Zo schrijft u SMART in op aanbestedingen

Natasja   Hoogenboom
Natasja Hoogenboom
SalesTAALent.nl

Steeds vaker vragen aanbestedende diensten naar een SMART offerte. Lees in dit artikel hoe u uw inschrijving SMART maakt.

Zo schrijft u SMART in op aanbestedingen
De winnende offerte schrijven, dat is een kunst op zich. Maar gelukkig een kunst die iedereen kan leren. Een geruststellende gedachte, want niets is zo ellendig als je ziel en zaligheid in een aanbestedingstekst leggen, om vervolgens een afwijzing te moeten incasseren. Er staat namelijk veel op het spel. Denk aan omzet, continuïteit of groei van de organisatie. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw offerte eruit springt als hét huzarenstukje tussen alle inschrijvingen?

Maak uw aanbesteding SMART
Om dat voor elkaar te krijgen, kruipt u allereerst in de huid van de aanbestedende dienst. Wat is hun doelstelling? Wat zijn hun zorgen? Wat verwachten en eisen zij? Op basis van welke criteria beoordelen zij uw plan van aanpak?

Vervolgens schrijft u een SMART voorstel. En daarmee gaan sommigen de mist in. Om 2 redenen:
  • SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Maar niet altijd! Misschien houdt de potentiële opdrachtgever er een andere definitie op na. Check dus vooraf wat ze bedoelen, zodat uw verhaal aansluit op wat zij vragen. Anders beland u subiet op de stapel: ‘opdracht niet begrepen’.

  • Een SMART voorstel laat niets te raden over. Klip en klaar staan er feiten, cijfers, aantallen en planningen in. Blijft u te vaag? Jammer, maar helaas. Onduidelijkheid is funest. Maar hoe duidelijk u ook bent, een opdrachtgever moet ook op u kunnen vertrouwen. Bewijs en onderbouw dus waarom hij of zij verzekerd is dat uw organisatie het plan waarmaakt. 

Laten we eens inzoomen op de lastigste 2 van de SMART-formulering: de A en de R. Hoe maakt u acceptabel en realistisch concreet?

De A van acceptabel

Bereikt u met uw aanbod de doelstelling van de opdracht? Dan presenteert u een acceptabel plan. Wat die doelstelling is, leest u meestal al in hoofdstuk 1 van de offerteaanvraag (ook wel inschrijfleidraad of aanbestedingsdocument genoemd). Snapt u niet exact wat ze bedoelen, stel dan uiteraard vragen.   

Pas verder op voor 2 valkuilen. De eerste: veel organisaties zijn geneigd al hun mogelijkheden en kwaliteiten uitvoerig te benoemen. Maar luister naar de opdrachtgever: wat hebben zij nodig en wat vinden zij belangrijk? De tweede: verlies uzelf niet teveel in de missie van de aanbestedende partij. Hun missie is niet die van u. U draagt er alleen aan bij.

Een schoonmaakbedrijf ging hiermee de fout in. Zij schreef in op een aanbesteding van een scholengroep. Deze stichting had als missie: talenten van kinderen ontwikkelen. In de offerte repte het schoonmaakbedrijf vooral over het ontwikkelen van talenten van kinderen. Dat ging echter een brug te ver. Een schone school, dat was de doelstelling van de opdracht. De schoonmakers hoeven zich uiteraard niet rechtstreeks te bemoeien met talentontwikkeling van de kinderen. Een afwijzing volgde.  


De R van realistisch
Een realistisch plan is hetzelfde als een haalbaar plan. Maar hoe laat u zien dat het haalbaar is? Hier geldt: show, don’t tell. Jullie kunnen roepen dat jullie veel ervaring hebben, het ‘in jullie DNA’ zit of dat jullie met echte vakmensen werken, maar daar raakt niemand van onder de indruk.

Laat beoordelaars op het puntje van hun stoel zitten omdat jullie de beweringen krachtig onderbouwen waarom jullie het doen zoals jullie het doen. Zeg niet dat jullie uit ervaring weten dat het werkt, maar toon dat aan. Breng kennis en kunde in. Laat expertise zien.

Expliciet bewijsmateriaal werkt daarbij erg goed. Bijvoorbeeld bij organisatie X losten jullie Y op en wel met de effectieve Z-aanpak. Andere, soortgelijke opdrachtgevers vol lof over jullie laten vertellen overtuigt ook. Om de aandacht te trekken, is het slim hen letterlijk te citeren. Het citaat moet uiteraard wel van een aansprekend persoon zijn voor de lezer van de offerte. En ook hier geldt: het moet passen bij de doelstelling van de opdracht!

“Een anders vormgegeven citaat
is een visueel rustpunt
in een lang stuk tekst”


Een offerte die leest als een trein

Nu u begrijpt hoe u de aanbesteding SMART indient, bent u er nog niet. Een opdrachtgever wil een leesbaar plan. Deze 3 schrijftips helpen daarbij:
  1. Schenk aandacht aan de opbouw van de offertetekst. De lezer zoeft door de tekst dankzij een logische volgorde, duidelijke alinea’s en triggerende tussenkoppen.

  2. Schrijf actief. Dat leest vlotter én voorkomt misverstanden of verkeerde interpretaties. Een foefje om actief te schrijven: stel steeds de vraag: wie doet wat wanneer?
    Niet: Er wordt binnenkort op een aanbesteding ingeschreven.
    Wel: Ik schrijf vandaag in op een aanbesteding.

  3. Vermijd abstracte woorden. Blijf ook op woordniveau bij de les. Laat u niet verleiden vage termen te gebruiken, wees vooral bij tijdsaanduidingen en hoeveelheden alert.
    Niet: regelmatig, veel, snel
    Wel: maandelijks, 80%, binnen 1 uur

Meer wintips? U leest ze bijvoorbeeld in dit blog met de 5 winstpakkers.

Kortom:
Zorg dat uw offerte niets te raden overlaat. Geef op alle vragen SMART antwoord en laat het aansluiten bij de doelstellingen van de opdracht. Onderbouw met ervaringen uit het verleden of gebruik aansprekende citaten. Want onderbouwen geeft vertrouwen. Tot slot zorgt u er uiteraard voor dat uw offerte leest als een trein.

Natasja Hoogenboom

Natasja   Hoogenboom
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
Alle artikelen van deze auteur
De auteur wil graag weten
hoe u dit artikel waardeert:









10
 
Waardering  
Gerelateerde Artikelen
Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Wilt u als eerste reageren?
 
Reageren

Let op
Uw naam en eventueel uw website worden getoond boven uw reactie.
Vul uw emailadres in als u op de hoogte gehouden wilt worden over reacties op dit artikel.

Uw naam
Uw emailadres  optioneel
Uw website optioneel
Persoonlijke Sales Ontwikkeling


Abonneer
Onze auteurs
Jan-Willem  Seip

Jan-Willem Seip

Jan-Willem Seip (1968) is oefenmeester in klantcontact. Zijn motto is “Verkopen is mensenwerk”.. meer..

Rene  Knecht

Rene Knecht

Sinds 1999 ben ik continu op zoek gegaan naar betere manieren om mijn eigen diensten te verkopen. .. meer..

Natasja   Hoogenboom

Natasja Hoogenboom

De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun .. meer..

Michel  Hoetmer

Michel Hoetmer

Michel Hoetmer helpt met zijn verkooptrainingen en publicaties bedrijven meer winstgevende omzet t.. meer..

Harro  Willemsen

Harro Willemsen

Harro Willemsen is commercieel trainer, publicist en partner van 3to1. "Mijn missie is simpel: Ik .. meer..

Richard van Houten

Richard van Houten

Richard van Houten was 15 jaar eigenaar/MD van Bron & Partners Sales- en Communicatieopleidingen.
Nu geeft hij met zijn bedrijf Blue Tree Consultancy BV advies op gebied van organisatiestrategie, .. meer..

Marianne van de Water

Marianne van de Water

Expert koude acquisitie | Trainen, schrijven en vertellen over succesvol bellen | Iedereen met een.. meer..

Toine  Simons

Toine Simons

Toine Simons is Consultative Selling specialist en oprichter van trainingsbureau Beerschot & Simon.. meer..

Jorg  Hartog

Jorg Hartog

Hoe bouw je een new business machine waarmee je iedere maand een constante flow van afspraken en n.. meer..

Jos  Burgers

Jos Burgers

Jos Burgers is veelgevraagd spreker en auteur van bestsellers zoals ‘Klanten zijn eigenlijk net .. meer..

André  Hagelen

André Hagelen

André Hagelen is ondernemer en heeft meerdere bedrijven opgericht in marketing en sales. Zijn spe.. meer..