiddel dat ze dan mogen gebruiken is de flip-over of het white board. Het resultaat is doorgaans verbluffend: opeens is er sprake van communicatie, contact met de aanwezigen.
  • Open niet meteen met uw presentatie. Waarom zou u niet eerst contact leggen met uw publiek? Charlotte had ook eerst bij de binnenkomst van de ambtenaren met hen persoonlijk kunnen kennismaken. Alternatief: start met een vraag of stelling waar uw publiek op moet reageren. Dat breekt het ijs en vermindert de afstand tussen u en het publiek. Bovendien neemt u daardoor een belangrijk deel van uw eventuele plankenkoorts weg.

Tot slot een leestip
Louise Cornelis en Titus Tielens, Boodschap in beeld; Professioneel presenteren met PowerPoint. Den Haag, Academic Service, 2004. ISBN 90 5261 481 4.

Ron Plattel
Plattel & Partners

Ron Plattel

Ron  Plattel
Ron Plattel begeleidt veranderingsprocessen, de ontwikkeling van ondernemingsplannen en hij coacht directieleden, managers en ondernemers. Daarnaast is hij onder meer actief als hoofdredacteur van een managementboekenserie. Als (co-)auteur schreef hij boeken als Het ondernemingsplan, Succesvolle offertes en Klantgericht corresponderen. Hij is oprichter en directeur van Plattel en Partners.
Alle artikelen van deze auteur
Lezerswaardering 6,2
(6 stemmen)
 
Hoe waardeert u dit artikel?









10

Dit artikel delen:

Sluit u aan bij onze LinkedIn groep
Volg ons op Twitter
Vind ons leuk op Facebook
Word lid van onze gratis nieuwsbrief
Reacties

Professioneel presenteren met PowerPoint |  http://www.expertacademy.be/1ppt.html

Zeer to the point artikel dat een aantal belangrijke pijnpunten aankaart ivm powerpoint presentaties. Maar al te vaak wordt powerpoint als een soort autocue gebruikt en niet als ondersteuning voor een boeiende presentatie.

Ad van de Staaij

Bruikbaar om een bestaande presentatie aan te scherpen.Met name met de tip om prentatie eerst voor te stellen zonder Powerpoint en op flipover ga ik aan de slag.


Koren op m'n molen, Ron!
Fijn dat je artikel nú onder mijn aandacht komt.
Ja, we zijn het met elkaar eens: leer éérst presenteren, daarna mag je hulpmiddelen (naast jezelf) overwegen om te gebruiken.

Tip voor andere lezers: voor het benadrukken van tekst, gebruik vet of cursief. Bewaar onderstreep (die immers de leesbaarheid van de bijbehorende tekst verlaagt) uitsluitend voor hyperlinks in digitale communicaties. (Met andere woorden: een www- of @-adres nooit onderstreept plaatsen in drukwerk!)

Ga zo door, Ron!

Hartegroet,

DAVID

Hallo Ron,

Nog altijd ben ik blij met jouw adviezen; zoals deze via de website als die in persoonlijke gesprekken. Goed dat je jouw jarenlange ervaring nu op deze manier deelt! Met een training of coaching erbij maak je je adviezen helemaal compleet!

Ron, alle goeds!

Zonnige groet,
Natascha

Edward

Prima artikel.

Bedenk goed wanneer je je laptop /tablet opent. Sommige verkopers komen binnen en beginnen met ratelen. Ze ontmoeten een prospect, openen de laptop, presenteren de verplichte inhoud zonder onderbreking en vragen niet of de aanwezigen bepaalde behoeften of interesses hebben. Dit is misschien eenvoudig, maar niet erg effectief. Zie in plaats hiervan je presentatie als slechts een onderdeel van een breder gesprek.

Keep smiling,

Sander

Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Persoonlijke Sales Ontwikkeling


Abonneer
Onze auteurs
Willem  Verbeke

Willem Verbeke

Willem Verbeke is Emeritus Professor aan de Erasmus Universiteit te Rotterdam. Hij studeerde wijsb.. meer..

Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Natasja   Hoogenboom

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer helpt met zijn verkooptrainingen en publicaties bedrijven meer winstgevende omzet t.. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten is directeur/ eigenaar en trainer bij Bron & Partners. Hij adviseert bedrijven .. meer..

Marianne van de Water

Marianne van de Water

Expert koude acquisitie | Trainen, schrijven en vertellen over succesvol bellen | Iedereen met een.. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

Jorg  Hartog

Jorg Hartog

Hoe bouw je een new business machine waarmee je iedere maand een constante flow van afspraken en n.. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

André  Hagelen

André Hagelen

André Hagelen is ondernemer en heeft meerdere bedrijven opgericht in marketing en sales. Zijn spe.. meer..