Hoe reageert u op offerteaanvragen?
Verkopers ontvangen regelmatig offerteaanvragen van onbekenden. Het groentje smult: een prachtige kans op makkelijke productie. De ervaren rot gruwt: weer veel werk zonder dat het iets oplevert. De waarheid ligt waarschijnlijk ergens in het midden. De vraag is natuurlijk hoe u het kaf van het koren scheidt. 
Een geschenk uit de hemel?
In deze tijden van supersnelle communicatie komen verzoeken voor het maken van offertes overal vandaan: via post, e-mail, fax en telefoon. Dergelijke verzoeken lijken een geschenk uit de hemel. Helaas is er een keerzijde: het kost vaak veel tijd om een offerte te maken en het is nog maar de vraag of u de order krijgt. Het gebeurt regelmatig dat iemand eigenlijk alles al heeft kortgesloten met zijn huidige leverancier, maar dan vanwege de in het bedrijf geldende regeltjes nog eventjes bij enkele andere bedrijven offertes (moet) aanvragen. En het komt regelmatig voor dat aanvragers onbevoegd zijn de aankoop te accorderen. Kortom: veel werk en weinig revenuen.
Hoe ontvangt u het verzoek?
De manier waarop het verzoek binnenkomt, is veelzeggend. Als het verzoek via de telefoon komt is het een positief teken. De responsdrempel via de telefoon is nu eenmaal hoger dan via de post of e-mail. De reden hiervoor is dat veel mensen zich er bewust van zijn dat de verkopers allerlei "lastige" vragen stellen. En daar hebben ze weinig zin in.
Lastige vragen stellen moet u zeker doen! Het is uw taak om prospects vragen te stellen en zodoende te ontdekken of er een serieuze kans is op een order. Stel bijvoorbeeld de vraag:
"Om u van de juiste informatie te voorzien, wil ik u graag enkele vragen stellen. Is dat goed?"
Indien het antwoord positief is, vraagt u wat de precieze aanleiding is. Daarmee komt u al heel wat te weten. Maar het is verstandig nog veel meer te vragen, bijvoorbeeld:
- Wat zijn de belangrijkste wensen en behoeften?
- In welke fase van het aankoopproces verkeert de prospect?
- Is het verzoek ook aan andere bedrijven gestuurd?
- Waarom heeft de prospect speciaal contact met u opgenomen?
- Aan welke eisen moet het product / dienst voldoen?
- Heeft de klant al eerdere ervaringen met deze dienst / product?
- Zo ja, wat zijn die dan?
- Is de persoon in kwestie beslissingsbevoegd?
- Indien nee: op welke termijn wordt de beslisser in het proces betrokken?
- Krijgt u de mogelijkheid deze beslisser(s) persoonlijk te spreken?
- Op welke termijn denkt de prospect de knoop door te hakken?
- Heeft de prospect al een budget vastgesteld.
- Zo ja, hoe groot is het budget?
- Et cetera.
Tip
Neem voordat u een offerte maakt contact op met de prospect. Vraag hem om de aanleiding voor zijn verzoek!
Schriftelijke aanvragen
Komt het verzoek via de post, fax of e-mail dan is de zaak minder rooskleurig. Het zegt iets over de prioriteit die de potentiële klant toekent aan zijn eigen verzoek. Even snel een mailtje schrijven en we zien wel wat er van komt. Hierbij is het veelal de vraag of u de kans krijgt een normaal verkoopgesprek te voeren.
En er zit nog een ander vervelend kantje aan klanten die hun vraag bij diverse (potentiële) leveranciers droppen: ze hebben vaak hun huiswerk niet goed gedaan. Dergelijke verzoeken kenmerken zich door allerlei vaagheden en het ontbreken van belangrijke gegevens. In deze gevallen is een telefoontje naar de aanvrager een minimale vereiste. Beter nog sta: op een afspraak met de prospect. Want de vraagstelling moet helder zijn alvorens u een deugdelijk voorstel kunt maken.
Rode en groene vlaggen
In de onderstaande lijstjes vindt u "rode en groene vlaggen". Zijn er teveel rode vlaggen, dan is het verstandig het verzoek te laten voor wat het is.
Rode vlaggen - U was van te voren niet op de hoogte van het verzoek.
- De prospect wil uitsluitend de prijs weten.
- Het is onbekend met wie u concurreert.
- U krijgt geen kans de aankoopcriteria te beïnvloeden.
- U heeft nooit eerder zaken gedaan met deze prospect.
- De cliënt zit in een bedrijfstak waar u nog niet eerder in heeft gewerkt.
- De klant weigert u over de telefoon te spreken.
- De klant wil u niet persoonlijk ontmoeten.
- Het kost veel werk om de offerte te maken.
Groene vlaggen - U was van te voren op de hoogte van het verzoek.
- U weet wie de concurrenten zijn en kunt uzelf positief ten opzichte van de concurrent onderscheiden.
- U was betrokken bij het opstellen van de aankoopcriteria.
- U heeft eerder zaken gedaan met de prospect.
- De prospect werkt in een bedrijfstak waarmee u veel zaken doet en uw marketinginspanningen op richt.
- Het maken van de offerte past binnen uw normale werkzaamheden en kost geen bijzondere moeite.
Michel Hoetmer
Salesquest.nl
| 
