Van offerte tot opdracht

Vladan   Soldat
Vladan Soldat is headhunter gespecialiseerd in de technology sales arbeidsmarkt. Met zijn ervaring binnen zowel het software sales vakgebied als het recruitment vak, helpt hij managers om succesvolle, commerciële teams te bouwen.Kijk op www.nobelrecruitment.com voor meer informatie.

Als accountmanager of professional is het fantastisch om boter bij de vis te krijgen. Ofwel, je krijgt zonder het opstellen van een offerte, de opdracht na een (verkoop) gesprek. Helaas is de realiteit vaak anders. In concurrentie zul je je klant, op papier, moeten overtuigen van hetgeen je te bieden hebt en wat de toegevoegde waarde voor de klant is om met jou zaken te doen. In dit artikel wil ik ingaan op verschillende fases die te onderscheiden zijn om te komen van verzoek tot opdracht (hierbij ga ik ervan uit dat de klant met een offerteverzoek bij jou komt).

Van offerte tot opdracht

Het traject van vraag naar opdracht verloopt in een aantal stadia. Grofweg kun je de volgende stadia onderscheiden:
 

Fase

Typering

Omschrijving activiteiten

Omschrijving activiteiten klant

0

Acquisitie

Zorgen dat we bekend zijn bij de klant

 

1

Verzoek

 

Vragen om offerte

2

Schrijven

Aanpak bedenken, prijs bepalen, offerte Schrijven

 

3

Indienen

Zorgen dat offerte bij klant komt

Ontvangen offerte

4

Beoordeling

Offerte nabellen.

Offertes beoordelen

5

Besluit

 

Keuze kenbaar maken aan bureaus

6

Uitvoering/

Nazorg

Project uitvoeren/

Nagaan waarom je de opdracht niet hebt gekregen.

 



Fase 1: offerteverzoek

In deze fase moet een aantal zaken worden bepaald. Het belangrijkste is: nagaan of de vraag van de klant duidelijk is.

De tweede vraag is: gaan we offerte uitbrengen? Daarna volgt de vraag: wie pakt het op? Pas daarna is het zinvol na te denken over de manier waarop we de offerte gaan opstellen.

Als besloten is te gaan offreren speelt steeds de centrale vraag: hoe maak ik zo veel mogelijk kans met een bij de omvang van de vraag passende inspanning. Het is daarom van belang snel een beeld te vormen van de omvang van het werk, de kansen, concurrentie, zo mogelijk het beschikbaar budget, de verwachtingen bij de klant enz. Om bovenstaande vragen te ordenen dient de vraag zich aan of de klant bezocht gaat worden. Je kunt bijvoorbeeld een minimum-order grens aanhouden. Bijvoorbeeld tot € 3000,- doe ik een telefonische intake, boven de € 3000,- ga ik persoonlijk langs bij de klant voor de intake.

In een gesprek met de klant (met wie ga je praten en wie neem je mee?) kun je het probleem nader verkennen en de wederzijdse verwachtingen op elkaar afstemmen. Een manier om te controleren of je de klant goed begrijpt is samenvatten wat hij heeft gezegd. Eventueel kun je je eerste ideeën over de aanpak bij hem in de week leggen, maar pas op dat ze niet worden doorgegeven aan de concurrentie! Probeer er achter te komen waar de offerte op wordt beoordeeld dan kun je daar bij het schrijven rekening mee houden.

Fase 2: het opstellen van de offerte
Aan het begin van deze fase moet je een planning maken om zeker te stellen dat de offerte op het afgesproken moment bij de klant is. Het kan handig zijn voorbeelden te zoeken van vergelijkbare offertes en vervolgens de vorm van de offerte te bepalen. De offerte kan een eerste kennismaking zijn met producten van jouw organisatie – onderschat het effect van een eerste indruk daarom niet.

In de offerte is een aantal zaken belangrijk:
 

  • Laten zien dat we de vraag van de klant goed begrijpen door middel van het schrijven van een goede probleemstelling;
  • Beschrijven op welke wijze en in welke vorm hij antwoord krijgt op de vraag (aanpak en organisatie);
  • Aangeven wat we van hem verwachten;
  • Aangeven welke investering ermee gemoeid is en welke voorwaarden daar aan verbonden zijn.

 (nb. In dit artikel ga ik verder niet in op het schrijven van de winnende offerte.)

Fase 3: indienen
Meest gangbaar is het versturen van de offerte per post, maar je kunt 'm als je de klant en de opdracht belangrijk vindt ook persoonlijk gaan overhandigen. Bij goede klanten kun je voorstellen eerst een concept (bijv. zonder prijzen) te sturen zodat ze kunnen nagaan of de opzet goed aansluit bij hun wensen. Je laat daarmee zien dat je graag maatwerk levert en goed naar je opdrachtgever wilt luisteren.


Fase 4: beoordeling
De bal ligt nu bij de klant en we moeten afwachten. Bel de klant na twee dagen op om te checken of de offerte in goede orde is aangekomen en voldoet aan de verwachtingen. Spreek af wanneer je een antwoord krijgt van je klant en houd dit daarna in de gaten en bel nog eens als het langer duurt – wat zou er zijn en kunnen we helpen bij het nemen van de inkoopbeslissing?


Fase 5: het besluit
De kans is groot dat je nu te horen krijgt dat je de opdracht hebt: tijd voor taart!

In dat enkele geval dat we de plank hebben misgeslagen is het van belang te weten waardoor dat kwam: "waar hebben we elkaar niet goed verstaan?" Wat waren de verschillen met de andere offertes, wat gaf de doorslag om niet voor ons te kiezen?

Het is waardevol om te weten of oorzaken waardoor we offertes mislopen vaker voorkomen en na te gaan wat we eraan kunnen doen. Voorgesteld wordt daarom om de redenen van misgelopen offertes centraal bij te houden en regelmatig te bespreken in bijvoorbeeld het wekelijkse salesoverleg.


Fase 6: uitvoering/nazorg
Het project wordt uitgevoerd. Houdt de klant tevreden! Ontevredenheid wordt niet altijd direct bij de mensen die het werk doen geuit. Soms kan het handig zijn eens iemand op wat afstand de tevredenheid te laten polsen (bijvoorbeeld je directeur of andere collega). Wat ten alle tijde moet worden voorkomen is dat de klant je werk negatief beoordeeld en wegloopt. Weet dus hoe je klant de uitvoering van de werkzaamheden beoordeeld, wat gaat er goed, wat kan er beter?

Wordt het project door je concurrent uitgevoerd dan is het interessant om te weten hoe het project verloopt. Je hebt kans dat de gekozen partij toch niet helemaal voldoet aan de vooraf geschapen verwachting en jij alsnog de opdracht krijgt. Én je laat zien dat je oprecht geïnteresseerd was in de klant en zijn opdracht!

Als het project is afgelopen is evalueer je de verrichte werkzaamheden: hoe bruikbaar was ons advies, was u tevreden over het proces en resultaat? Zou u het een volgende keer weer zo doen? Uiteraard kan zo'n telefoontje of persoonlijk gesprek ook gebruikt worden om te polsen waar de klant verder mee bezig is en of we 'm daar nog bij kunnen helpen…Met een beetje geluk komt daar weer een offerteverzoek uit en sluit de kring zich: je hebt de klant helemaal ingepakt!

Hans Zomer

Vladan   Soldat

Vladan Soldat

Vladan Soldat is headhunter gespecialiseerd in de technology sales arbeidsmarkt. Met zijn ervaring binnen zowel het software sales vakgebied als het recruitment vak, helpt hij managers om succesvolle, commerciële teams te bouwen.Kijk op www.nobelrecruitment.com voor meer informatie.
Alle artikelen van deze auteur
Lezerswaardering 6,1
(22 stemmen)
 
Hoe waardeert u dit artikel?









10

Dit artikel delen:

Sluit u aan bij onze LinkedIn groep
Volg ons op Twitter
Vind ons leuk op Facebook
Word lid van onze gratis nieuwsbrief
Reacties

adinda

ik vind het wel duidelijk, maar doe er voorbeelden bij!! laat een offerte zien! zodat mensen begrijpen wat u bedoeld.

Bedankt, Adinda

Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Persoonlijke Sales Ontwikkeling


Abonneer
Onze auteurs
Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Marcel  Hoefman

Marcel Hoefman

Marcel Hoefman traint en adviseert organisaties en individuen die meer rendement uit commerciële .. meer..

Natasja   Hoogenboom

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer helpt met zijn verkooptrainingen en publicaties bedrijven meer winstgevende omzet t.. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten is directeur/ eigenaar en trainer bij Bron & Partners. Hij adviseert bedrijven .. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Victor  Bonke

Victor Bonke

Als bevlogen spreker, trainer en coach helpt Victor salesmensen bij (koude) acquisitie, gebaseerd .. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

André  Hagelen

André Hagelen

André Hagelen is ondernemer en heeft meerdere bedrijven opgericht in marketing en sales. Zijn spe.. meer..