Online samenwerken aan offertes: 3 praktische tips
Het inschrijven op aanbestedingen doe je samen met collega’s, maar die zijn lang niet altijd meer op kantoor te vinden. Met deze 3 tips overleg je efficiënt online. 
Overleggen met collega’s werkt tegenwoordig wat anders dan vroeger. Veel van ons werken waar mogelijk thuis, niet iedereen is meer makkelijk op haar of zijn kantoorplek te vinden. Kick-off-sessies, strategiesessies, tussentijdse offerte-overleggen en reviewsessies vinden daarom ook vaak online plaats. Miljoenenklanten worden binnengehaald aan de keukentafel. Misschien wel met de kinderen op de achtergrond en je partner naast je.
Voor wat betreft de interne online offerte-overleggen is het aan te raden die zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Deze 3 tips zorgen voor succesvolle meetings waarin het feit dat ze online worden gehouden extra toegevoegde waarde geeft.
Tip 1: Wijs een gespreksleider aan
De gespreksleider faciliteert en coördineert de online meeting. Zeker bij overleggen met meerdere deelnemers is het handig als dat tijdens de meeting de enige rol is voor deze persoon. Meestal is dit de bidmanager. Die moet goed voorbereid zijn en de mogelijkheden van de videotool kennen.
Start de meeting met een kort incheckmomentje, net zoals je dat live zou doen. Sommige deelnemers hebben de neiging om veel persoonlijke zaken met elkaar te delen. Zo heb ik al kinderen en huisdieren voor de webcam gezien, terwijl ik daar eigenlijk niet op zat te wachten. Besteed natuurlijk wel aandacht aan persoonlijke zaken, zoals iemands gezondheid, maar plan daarvoor liever een apart overleg. Bijvoorbeeld een weekstart of een virtuele vrijdagmiddagborrel.
Leg de spelregels uit van de online meeting. Hoe onderbreken jullie elkaar bijvoorbeeld tijdens het overleg? Steken we dan een wijsvinger op? Of een virtuele hand? Of laten we een berichtje achter in de chat? Hanteer een agenda. Formuleer vooraf het doel en het resultaat van de online meeting. De gespreksleider bewaakt de tijd, last pauzes in en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Hierdoor kunnen de deelnemers zich volledig focussen op de inhoud en hun bijdrage leveren.
Tip 2: Voorkom afleidingen
Laatst nam ik zelf deel aan een online meeting met zo’n 10 deelnemers. Bij binnenkomst had iedereen het geluid aan staan. Dat was natuurlijk een kakofonie van geklets, geblaf van honden en een laatste instructie aan de kinderen (‘je moet mama even een uurtje alleen laten’). Voorkom dit soort afleidingen voor en tijdens het gesprek door de juiste instellingen: video aan, geluid uit. Dus: video aan…
Voor een goed overleg is beeld belangrijk. Zo zien jullie ook elkaars non-verbale reacties en gezichtsuitdrukkingen. Mensen die in beeld zijn, nemen bovendien aandachtiger deel. Het liefst zie je dus elkaars gezicht.
Zorg dat de webcam ongeveer op ooghoogte is,
dan kijkt niemand in je neusgaten en heb je ook geen onderkin.
… en geluid uit!
Het geluid hoeft alleen aan te zijn als je aan het woord bent. Kan je de ander niet goed verstaan? Check dan eerst je eigen geluidsinstellingen voordat je gaat roepen dat je de ander niet goed hoort.
Tip 3: Benut de mogelijkheden optimaal
Met veel videoconferentietools kan je veel meer dan alleen videobellen en chatten. Vaak kan je je scherm delen, deelnemers in meerdere groepen verdelen (in breakoutrooms) en gezamenlijk schetsen op een whiteboard. Superhandig dus voor strategiesessies!
Wat dacht je bijvoorbeeld hiervan:
- De gunningcriteria en andere belangrijke aanbestedingsdocumenten in beeld brengen (via scherm delen), zodat iedereen het juiste stuk in beeld heeft.
- Iedere deelnemer vragen naar zijn mening in een poll of de chat, zodat niet alleen de roeptoeters aan het woord zijn.
- Iedereen laten stemmen door bijvoorbeeld duimpje omhoog of omlaag, een reactie in de chat of het opsteken van de virtuele hand, voor concrete afspraken en betrokkenheid vanuit de hele groep.
- Met elkaar (aan)tekeningen maken op het whiteboard of een extern board (zoals Jamboard, Miro of Mural).
- Een grote groep verdelen in kleinere groepjes om te brainstormen, waardoor je zorgt voor meer interactie en betrokkenheid.
Zelf aan de slag met een online offertesessie
Klinkt goed, toch? Maar … hoe? Oefening baart kunst! In bidteams is vaak de bidmanager de gespreksleider. Voor hem of haar is het belangrijk om de meeting goed voor te bereiden. Vaak duurt de voorbereiding zelfs langer dan het overleg zelf! Iedere deelnemer is tijdens het overleg in beeld en zorgt voor zo min mogelijk afleiding. Dus andere applicaties en de telefoon zijn uit. Gebruik de mogelijkheden van de videotool om handige werkvormen te bedenken voor interactie, betrokkenheid en consensus. Zo haal je ook vanuit huis die miljoenenklant binnen!
Natasja Hoogenboom
|
De missie van Natasja Hoogenboom is kristalhelder: bedrijven helpen succesvoller te worden in hun offertetrajecten. Met haar bedrijf SalesTAALent helpt zij dienstverlenende organisaties bij het binnenhalen en behouden van opdrachten via tenders en aanbestedingen. Daarnaast traint zij salesprofessionals en ondernemers in het schrijven van onweerstaanbare offertes, offline en online. SalesTAALent.nl
|
| 
