Van offerte tot opdracht

Vladan Soldat is headhunter gespecialiseerd in de technology sales arbeidsmarkt. Met zijn ervaring binnen zowel het software sales vakgebied als het recruitment vak, helpt hij managers om succesvolle, commerciële teams te bouwen.Kijk op www.nobelrecruitment.com voor meer informatie.

Print

Bewaar

Als accountmanager of professional is het fantastisch om boter bij de vis te krijgen. Ofwel, je krijgt zonder het opstellen van een offerte, de opdracht na een (verkoop) gesprek. Helaas is de realiteit vaak anders. In concurrentie zul je je klant, op papier, moeten overtuigen van hetgeen je te bieden hebt en wat de toegevoegde waarde voor de klant is om met jou zaken te doen. In dit artikel wil ik ingaan op verschillende fases die te onderscheiden zijn om te komen van verzoek tot opdracht (hierbij ga ik ervan uit dat de klant met een offerteverzoek bij jou komt).

In deze fase moet een aantal zaken worden bepaald. Het belangrijkste is: nagaan of de vraag van de klant duidelijk is.

De tweede vraag is: gaan we offerte uitbrengen? Daarna volgt de vraag: wie pakt het op? Pas daarna is het zinvol na te denken over de manier waarop we de offerte gaan opstellen.

Als besloten is te gaan offreren speelt steeds de centrale vraag: hoe maak ik zo veel mogelijk kans met een bij de omvang van de vraag passende inspanning. Het is daarom van belang snel een beeld te vormen van de omvang van het werk, de kansen, concurrentie, zo mogelijk het beschikbaar budget, de verwachtingen bij de klant enz. Om bovenstaande vragen te ordenen dient de vraag zich aan of de klant bezocht gaat worden. Je kunt bijvoorbeeld een minimum-order grens aanhouden. Bijvoorbeeld tot € 3000,- doe ik een telefonische intake, boven de € 3000,- ga ik persoonlijk langs bij de klant voor de intake.

In een gesprek met de klant (met wie ga je praten en wie neem je mee?) kun je het probleem nader verkennen en de wederzijdse verwachtingen op elkaar afstemmen. Een manier om te controleren of je de klant goed begrijpt is samenvatten wat hij heeft gezegd. Eventueel kun je je eerste ideeën over de aanpak bij hem in de week leggen, maar pas op dat ze niet worden doorgegeven aan de concurrentie! Probeer er achter te komen waar de offerte op wordt beoordeeld dan kun je daar bij het schrijven rekening mee houden.

Fase 2: het opstellen van de offerte
Aan het begin van deze fase moet je een planning maken om zeker te stellen dat de offerte op het afgesproken moment bij de klant is. Het kan handig zijn voorbeelden te zoeken van vergelijkbare offertes en vervolgens de vorm van de offerte te bepalen. De offerte kan een eerste kennismaking zijn met producten van jouw organisatie – onderschat het effect van een eerste indruk daarom niet.

In de offerte is een aantal zaken belangrijk: 

• Laten zien dat we de vraag van de klant goed begrijpen door middel van het schrijven van een goede probleemstelling;
  
• Beschrijven op welke wijze en in welke vorm hij antwoord krijgt op de vraag (aanpak en organisatie);
  
• Aangeven wat we van hem verwachten;
  
• Aangeven welke investering ermee gemoeid is en welke voorwaarden daar aan verbonden zijn.

 (nb. In dit artikel ga ik verder niet in op het schrijven van de winnende offerte.)

Fase 3: indienen
Meest gangbaar is het versturen van de offerte per post, maar je kunt 'm als je de klant en de opdracht belangrijk vindt ook persoonlijk gaan overhandigen. Bij goede klanten kun je voorstellen eerst een concept (bijv. zonder prijzen) te sturen zodat ze kunnen nagaan of de opzet goed aansluit bij hun wensen. Je laat daarmee zien dat je graag maatwerk levert en goed naar je opdrachtgever wilt luisteren.


Fase 4: beoordeling
De bal ligt nu bij de klant en we moeten afwachten. Bel de klant na twee dagen op om te checken of de offerte in goede orde is aangekomen en voldoet aan de verwachtingen. Spreek af wanneer je een antwoord krijgt van je klant en houd dit daarna in de gaten en bel nog eens als het langer duurt – wat zou er zijn en kunnen we helpen bij het nemen van de inkoopbeslissing?


Fase 5: het besluit
De kans is groot dat je nu te horen krijgt dat je de opdracht hebt: tijd voor taart!

In dat enkele geval dat we de plank hebben misgeslagen is het van belang te weten waardoor dat kwam: "waar hebben we elkaar niet goed verstaan?" Wat waren de verschillen met de andere offertes, wat gaf de doorslag om niet voor ons te kiezen?

Het is waardevol om te weten of oorzaken waardoor we offertes mislopen vaker voorkomen en na te gaan wat we eraan kunnen doen. Voorgesteld wordt daarom om de redenen van misgelopen offertes centraal bij te houden en regelmatig te bespreken in bijvoorbeeld het wekelijkse salesoverleg.


Fase 6: uitvoering/nazorg
Het project wordt uitgevoerd. Houdt de klant tevreden! Ontevredenheid wordt niet altijd direct bij de mensen die het werk doen geuit. Soms kan het handig zijn eens iemand op wat afstand de tevredenheid te laten polsen (bijvoorbeeld je directeur of andere collega). Wat ten alle tijde moet worden voorkomen is dat de klant je werk negatief beoordeeld en wegloopt. Weet dus hoe je klant de uitvoering van de werkzaamheden beoordeeld, wat gaat er goed, wat kan er beter?

Wordt het project door je concurrent uitgevoerd dan is het interessant om te weten hoe het project verloopt. Je hebt kans dat de gekozen partij toch niet helemaal voldoet aan de vooraf geschapen verwachting en jij alsnog de opdracht krijgt. Én je laat zien dat je oprecht geïnteresseerd was in de klant en zijn opdracht!

Als het project is afgelopen is evalueer je de verrichte werkzaamheden: hoe bruikbaar was ons advies, was u tevreden over het proces en resultaat? Zou u het een volgende keer weer zo doen? Uiteraard kan zo'n telefoontje of persoonlijk gesprek ook gebruikt worden om te polsen waar de klant verder mee bezig is en of we 'm daar nog bij kunnen helpen…Met een beetje geluk komt daar weer een offerteverzoek uit en sluit de kring zich: je hebt de klant helemaal ingepakt!

Hans Zomer

Vladan Soldat

Vladan Soldat is headhunter gespecialiseerd in de technology sales arbeidsmarkt. Met zijn ervaring binnen zowel het software sales vakgebied als het recruitment vak, helpt hij managers om succesvolle, commerciële teams te bouwen.Kijk op www.nobelrecruitment.com voor meer informatie. Alle artikelen van deze auteur